Virtuelle Kommunikation

1. Definition: Virtuelle Kommunikation

1. Was ist virtuelle Kommunikation und warum wird sie eingesetzt?

Die Virtuelle Kommunikation ist eine Kommunikationsform, die nicht analog also persönlich von Mensch zu Mensch stattfindet, sondern sich eines digitalen, elektronischen Mediums bedient wie z.B. E-Mail, Chat oder Audio- und Videokonferenzen. Der Begriff “Virtuelle Kommunikation” wird im heutigen Sprachgebrauch oftmals synonym zu “Digitaler Kommunikation” verwendet.

Ziel und Kernzweck:
Teammitglieder sind aufgrund verschiedener Unternehmens- und Produktionsstandorte oder der Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten, oft räumlich voneinander getrennt. Vor allem seit Beginn der Corona-Pandemie konnte eine Entwicklung hin zu virtuellen Teams festgestellt werden. Virtuelle Kommunikation hat das Ziel, Teammitglieder über örtliche Distanzen zusammenzubringen und so das gemeinsame Arbeiten an unterschiedlichen Standorten zu ermöglichen.

2. Vorteile virtueller Kommunikation

2. Vorteile virtueller Kommunikation

Die verschiedensten virtuellen Kommunikationsformen machen es uns sehr einfach, mit Menschen in Kontakt zu bleiben, die nicht am selben Standort arbeiten oder in unserer Nähe wohnen. Doch ihr Einsatz bringt noch sehr viel mehr Vorteile mit sich:

• Ersparnis teurer Reisekosten

  Durch die virtuelle Zusammenarbeit lassen sich Reisekosten und –wege für Mitarbeiter einsparen. So fallen unproduktive Reisezeiten weg und es bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

• Schonung der Umwelt

  Die Reduzierung von Geschäftsreisen hat eine Verbesserung der CO2 Bilanz zur Folge und wirkt dem Klimawandel entscheidend entgegen.

• Optimale Nutzung von Wissensressourcen

  Dank virtueller Kommunikation können Experten von verschiedenen Unternehmensstandorten miteinander diskutieren und die bestmöglichen Lösungsansätze erarbeiten. Dadurch entsteht ein riesiger Pool an Wissen, von dem das Unternehmen profitieren kann.

• Ortsunabhängigkeit

  Arbeiten ist an jedem Ort möglich. Dadurch sind Mitarbeiter flexibler und erfreuen sich einer besseren Work-Life-Balance.

• Höhere Flexibilität

  Die Zusammenarbeit über verschiedene Länder oder sogar Kontinente gehört für viele internationale Unternehmen zum Alltag. Da hilft es ungemein, wenn virtuelle Teams sekundenschnell zusammengestellt und ebenso schnell wieder aufgelöst werden können.

• Weniger Bürofläche

  Je mehr Mitarbeiter die Möglichkeit haben, von Zuhause aus zu arbeiten, desto weniger Bürofläche wird benötigt, wodurch sich weitere Kosten einsparen lassen.

  

3. Nachteile virtueller Kommunikation

3. Nachteile virtueller Kommunikation

Alles hat immer zwei Seiten. Und so sollte man sich auch über die Hürden bewusst sein, die die virtuelle Kommunikation mit sich bringen kann:

• Längere Entscheidungswege

  Die Länge des Informationsweges hängt entscheidend von der gewählten virtuellen Kommunikationsform ab. Während Videokonferenzen eine gute Möglichkeit bieten, um gemeinsam über Themen zu diskutieren und schnell Entscheidungen zu fällen, kann sich die Kommunikation per E-Mail auch über Tage ziehen, ohne zu einem gescheiten Ergebnis zu kommen. In den meisten Fällen wird die Kommunikation bei räumlich getrennten Teams allerdings mehr Zeit in Anspruch nehmen, als wenn Teams am selben Standort zusammenarbeiten.

• Keine oder zumindest eingeschränkte Körpersprache

  Nonverbale Informationen gehen beim Einsatz virtueller Kommunikation über digitale Medien wie E-Mail, Chat oder Telefon vollends verloren. Auch per Videokonferenz werden Gestik und Mimik je nach eingesetzter Technik nur begrenzt wahrgenommen. Das birgt eine enorme Gefahr für Missverständnisse - vor allem wenn virtuelle Teams aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten und einige Kollegen die Sprache nicht gut beherrschen.

