Meeting ansetzen

Per Placetel mit Webex können Sie über Ihr Kundenportal bzw. über die Webex Online Umgebung zukünftige Meetings ansetzen und gewünschte Meetingteilnehmer einladen. Weitere Funktionen und wie genau Sie nun ein Meeting ansetzen können, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Meetings planen (einfach)

Meetings ansetzen

1. Innerhalb Ihres Placetelkundenkontos klicken Sie über Meetings auf den Punkt Meetings.

   

2. Es öffnet sich Formular indem Sie bitte alle Informationen zu dem Meeting eingeben.

   

Mit Klick auf Meeting erstellen, erhalten alle angegebenen Teilnehmer eine Einladung.
Zusätzlich wird unterhalb der des Formulars nun der Bereich ausstehende Meetings angezeigt. Dort finden Sie, nach Datum sortiert, Ihre in der Zukunft liegendes Meetings.

Meetingfunktion freischalten

Damit Sie die Meetingfunktion nutzen können, muss diese einmalig freigeschaltet werden.
Spätestens wenn Sie ihr erstes Meeting angelegt haben, erhalten Sie die Mitteilung, dass noch eine Authentifizierung erforderlich ist.

Klicken Sie auf Authentifizierung erforderlich, um Ihr Konto bei Webex zu verifizieren und die Meetingfunktion nutzen zu können.

Es öffnet sich folgendes Bild:
Klicke Sie unten auf Jetzt Meetings freischalten.

Schritt 1: Login bei Cisco Webex.
Klicken Sie auf den blauen Jetzt Meetingsfreischalten Button und halten Sie Ihre Webex Anmeldeinformationen bereit. Im oberen Teil „Anmeldeinformationen Ihres Mitarbeiters“ haben wir beschrieben, wo Sie die Anmeldedaten finden können.

Geben Sie in das Formular Ihre Anmeldedaten ein.

Schritt 2: Akzeptieren der API Nutzung.
Sie werden zu dem folgenden Screenshot weitergeleitet:

Lesen Sie sich die API Nutzungsbestimmungen durch und akzeptieren Sie diese per Klick auf Accept.

Schritt 3: Starten des Meetings
Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen in Schritt 2 erfolgreich akzeptiert haben werden Sie zurück zu Ihrem Placetel Kundenkonto zurückgeleitet.
Fertig. Ab sofort können Sie dort Ihre Meetingfunktion nutzen und sobald die Meetings anstehen, diese auch von Ihrem Kundenkonto aus starten.

Meetings planen (erweitert)

Wenn Sie Meetings mit mehr Optionen und Einstellungen planen wollen, müssen Sie derzeit das Webex Portal verwenden.

Anmeldeinformationen

Im Laufe des „Meeting anlegen“- Prozesses werden Sie gebeten die Anmeldedaten für Webex einzugeben.
Hier zeigen wir Ihnen vorab, wo diese zu finden sind.

1. Navigieren Sie im Placetelkundenkonto über Webex zu dem Menüpunkt Mitarbeiter.

2. Sie erhalten eine Übersicht über alle Mitarbeiter, die sich in Ihrem Konto befinden.
   Klicken Sie auf den Mitarbeiter, dessen Anmeldedaten Sie ermitteln möchten.

3. Sie erhalten eine Übersicht alle Daten Ihres Mitarbeiter.
   Bei Webex Teams sehen Sie dann den Anmeldenamen (hier immer eine E-Mail Adresse) und das Passwort. Das sind die Parameter, die Sie dann immer angeben, wenn Sie danach gefragt werden.

Anlegen via Webex Portal

1. Innerhalb Ihres Placetelkundenkontos klicken Sie über Meetings auf den Punkt Portale.

Dort finden Sie den Menüpunkt Webex Portal. Klicken Sie auf den blauen Webex Portal Button.

2. Sie werden dann zur Online-Plattform von Cisco Webex weitergeleitet. Sollten Sie noch nicht angemeldet sein, so melden Sie sich bitte per Klick auf den Anmelden-Button an.

Sind Sie bereits angemeldet, scrollen Sie bitte runter zu Punkt 3.
Um sich anzumelden, müssen Sie Ihre bzw. die Anmeldedaten Ihres Mitarbeiters in die Anmeldemaske eingeben. Gegebenenfalls müssen Sie diese mehrmals eingeben.

3. Sie werden dann direkt zur Webex Web-Oberfläche weiter geleitet.
   Hier finden Sie die Optionen Meeting starten und Termin ansetzen. Zudem wird Ihnen eine Übersicht über alle noch ausstehenden Meetings angezeigt.

4. Um ein Meeting nun anzusetzen, klicken Sie auf den grauen Meeting ansetzen Button.
   Dann erreichen Sie das Eingabefenster indem Sie alle Meetinginformationen eintragen können.
   Hier können Sie auch Ihre zukünftigen Meetingteilnehmer direkt einladen.

Erläuterungen zu den Einstellungsmöglichkeiten haben wir weiter unten für Sie zusammengefasst.

Wenn alles eingetragen wurde, können Sie per Klick auf Termin ansetzen, den Termin speichern. Alle eingeladenen Personen erhalten eine Benachrichtigung über den Termin.

→ Um direkt ein Meeting zu starten, klicken Sie auf den grünen Meeting starten - Button.

Einstellungsmöglichkeiten

① Meeting-Typ
Es gibt 3 Meetingtypen, die Sie über das Dropdown-Menü auswählen können. Sie unterscheiden sich wie folgt:

• Webex Meeting Broadworks Standard: Standard Meetings können einmalig oder als Serientermin angelegt werden. Hierfür können Meetinggäste eingeladen werden. Jedes Meeting verfügt über eine individuelle URL.
• Webex Meeting Broadworks Standard plus end to end encryption: Hierbei handelt es sich um Meetings in persönlichen Räumen. Sie eignen sich am besten für spontane Meetings und Back-to-Back-Meetings, bei denen der Gastgeber des Meetings in einem Meeting-Raum für mehrere Meetings bleiben und die Teilnehmer zu unterschiedlichen Zeiten beitreten möchten.
• Webex Personal Conference: Bei einem persönliche Konferenz-Meeting handelt es sich um ein nur-Audio-Meeting, das mit einem Konferenzgespräch vergleichbar ist.

② Thema und Passwort des Meetings
Mit Thema des Meetings ist auch der Name des Meetings gemeint. Das Thema was Sie hier eintragen, wird bei Einladungen, im Kalender, bei Remindern und später im Meeting selbst angezeigt.

Das Passwort ist ein Sicherheitsfeature. Wenn ein Passwort für ein Meeting aktiviert ist, dann kann dem Meeting nur mit dem korrekten Passwort beigetreten werden.
Ihre Meetinggäste erhalten das Passwort automatisch per Mail, wenn Sie zu dem Meeting eingeladen werden. Weitere Optionen zu dem Passwort finden Sie unter Erweiterte Optionen anzeigen.

③ Datum und Zeit des Meetings
In diesem Bereich tragen Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der das Meeting stattfinden soll.
Sie und Ihre eingeladenen Gäste werden per E-Mail Einladung auch über die Zeiten (nochmals) informiert.

④ Teilnehmer einladen
Hier können Sie die Email-Adressen der Teilnehmer eingeben, die Sie zu diesem Meeting einladen wollen.