secova nutzt die Placetel Cloud-Telefonanlage seit sieben Jahren

Über das Unternehmen: Das Unternehmen secova wurde im Jahr 2008 gegründet und beschäftigt knapp 75 Mitarbeiter an vier Standorten. Es vertreibt die browserbasierte Arbeitsschutz Software sam® für professionelles EHS-Management. Aktuell nutzen mehr als 2,6 Millionen Anwender die Software. Damit können mehr als 250 betriebliche Sicherheits-belehrungen, Unterweisungen und Schulungen in den Bereichen Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz unkompliziert durchgeführt werden.
Der Hauptstandort ist in Rheine im Münsterland.

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus?

Frank Schmitz-Gabriel: „Wir bekommen täglich viele Anfragen von Kunden rein, die wir über alle möglichen Kanäle bearbeiten. Dafür nutzen wir klassisch Mails und das Telefon aber auch unser Ticketsystem sowie einen Chat über unsere Website. Mithilfe der Routingfunktion können wir eingehende Anrufe über die Zentralnummer an den richtigen Adressaten weiterleiten. Dabei können wir durch die MS-Teams Integration den automatisch gesetzten Verfügbarkeitsstatus des jeweiligen Mitarbeiters einsehen.“

Was waren Ihre Anforderungen an eine Telefonanlage?

Frank Schmitz-Gabriel: „Wir haben nach einer cloudbasierten Lösung mit einer einfachen Konfiguration gesucht. Damals haben wir in unseren Büros mit Endgeräten von Snom gearbeitet. Unsere neue Telefonanlage sollte also auch kompatibel zu den Snom-Endgeräten sein. Für uns war auch die Funktion Besetztlampenfelder (BLF) wichtig, da wir so direkt sehen können, welche Mitarbeiter gerade verfügbar sind und wer in einem Gespräch ist. Die Möglichkeit, weitere Funktionen wie Fax to Mail, individuelle Ansagen oder das Anlegen verschiedener Rufgruppen gebündelt bei Placetel zu finden, hat letztendlich zu unserer Entscheidung geführt.“

Wie lief der Umstieg auf die Placetel Telefonanlage ab? Haben Sie Ihre damaligen Telefonnummern zu Placetel mitgenommen?

Frank Schmitz-Gabriel: „Ja, unsere Rufnummern konnten wir problemlos vom vorherigen Dienstleister zu Placetel portieren. Der Wechsel an sich war für uns komplikationslos. Bevor wir umgestiegen sind, haben wir uns erstmal für die Testphase entschieden. So konnten wir den vollen Umfang der Cloud-Telefonanlage mit unseren individuellen Einstellungen ausprobieren.“

Haben Sie die Weboberfläche am Anfang als benutzerfreundlich empfunden?

Frank Schmitz-Gabriel: „Ja, wir haben uns von Anfang an sehr gut zurechtgefunden. Das neue Design mit den neuen Funktionen ist ebenfalls sehr gut bei uns angekommen.“

Was schätzen Sie an Placetel?

Frank Schmitz-Gabriel: „Wir schätzen die immer größer werdende Auswahl an verfügbaren Integrationen und dass diese ständig weiterentwickelt werden. Wir arbeiten zum Beispiel mit der Zendesk-Integration und nutzen Placetel per Microsoft Teams-Integration als Softphone. Vorher hatten wir noch einen Softphone-Client über einen anderen Anbieter und davor haben wir nur mit Snom Engeräten telefoniert.

Welche Funktionen erachten Sie als besonders nützlich?

Frank Schmitz-Gabriel: „Für uns sind vor allem die verschiedenen Routingoptionen und die IVR-Funktion sehr wichtig. So können wir unsere Zentralrufnummer flexibel einsetzen. Was für uns auch noch sehr praktisch ist, ist dass wir für die Textansagen unsere eigenen Texte erstellen können und jederzeit unsere Einzelverbindungen auswerten können. In unserem Arbeitsalltag ist das eine große Hilfe!“

Hat sich seit dem Einsatz von Placetel etwas für Sie verändert?

Frank Schmitz-Gabriel: „Seitdem wir Placetel nutzen, müssen wir die Kennzahlen für alle Telefonate nicht mehr nach dem Bauchgefühl heraus schätzen, sondern können diese ganz genau auswerten. Eingehende Anrufe können wir gezielt zu den richtigen Ansprechpartnern lenken, was sowohl für uns als auch für unsere Kunden eine Erleichterung ist.“