CRM Connect - Netsuite

INTEGRATION in NetSuite

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect NetSuite Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

NetSuite und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

• Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
• NetSuite Account Nummer*, Email und Passwort (falls passwortgeschützt)
• Anweisungen, wo Sie diese Information finden, werden unten bei Bedarf gegeben.

Konfiguration
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. Klicken Sie in dem „Integration“ Bereich auf „Hinzufügen“, wählen „NetSuite“ aus der „Typ“ Dropdownbox und klicken auf „Festlegen“.

Geben Sie in der Konfiguration Gruppe Ihre NetSuite Anmeldedaten ein.

In dem „Account“ Feld müssen Sie Ihre NetSuite Account Nummer eingeben.

NetSuite 2015 Nutzer: Ihre NetSuite Account Nummer finden Sie, indem Sie sich in Ihren Account einloggen und auf „Einstellungen » Integration » Web Service Präferenzen“ klicken.

Ihre NetSuite Account Nummer wird Ihnen in der oberen rechten Ecke des „Web Service Präferenzen“ Fensters gezeigt.

Nutzer von anderen NetSuite Versionen: Sie finden Ihre NetSuite Account Nummer, wenn Sie in Ihren Account einloggen und auf „Support » Customer Service » Kontakt Support über Telefon“.

Ihre NetSuite Account Nummer wird im „Kontaktieren Sie uns über Telefon“ Fenster, welches aufgeht, angezeigt.

In CRM Connect zurück müssen Sie Ihre Email und Passwort in die vorgesehenen Felder eingeben.

In der „Instanzen“ Sektion müssen Sie die NetSuite Account Kontakt Typen auswählen, die Sie nutzen wollen, indem Sie die entsprechenden Felder ankreuzen.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu übernehmen.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer NetSuite Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalität

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer anzeigen. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer NetSuite Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie können seinen NetSuite Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘NetSuite’-Taste einblenden.

Sie können auch die NetSuite Kontaktdatensätze von erkannten Anrufern durch Anklicken der im Telefonfenster befindlichen ‘NetSuite’-Taste einblenden.

Anrufe können an eine andere Nebenstelle weitergeleitet werden, bevor Sie angenommen sind, indem man den „Umleiten“ Knopf klickt, die Rufnummer der Nebenstelle in das „Nummer“ Feld eingibt und dann wieder „Umleiten“ oder „Enter“ klickt.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um mit einem Kollegen während eines aktiven Anrufs zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button, geben die Rufnummer Ihres Kollegen in das „Nummer“ Feld ein und klicken dann wieder auf „Hinzuziehen“ oder auch „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespräch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zurückzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine Nebenstelle zu übermitteln, klicken Sie auf „Transfer“, geben Sie die Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein und klicken dann wieder auf „Transfer“ oder „Enter“.

TELEFONIE mit NetSuite

Wählkonfiguration

Um aus NetSuite heraus einen Anruf zu tätigen, muss der Wählvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „Wählen“.

Vergewissern Sie sich, dass „Webseiten wählen“ aktiviert ist. Damit konvertieren Sie eine gültige Rufnummer in einen wählbaren Hyperlink, den Sie nutzen können, um den Anruf zu tätigen.

Sie können die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale Länge“ und „Maximale Länge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Wenn Sie direkt anrufen wollen, während Sie neue Informationen in NetSuite eingeben, müssen wir einige weitere Einstellungen machen. Klicken Sie auf den „Hinzufügen“ Button, um den Wähl Assistenten zu starten.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum Wählen benutzen wollen. Wählen Sie „Die Anwendung läuft in einem Webbrowser“ und klicken auf „Weiter“.

Wir haben bereits gelernt, wie man Rufnummern in wählbare Hyperlinks konvertiert und klicken Sie auf „Weiter“.

Öffnen Sie Ihren NetSuite Account im Internet Explorer und finden Sie die Textfelder, aus denen Sie anrufen wollen. Es muss eine Nummer beinhalten, wenn Sie keine haben, können Sie vorübergehend eine einfügen. Kopieren oder notieren Sie sich diese Nummer und lassen Sie die Webseite geöffnet.

Im Assistenten müssen Sie jetzt die Nummer in das Feld „zu suchende Nummer“ eingeben und auf „Ermitteln“ klicken.

Der Assistent erkennt, dass Sie Wählen mit NetSuite einstellen und fragt, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen wollen. Für die meisten Nutzer sind diese Einstellungen in Ordnung, also klicken Sie auf „Ja“.

Wenn Sie aus einem Textfeld anrufen wollen, was nicht in den vorgegebenen Einstellungen einbezogen ist, müssen Sie dieses manuell hinzufügen. Folgen Sie hierbei einfach den Schritten wie oben schon und starten mit „Hinzufügen“. Arbeiten Sie sich durch wie vorher, wenn der Assistent Sie fragt, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen wollen, klicken Sie einfach auf „NEIN“.

Der Assistent wird die Webseite nach der Rufnummer durchsuchen, die Sie eingegeben haben und wenn er sie gefunden hat, wird er die Details anzeigen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schließen“.

Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzufügen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie können die Software benutzen.

Nun erscheint ein anklickbares Symbol am Ende jedes Textfelds, das Sie konfiguriert haben, und Sie müssen nur darauf klicken, um die Nummer im Textfeld zu wählen. Aktualisieren Sie die Seite in NetSuite, um sie zu aktivieren.