Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht in der dafĂŒr vorgesehenen Zeit erledigt bekommen, liegt das hĂ€ufig an schlechtem Zeitmanagement. Ablenkungen am Arbeitsplatz kosten Unternehmen jedes Jahr insgesamt fast eine Billion Euro. In einem kĂŒrzlich erschienenen Artikel in der Harvard Business Review wird untersucht, welchen Herausforderungen sich Mitarbeiter in einem digitalen Business stellen mĂŒssen und wie sie diese bewĂ€ltigen können.


4 Herausforderungen und wie sie bewÀltigt werden

1. Ein GeschÀftsumfeld, das eine Fokussierung erschwert.

Es ist immer hĂ€ufiger der Fall, dass das Unternehmensumfeld es den Mitarbeitern nahezu unmöglich macht, sich völlig auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter angewiesen sind, E-Mails unverzĂŒglich zu beantworten. Das fĂŒhrt dazu, dass sie ĂŒbermĂ€ĂŸig viel Zeit damit verbringen, ihre E-Mails zu checken und deshalb immer wieder andere Aufgaben, an denen sie gerade gearbeitet haben, unterbrechen mĂŒssen.

Viele der Wissensindustrien wie z.B die wissenschaftliche Forschung raten Arbeitnehmern deshalb ihre E-Mails lediglich drei Mal pro Tag zu checken und zwar am Anfang des Arbeitstages, in der Mitte und am Ende. Ansonsten kann es passieren, dass Mitarbeiter der Kundenbetreuung zu nichts anderem kommen, als ihren Posteingang zu kontrollieren, damit sie auch ja keine Kontaktaufnahme verpassen. Dadurch vernachlÀssigen Mitarbeiter jedoch andere Aufgaben.

Als Lösung fĂŒr dieses Problem, sollte ein Zeitrahmen festgelegt werden, indem E-Mails beantwortet werden mĂŒssen. In den meisten FĂ€llen ist es nicht nötig, eine E-Mail auf der Stelle zu beantworten und das erwarten die meisten Kunden auch nicht.

2. Unsicherheit der Arbeitnehmer - Welche KommunikationskanÀle soll ich nutzen?

Arbeitnehmer sind oft unsicher, ĂŒber welche KommunikationskanĂ€le sie mit dem Management kommunizieren sollen. Vor allem die Millenium-Generation neigt dazu, ĂŒber E-Mails zu kommunizieren. FĂŒr eine schnelle Fehlerbehebung ist es jedoch sinnvoller, zum Hörer zu greifen, das Problem in einem Meeting anzusprechen oder es in einer Face-to-Face-Kommunikation zu klĂ€ren.

Um diesem Problem entgegen zu wirken, sollten Sie einen Leitfaden erstellen, indem festgelegt ist, wann welche KommunikationskanĂ€le verwendet werden sollten. Wenn immer mehr E-Mails als einziges Kommunikationsmittel eingesetzt werden, wird es immer lĂ€nger dauern, bis E-Mails beantwortet werden und dem Kunden LösungsvorschlĂ€ge fĂŒr ein dringendes Problem prĂ€sentiert werden können. Setzen Sie deshalb in unterschiedlichen Situationen auf verschiedene Kommunikationsmittel statt nur auf E-Mails.

3. Arbeitsaufwand fĂŒr das Entgegennehmen von Anfragen und das Lösen von Problemen

Viele Manager und Angestellte sind sowohl fĂŒr das Entgegennehmen von Anfragen als auch fĂŒr das Lösen von Problemen verantwortlich. Diese Tatsache fĂŒhrt jedoch hĂ€ufig dazu, dass andere Aufgaben vernachlĂ€ssigt werden.

Man sollte sein Team deshalb in verschiedene Gruppen einteilen, die jeweils fĂŒr andere Aufgaben zustĂ€ndig sind. Eine Gruppe kann beispielsweise die Anfragen entgegennehmen und die andere beschĂ€ftigt sich mit dem Lösen von Problemen. Jeder Mitarbeiter braucht mal eine Auszeit vom Telefonieren oder dem Beantworten von E-Mails. Aus diesem Grund sollten die Mitarbeiter zwischen diesen beiden Gruppen hin- und herwechseln, damit sie nicht immer den gleichen Aufgaben nachgehen mĂŒssen.

4. Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit!

NatĂŒrlich bietet die digitale Welt viele Vorteile. Schließlich sind Arbeitnehmer nicht mehr zwingend an den Arbeitsplatz gebunden und können auch - je nach Unternehmen - von Zuhause aus arbeiten. Doch viele Arbeitgeber nutzen diesen Umstand aus, indem sie eine 24/7 Erreichbarkeit erwarten. Sie setzen voraus, dass Arbeitnehmer sich ĂŒber Ereignisse immer auf dem Laufenden halten, indem sie ihre E-Mails checken oder sich in ein System einloggen, auch wenn sie eigentlich frei haben.

Wenn Arbeitnehmer ihre E-Mails zu hÀufig checken, kann sich das negativ auf den Fokus des Mitarbeiters auswirken. Jeder braucht eine Auszeit und Zeit zum Nachdenken. Die Ablenkung der Mitarbeiter wird durch das stÀndige Checken der E-Mails verstÀrkt.

Kann ein fehlender Fokus also als Zeitmanagement-Problem gedeutet werden? Ja, aber eher als FĂŒhrungsversagen auf einem der vier vorgestellten Gebiete. Unternehmer sollten sich ĂŒber diese 4 Herausforderungen in einem digitalen Business bewusst sein und Maßnahmen ergreifen, um sie aus dem Weg zu schaffen.

Dieser Artikel ist zuerst auf dem Blog „Work It“ von unseren Kollegen bei BroadSoft erschienen.