Kopieren, Scannen, Drucken – Diese Aufgaben beschĂ€ftigen in vielen Unternehmen eine ganze Arbeitskraft. Ein GlĂŒck, dass immer mehr Unternehmen Gefallen an einem papierlosen BĂŒro finden. Dieser Trend ist dank moderner Technologien leicht zu realisieren. Wie auch Sie ein vollstĂ€ndig digitalisiertes BĂŒro umsetzen können und welche Vorteile Ihnen das bietet, wollen wir Ihnen im folgenden Artikel erlĂ€utern.

1. Vor- und Nachteile eines papierlosen BĂŒros

1. Vor-und Nachteile eines papierlosen BĂŒros

Ein papierloses BĂŒro ist ein BĂŒro, das ausschließlich Computer und verschiedene Software einsetzt, um ohne papiergebundene Dokumente auszukommen. Hieraus resultieren folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile

  • Kostenersparnis (reduzierte Druckkosten)
  • Arbeitseinsparung: Besonders schneller Zugriff auf sĂ€mtliche Dokumente
  • Platz- und Materialersparnis
  • MobilitĂ€t: Jeder kann von ĂŒberall auf Daten zugreifen
  • Effizientere Zusammenarbeit in Teams
  • Umweltschonend dank weniger PapiermĂŒll
  • Effizientere Zeitnutzung: Geringerer Suchaufwand von Dokumenten durch Nutzung der Suchfunktion
  • Mehr Ordnung am Arbeitsplatz
  • Erhöhte WettbewerbsfĂ€higkeit

Nachteile

  • Die EinfĂŒhrung und Umsetzung des papierlosen BĂŒros kann je nach GrĂ¶ĂŸe des Unternehmens unter UmstĂ€nden ein langwieriger Prozess sein.
  • FĂŒr den Schritt zum digitalen BĂŒro braucht es eine gewisse Disziplin und Mut zur VerĂ€nderung.
2. Tipps fĂŒr die Umsetzung

2. 5 Tipps fĂŒr die Umsetzung eines papierlosen BĂŒros

1. Ist-und Soll-Zustand definieren

Viel Papier, das herumliegt und ein  Team, das beschließt, das papierlose BĂŒro durchzusetzen.

Wurde der Entschluss gefasst, das papierlose BĂŒro umzusetzen, muss zunĂ€chst geklĂ€rt werden, wie die Umsetzung letztlich Schritt fĂŒr Schritt durchgefĂŒhrt werden kann. HierfĂŒr ist zunĂ€chst eine Bestandsaufnahme erforderlich, die mehrere Wochen andauern kann. Es muss analysiert werden, in welchen Bereichen was an Papier anfĂ€llt und was davon alles digitalisiert werden soll. Originaldokumente werden nur noch in den seltensten FĂ€llen benötigt. Bei so gut wie allen Dokumenten reicht es aus, diese in digitaler Form zu erhalten. Wichtig ist jedoch, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Dokumente zu erfassen. Auch Notizen, die betriebsintern angefertigt werden, mĂŒssen nicht mehr auf Papier erfasst werden.

2. Briefpost digitalisieren

Im nĂ€chsten Schritt geht es darum, die Briefpost zu digitalisieren. Hierunter fallen sĂ€mtliche Dokumente wie VertrĂ€ge, Rechnungen, Notizen, Buchungsbelege, Lieferscheine u.v.m. Je nach Aufwand und Ressourcen können die Dokumente im eigenen Unternehmen per Scanner digitalisiert werden. Bei grĂ¶ĂŸeren Unternehmen ist es hilfreich, auf einen externen Dienstleister zurĂŒckzugreifen, der die Briefpost einscannt und fĂŒr die weitere Verarbeitung zur VerfĂŒgung stellt.

3. Konsequent bleiben

Man ist immer wieder Situationen ausgesetzt, in denen man eigentlich gerne kurz zum Papier greifen möchte. Sei es fĂŒr Protokolle und Notizen in Meetings oder fĂŒr Ideen, die man schnell skizzieren möchte. Und auch bei Rechnungen oder anderen Dokumenten fĂ€llt man hĂ€ufig in alte Gewohnheiten zurĂŒck und möchte diese ausdrucken. Doch am Arbeitsplatz der Zukunft geht es auch anders, man muss nur konsequent bleiben. Einfach den Laptop mit ins Meeting nehmen und sĂ€mtliche Notizen digital erfassen. Und selbst fĂŒr das Unterschreiben von Dokumenten ist es kaum noch nötig, diese auszudrucken. FĂŒr die meisten ist es völlig ausreichend, seine handgeschriebene Unterschrift einmal einzuscannen, diese auf dem Computer zu speichern und sie in das Unterschriftenfeld des Dokumentes einzusetzen.

4. Dokumente in der Cloud verwalten

Unternehmen, die auf ein papierloses BĂŒro umsteigen möchten, sollten fĂŒr ihre Dokumentenverwaltung einen Cloud-Speicher wĂ€hlen. Dadurch erlangen die Mitarbeiter sehr viel mehr FlexibilitĂ€t, da Cloud-Speicher fĂŒr jedes internetfĂ€hige GerĂ€t zugĂ€nglich sind und die Mitarbeiter so auch mobil auf die Daten zugreifen können.

