Outlook Integration

Mit der Outlook Integration für Placetel mit Webex können Sie folgende Features unter macOS und Windows nutzen:

• Wählen von Outlook Kontakten über den Webex Client mit Rückwärtsauflösung bei eingehenden Anrufen
• Ansetzen von Meetings aus dem Client heraus
• Hinzufügen von Meetinginformationen (Einwahldaten, Links etc) zu Terminen direkt aus Outlook
• Click2Dial Funktionalitäten aus Outlook (nur Mac, Windows eingeschränkt)

Diese Funktionen stehen Ihnen nur lokal zur Verfügung. Bei Nutzung der Webvariante von Outlook ist diese Form der Integration nicht möglich!

Sie können in Outlook ein Exchange Konto, Office365 Konto oder aber auch ein Freemailer oder lokales IMAP Konto hinterlegt haben. Die Integration kommuniziert lokal mit Ihrer Outlook Installation und nicht mit Ihrem jeweiligen Mail- und Clouddiensteanbieter.

Outlook Kontakte aus Webex anrufen

Um Ihre Outlook Kontakte im Client anzuzeigen, benötigen Sie keine weiteren Tools.
Sie können direkt, nachdem Sie den Webex Client installiert haben, in das Suchfeld des Clients einen Namen eingeben.
Ihnen werden, neben den Webex Nutzern, Kontakte Ihrer lokalen Outlook Installation angezeigt.

Mit einem Klick auf den Kontakt können Sie eine gespeicherte Rufnummer wählen.
Wenn Sie mehrere Rufnummern hinterlegt haben, können Sie auswählen, welche Nummer Sie verwenden möchten.

Eingehende Anrufe werden rückwärts aufgelöst, d.h. wenn Sie ein Outlook Kontakt anruft, wird der Name des Kontakts angezeigt. Dafür muss der Kontakt in Outlook zwingend im Format +49221123456 angelegt sein! Auch in Ihrer Anrufliste wird der Name des Kontakts angezeigt.

Meeting im Client ansetzen und mit Outlook versenden

Wenn Sie Webex und Outlook (lokal) installiert haben, können Sie mit einem Klick im Webex Client auf Kalendersymbol → Meeting ansetzen eine neue E-Mail in Outlook generieren, in der die notwendigen Informationen zur Teilnahme an dem Meeting vorhanden sind.

Dieser Termin wird zeitgleich auch in Ihrem Outlook Kalender angelegt.
Der Termin erscheint derzeit weder in Ihrem Client noch in der Placetel oder Webex Weboberfläche!

Wählen aus Outlook

Sie können direkt aus Outlook eine Rufnummer in Ihrem Webex Client wählen.

Mac

1. Öffnen Sie die App FaceTime aus Ihrem Ordner Programme Ihres Macs.
2. Wechseln Sie zu  → Einstellungen
3. Ändern Sie die Standard-App für Telefonanrufe auf Webex.

   

4. Anschließend können Sie beim Mac einfach auf das Hörersymbol neben einem Kontakt klicken.

   

Windows

Der Webex Client wird über einen sogenannten tel: Link angesprochen. Sie müssen in Windows einstellen, welches Programm bei einem tel: Link geöffnet wird.

1. Wechseln Sie in die Windows Systemeinstellungen → Apps → Standard Apps
2. Scrollen Sie bis ans Ende der angezeigten Liste und wählen Sie Standard Apps nach Protokoll
3. Scrollen Sie bis zu TEL.
4. Wählen Sie in der Liste der Apps Webex aus.

   

Wenn Sie nun in Outlook auf eine Rufnummer in einer E-Mail klicken, hinter der sich ein tel: Link steht, wird Webex geöffnet.
Achtung: Dieser Link muss bereits durch den Verfasser der E-Mail hinterlegt sein! Es ist nicht grundsätzlich jede Rufnummer einer E-Mail klickbar.

In bestimmten Outlookversionen unter Windows können Sie, wie bei der Mac-Version, auch direkt aus dem Kontaktbuch wählen, da die Nummern hier ebenfalls mit tel: verlinkt sind. Dies trifft jedoch nicht auf alle Varianten zu.
Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein oder Sie andere Probleme mit der tel: Verlinkung haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Microsoft Support!
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie in Outlook unter Einstellungen → AddIns → Manage ComAdd-Ins → Go… → Microsoft Teams Meeting Add-In for Microsoft Office **deaktiviert*** haben!

Outlook Add-In verwenden

Sie können die Webex Produktivitätstools verwenden um Meetings direkt aus Outlook einzurichten ohne den Weg über den Webex Client zu gehen.

1. Laden Sie die Software für PC oder Mac herunter.
2. Beenden Sie Outlook.
3. Installieren Sie die Software mit einem Doppelklick und durchlaufen Sie den Installationsprozess.
4. Sobald Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre Webex Userdaten aus dem Kundenkonto ein. Sie müssen evtl. die E-Mail Adresse ein zweites mal eingeben. Lassen Sie sich davon nicht irritieren.

   

5. Sie haben nun eine Schaltfläche in Outlook, aus der Sie Meetings ansetzen können. In diesem Fall öffnen sich Termineinladungen mit vorausgefüllten Webex Einwahldaten.
   Diese Termine werden nur lokal in Ihrem Outlook angezeigt. Sie sehen die Termine derzeit weder in Ihrem Webex Client noch im Placetel- oder Webex Webportal.