• Schwerer zu lösende Konflikte

  Die eingeschränkte Gestik und Mimik haben zur Folge, dass Konflikte schwerer erkannt werden. Sind sie erstmal da, ist es aufgrund der größeren Distanz auch schwieriger sie zu lösen.

Kommunikation ist ein wunderbares Mittel, Konflikte zu lösen. Oder zu eskalieren. (Thom Renzie)

• Unterschiedlicher räumlicher und zeitlicher Kontext

  Vor allem per E-Mail oder Chat versendete Nachrichten bieten häufig viel Raum für Interpretationsmöglichkeiten. Einen Einfluss darauf, wie jemand eine Nachricht interpretiert, kann auch der Kontext, die Uhrzeit oder die Stimmung des Empfängers haben.

• Technik-und Know-How-Barrieren

  Sind Mitarbeiter mit den eingesetzten Kommunikationsmedien nicht vertraut, kann das Meeting auch mal schnell zum Reinfall werden, z.B. wenn das Mikro oder die Lautsprecher von Teilnehmern nicht funktionieren oder Mitarbeiter es nicht schaffen, ihren Bildschirm zu teilen.

• Geringerer Team Spirit

  Ein wenig Flurfunk hier, ein kurzes Pläuschen bei der Mittagspause – am selben Standort zu arbeiten und sich auch persönlich zu treffen, ist eben doch etwas anderes, als Teil eines virtuellen Teams zu sein. Der zwischenmenschliche Austausch kommt hier einfach oft zu kurz und dadurch entwickelt sich nur selten ein “Wir-Gefühl”.

  

  Vor-und Nachteile in der Übersicht

4. Virtuelle Kommunikation: So klappt die Zusammenarbeit

4. Virtuelle Kommunikation: So klappt die Zusammenarbeit

Virtuelle Kommunikation birgt ein hohes Konfliktpotenzial. Doch mit den richtigen Tipps & Tricks lassen sich die Stolperfallen ganz einfach aus dem Weg räumen.

1. Nehmen Sie Rücksicht

Haben Sie immer im Hinterkopt, mit wem Sie sprechen. Könnte es sprachliche Barrieren geben, nehmen Sie Rücksicht und versuchen Sie sich so einfach wie möglich auszudrücken.

2. Beachten Sie was Sie sagen

Denken Sie immer daran, dass die Körpersprache bei manchen virtuellen Medien wie E-Mail oder Chat komplett wegfällt. Achten Sie deshalb umso mehr auf Ihre Wortwahl und Zeichensetzung und geben Sie Ihrem Gegenüber so wenig Raum wie möglich für Interpretationsmöglichkeiten. Sind Sie gerade gereizt und angriffslustig, verfassen Sie Ihre Nachricht lieber zu einem späteren Zeitpunkt, bevor Sie es hinterher bereuen.

3. Das WO und WANN ist entscheidend

Greifen Sie bei dringenden Angelegenheiten lieber direkt zum Telefon oder starten Sie einen kurzen Videochat. Bei virtueller Kommunikation per E-Mail gehen Sie das Risiko ein, dass Ihr Kollege die Nachricht nicht rechtzeitig liest. Achten Sie immer auf die Zeitplanung und informieren Sie nicht zu kurzfristig über anfallende Deadlines. Bei Kollegen aus anderen Ländern sollten Sie auch mögliche Zeitverschiebungen immer im Blick haben und ein Meeting nicht mitten in der Nacht ansetzen.

4. Nehmen Sie sich Zeit

Örtliche Distanzen und ggf. verschiedene Zeitzonen erschweren die Kommunikation in virtuellen Teams. Festgelegte Meetings z.B. einmal pro Woche oder Monat können hier Abhilfe schaffen und haben den Vorteil, dass sich die Teammitglieder immer auf das entsprechende virtuelle Meeting vorbereiten müssen.

5. Je mehr, desto besser

Generell sollte lieber zu viel als zu wenig kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. So können zum Beispiel neben Sachinformationen auch Emotionen transportiert werden und aufkommende Unklarheiten sollten unmittelbar thematisiert werden. Zudem kann es den anderen Teammitgliedern helfen, wenn sie weitere Kontextinformationen erhalten. So können sie besser auf die Situation des anderen reagieren.