5. Geordnete Ordnerstrukturen und Dateinamen

Um jederzeit alle Dokumente schnell zu finden, ist eine durchdachte Ordnerstruktur wichtig. Am besten ist es, mit Hauptordnern und Unterordnern zu arbeiten. Man sollte jedoch darauf achten, dass die Anzahl der Unterordner nicht zu groß wird, da sonst ggf. lĂ€ngere Suchen in Kauf genommen werden mĂŒssen. Zudem sollte eine konsequente Bezeichnung fĂŒr Dokumente verwendet werden, damit diese jederzeit ĂŒber das Suchfeld gefunden werden können.

3. Tools fĂŒr ein digitales BĂŒros

3. Tools fĂŒr ein digitales BĂŒro

Damit die Umsetzung des digitalen BĂŒros gelingt, ist es hilfreich auf bestimmte Tools zurĂŒckzugreifen. Sie helfen dabei, die Arbeit flexibler und kollaborativer zu gestalten und sorgen dafĂŒr, dass Mitarbeiter auf Wunsch auch mobil auf alle wichtigen Dokumente Zugriff haben.

Dokumentenverwaltung

Allzu lange ist es noch gar nicht her, da waren lokale Speichermedien notwendig, um die digitalisierten Dokumente archivieren und bearbeiten zu können. Mittlerweile kommen aber immer hĂ€ufiger Cloud-Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Drive fĂŒr die Dokumentenverwaltung zum Einsatz. Der große Vorteil hierbei ist, dass die digitalisierten Daten sogar gleichzeitig von mehreren autorisierten Mitarbeitern – selbst an unterschiedlichen Standorten – abgerufen und auf Wunsch bearbeitet werden können.

Vor allem Google Drive eignet sich auch exzellent fĂŒr kollaboratives Arbeiten, da man in Echtzeit sieht, was der andere gerade bearbeitet oder tippt. Durch den Einsatz einer zentralen Ablage, wie einem Cloud-System wird die ProduktivitĂ€t des Unternehmens gesteigert und man geht einen großen Schritt in Richtung papierloses BĂŒro. Das Ausdrucken von Zwischenergebnissen ist mit einem solchen System nĂ€mlich nicht lĂ€nger erforderlich, da man jederzeit auch mobil auf das Dokument zugreifen kann. Das spart sowohl Papier als auch Zeit.

Digitaler Kalender

Ein weiteres sehr nĂŒtzliches Tool von Google ist die Kalenderfunktion. Der Google Kalender kann den altbekannten Tischkalender vollstĂ€ndig ersetzen und ist zudem weitaus praktischer. So kann man zum Beispiel verschiedene Kalender mit Freigaben fĂŒr die unterschiedlichsten Team-Mitglieder verwalten und man hat jederzeit den Überblick darĂŒber, welche Kollegen zu welcher Uhrzeit verfĂŒgbar sind. Setzt man ein Meeting fĂŒr eine bestimmte Uhrzeit an, erhalten alle Mitglieder von denen die E-Mail-Adresse eingetragen wurde, eine Benachrichtigung und können die Einladung annehmen oder ablehnen.

Kommunikation

In Unternehmen kommt es nicht selten vor, dass Informationen oder Anweisungen auf Zettel geschrieben und an Mitarbeiter weitergeleitet werden. In Zeiten der Digitalisierung geht das jedoch auch sehr viel einfacher. Eine Möglichkeit wÀre der Einsatz eines Kommunikationstools bzw. eines Messengerdienstes im Unternehmen.

Der Placetel UC-One Communicator

Mit der Uniefied Communication Lösung von Placetel z.B. stehen Ihnen vielseitige Funktionen zur VerfĂŒgung, mit denen Sie Ihre Team-Kommunikation verbessern können.

Mit dem Placetel UC-One Communicator sehen Sie jederzeit, welcher Kollege gerade verfĂŒgbar ist.

Mit dem Business-Kommunikationstool können Sie Ihre Kollegen jederzeit direkt anschreiben, ihnen den Monitor freigeben und die Funktion als PrÀsentationstool nutzen oder Dateien einfach per Drag&Drop an Kollegen schicken. Das spart Zeit und ist sehr viel effektiver als die Kommunikation per E-Mail oder via Zettel.

Zudem gibt es in vielen BĂŒros immer noch lokale FaxgerĂ€te, die jedoch durch digitale Lösungen vollstĂ€ndig ersetzt werden können. So bieten die meisten VoIP-Anbieter die Funktion Fax2Mail und Mail2Fax an, mit der es möglich ist, Faxe einfach ĂŒber den Computer zu versenden und zu empfangen.

Fazit

Zwar ist der Weg zum papierlosen BĂŒro meist ein langwieriger Prozess, jedoch können Unternehmen durch dessen Umsetzung von vielen Vorteilen wie Kosten- und Zeitersparnis, Beitrag zum Schutz der Umwelt, MobilitĂ€t und einer effizienteren Zusammenarbeit profitieren. Zudem kann bereits mit wenigen Tools wie einer Cloud-Lösung fĂŒr die Dokumentenverwaltung oder einer Business-Kommunikationslösung wie einem Messengerdienst viel fĂŒr die Digitalisierung des Arbeitsplatzes getan und die ProduktivitĂ€t der Mitarbeiter verbessert werden. Und selbst mit kleinen Maßnahmen können Sie schon viel fĂŒr die Papierrreduzierung in Ihrem Unternehmen erreichen.