Seit 2020 vertraut die Steuerberatungskanzlei Fix aus Baden-Württemberg auf Placetel und die DATEV-Integration. Im Interview erzählt uns der Fachinformatiker David Kunz, wie die DATEV-Integration den Arbeitsalltag in der Kanzlei erleichtert.
Kanzlei Fix setzt auf Placetel und die DATEV-Integration
„Die Placetel-Funktionen bieten uns vor allem aktuell coronabedingt einen enormen Mehrwert.“
Über das Unternehmen: Als Steuerberatungskanzlei mit einer über 50-jährigen Tradition setzt die Kanzlei Fix auf langfristige Geschäftsbeziehungen. Einige Dauermandatsverhältnisse erstrecken sich zum Teil schon über mehrere Generationen. Damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, entlastet und stärkt die Kanzlei Fix ihre Mandanten mit einem Team aus knapp 30 erfahrenen Steuerberatern mit Rechtsanwälten, Notaren und betriebswirtschaftlichen Beratern. Im Februar 2021 wurde die Kanzlei zudem zum zweiten Mal in Folge von der DATEV mit dem Label “Digitale Kanzlei 2021” ausgezeichnet.
Was waren für Sie Kriterien, weshalb Sie sich für Placetel entschieden haben?
David Kunz: „Wir waren mit der Performance unseres vorherigen Dienstleisters nicht zufrieden. Um autarker und autonomer unterwegs zu sein, haben wir uns deshalb nach Alternativen umgeschaut. Über einen anderen Dienstleister wurde uns der Wechsel zu Placetel empfohlen.“
Wie lief die Einrichtung der DATEV Integration?
David Kunz: „Schon bevor wir mit der DATEV-Integration gearbeitet haben, haben wir die Placetel Telefonanlage sowie Cisco Endgeräte genutzt. Dabei hat alles problemlos funktioniert. Zuerst haben wir die zweiwöchige Testversion der Integration gebucht, um erste Erfahrungen mit den Funktionen zu machen und diese auf Herz und Nieren zu prüfen. Die Einrichtung an sich verlief dann problemlos. Zwischenzeitliche, kleine Einrichtungs-Issues wurden direkt behoben und seitdem klappt es mit der Version 4.7.1 sehr stabil. Der Client funktioniert sehr einfach und sobald er installiert ist, läuft alles in DATEV ab.“
Wie viele Mitarbeiter nutzen aktuell Placetel und die DATEV Integration?
David Kunz: „Gestartet sind wir mit 4 Mitarbeitern, aktuell nutzen 24 Mitarbeiter den Client und die Integration. In unserem Zielszenario für die Zukunft wollen wir jeden unserer 29 Mitarbeiter mit einem Tischtelefon sowie einem Client ausstatten.“
Können Sie uns über Ihren Arbeitsalltag mit Placetel und DATEV berichten?
David Kunz: „Die Telefoniefunktionen von Placetel sind sehr gut, reichten uns aber noch nicht. Die weiteren Vorteile wollten wir also mit der DATEV Integration nutzen: Zum Beispiel wählen wir aus dem Browser heraus oder können Rufnummern aus Outlook oder dem Browser mithilfe einer Tastenkombination direkt anrufen. Die Tastenkombinationen können wir individuell auf unsere Anforderungen und Bedürfnisse einstellen. Dadurch können wir die Vorteile der Integration auch außerhalb der DATEV Anwendung nutzen.
Darüber hinaus unterstützt uns die DATEV Integration in der Korrespondenz mit Dienstleistern und generell bei Gesprächen, die besser telefonisch geführt werden. Auch bei der Betreuung von Mandanten haben wir eine Zeitersparnis. So können wir auch remote schnell und effektiv die Anliegen unserer Mandanten bearbeiten.“
Hat sich seit dem Einsatz von Placetel mit DATEV etwas für Sie verändert?
David Kunz: „Wir haben zwar vorher auch schon mit einer anderen CTI Client Lösung gearbeitet, mit dem Anrufjournal wird nun aber für eingehende und ausgehende Anrufe ein Protokoll erstellt mit einer Auflistung inklusive des Datums und der Uhrzeit. Unsere Mitarbeiter können individuell einstellen, ob ihre Kurzwahl bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird oder nicht. Auch die minutengenaue Aufzeichnung der Gesprächsdauer hilft uns bei der Abrechnung mit Mandanten. So können wir auf die Minute genau nachvollziehen, wie lange die Anrufe gedauert haben.“
Welche Funktionen oder andere buchbare Optionen erachten Sie als besonders nützlich?
David Kunz: „Die Placetel-Funktionen bieten uns vor allem aktuell coronabedingt einen enormen Mehrwert. Wir nutzen das Softphone und auch die Placetel-App, um so auch kurzfristig und flexibel im Homeoffice arbeiten zu können. Es kann überall dort verwendet werden, wo wir uns gerade befinden. Wichtig für uns sind auch die Auswertungen der Anrufe, um zu schauen, welches Volumen an Anrufen über welche Durchwahl generiert wird. Dafür wollen in Zukunft auch das Call Center Reporting von Placetel nutzen.“