6. Webcam einschalten

Wie heißt es so schön: Bilder sagen mehr als tausend Worte. Gestik und Mimik helfen enorm, um den Standpunkt des anderen zu verstehen. Aus diesem Grund sollte wenn möglich die Kamera bei Meetings eingeschaltet werden.

5. Anleitung: Virtuelle Teams richtig leiten

5. Anleitung: Virtuelle Teams richtig leiten

Die Leitung von räumlich verteilten Teams ist deutlich komplexer und anspruchsvoller und stellt für Teamleiter eine besondere Herausforderung dar. Die folgenden 6 Tipps helfen Ihnen dabei, die virtuelle Teams Kommunikation zu verbessern und das volle Potenzial aller Teammitglieder auszuschöpfen:

1. Nutzen Sie virtuelle Medien sinnvoll + richtig

Die Einführung von Collaboration-Tools alleine reicht noch nicht um eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten. Zum einen muss sichergestellt werden, dass die richtigen Medien für den richtigen Zweck eingesetzt werden. So ist die E-Mail zwar immer noch die meistgenutzte virtuelle Kommunikationsform, doch gerade bei Konflikten oder in schwierigen Situationen nicht unbedingt eine sinnvolle Wahl. Zum anderen muss auch dafür gesorgt werden, dass die Mitarbeiter mit der Technik zurechtkommen. Spezielle Schulungen können hier eine gute Lösung sein.

2. Sorgen Sie für klare Regeln

Über welche Medien wird wann kommuniziert? Wer ist für welche Themen verantwortlich? In welchen Zeiträumen sollen Teammitglieder in jedem Fall erreichbar sein? Das sind alles Fragen, die am besten von vornherein im Team besprochen werden, um Unklarheiten vorzubeugen.

3. Legen Sie Prioritäten fest

Prioritäten sollten jederzeit transparent und klar kommuniziert werden, damit Mitarbeiter die Ziele nicht aus den Augen verlieren und Deadlines immer eingehalten werden können.

4. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Mitarbeitern aus virtuellen Teams kommt eine hohe Eigenverantwortung zu. Zeitgleich müssen Teamleiter einen hohen Kontrollverlust in Kauf nehmen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen vertrauen: Positives Feedback stärkt die Arbeitsmoral!

Im virtuellen Raum verlassen Führungskräfte bekanntes Terrain. Bewährte Muster wie physische Präsenz oder Statussymbole wirken hier nicht mehr. (Lorenz Forchhammer, ComTeam Studienleiter)

5. Schaffen Sie Raum für informelle Kommunikation

Arbeiten, arbeiten, arbeiten… Es kann im Leben nicht nur ums Arbeiten gehen. Auch der zwischenmenschliche Kontakt spielt für eine gute Zusammenarbeit eine wichtige Rolle und sollte auch in virtuellen Teams nicht zu kurz kommen. Planen Sie bei Meetings deshalb auch öfter mal ein paar Minuten Smalltalk mit ein oder richten Sie gemeinsame Veranstaltungen ein. Das wird das “Wir-Gefühl” stärken.

6. Protokollieren Sie Meetings

Um eine gemeinsame Informationsbasis zu schaffen, ist es sinnvoll, die wichtigsten Erkenntnisse & Ergebnisse eines Meetings zu verschriftlichen und für alle Team-Mitglieder zugänglich zu machen. So entstehen keine Missverständnisse und sollte doch mal etwas falsch verstanden worden sein, kann sofort nachgefragt werden.

6. Fazit

6. Fazit

Virtuelle Kommunikationskanäle verbinden Mitarbeiter über verschiedene Standorte und stellen eine gute Möglichkeit dar, um auch über große Distanzen hinweg gut miteinander zusammenzuarbeiten.

Trotz der vielen Vorteile, die die virtuelle Kommunikation bietet, sollte aber nicht vergessen werden, dass nichts die persönliche Face-to-Face Kommunikation ersetzt. Aus diesem Grund sollten Worte und Zeichensetzungen jederzeit mit Bedacht gewählt werden und Teamleiter sollten klare Regeln aufstellen, eine Vertrauensbasis schaffen und dafür sorgen, dass auch die zwischenmenschliche Kommunikation nicht zu kurz kommt.