Was ist UCaaS?

Was ist UCaaS?

Was ist UCaaS?

Viele UCaaS-Anbieter bieten darüber hinaus auch Call-Center Funktionen oder Integrationsmöglichkeiten in bestehende Business-Software wie z.B. Contact-Center-Software oder CRM-Systeme an, um die interne und externe Kommunikation noch effizienter zu gestalten.

Durch die Zusammenführung der verschiedenen Kommunikationstools in einer Schnittstelle können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse beschleunigen und ihre Produktivität steigern, da Mitarbeiter besser vernetzt sind und nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln müssen.

Unterschiede zwischen UC und UCaaS

Der Unterschied zwischen UC (Unified Communications) und UCaaS (Unified Communications as a Service) liegt vor allem in der Bereitstellung, Verwaltung und Kostenstruktur der Kommunikationslösungen.

Während der Begriff UC als Oberbegriff fungiert und sowohl Systeme umfassen kann, die auf dem eigenen Server lokal installiert oder cloudbasiert sind, werden mit UCaaS ausschließlich Systeme gemeint, die cloudbasiert, d.h. von einem Drittanbieter über das Internet bereitgestellt werden.

Im direkten Vergleich mit lokalen UC-Systemen lassen sich mit cloudbasierten UCaaS-Lösungen verschiedene Vorteile wie z.B. Kosteneinsparungen (durch wegfallende Anfangsinvestitionen & Wartungsgebühren) oder eine bessere Skalierbarkeit realisieren.

Wie funktioniert die UCaaS-Technologie?

Wie funktioniert die UCaaS-Technologie?

Die UCaaS-Technologie funktioniert auf Basis einer cloudbasierten Plattform, die über das Internet verschiedene Kommunikations­dienste des täglichen Bedarfs bündelt und Nutzern zentral zur Verfügung stellt. Alle Kommunikationsdienste wie die VoIP-Telefonie, Videokonferenzen oder Instant Messaging sind so miteinander vernetzt, dass Nutzer z.B. direkt aus dem Chat einen Anruf starten und ihre Kommunikation zentral über eine einzige Schnittstelle verwalten können.

Dadurch, dass UCaaS über das Internet bereitgestellt wird, haben Mitarbeiter zudem die Möglichkeit, über verschiedene Endgeräte (PC, Laptop, Smartphone, Tablet) jederzeit auf die Tools zuzugreifen , wodurch eine effiziente Arbeit von überall, egal ob vom Büro, Homeoffice oder unterwegs möglich wird.

Der Dienst wird vom UCaaS-Anbieter in einem oder mehreren Rechenzentren gehostet. Die komplette Wartung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung (z.B. neue Funktionen, Sicherheits-Patches) übernimmt der Anbieter automatisch im Hintergrund, sodass sich Unternehmen um nichts mehr zu kümmern brauchen.

Die wichtigsten Funktionen von UCaaS

Die wichtigsten Funktionen von UCaaS

Mit Unified Communications as a Service ist eine Vielzahl verschiedener Funktionen möglich. Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Folgenden kurz einmal vorstellen:

• VoIP-Telefonie: Telefonfunktionen wie Anrufweiterleitungen, Voicemail, oder Anrufaufzeichnungen erhöhen Ihre Erreichbarkeit und sorgen intern für kurze Abstimmungswege.
• Audio- und Videokonferenzen: Dank HD-Video- und Audio-Meetings mit Bildschirmfreigabe, Whiteboarding und Aufzeichnungsfunktion vereinfachen Sie die Zusammenarbeit im Team von überall.
• Instant Messaging: Sorgt dafür, dass verteilte Teams in Echtzeit verbunden bleiben. In Einzel- oder Gruppenchats können Nachrichten verschickt oder Dateien per Drag & Drop geteilt werden. Dank Präsenzanzeige im Chat sehen Kollegen jederzeit, wer gerade verfügbar, beschäftigt oder abwesend ist.
• Integration mit anderen Geschäftsanwendungen: Durch die Anbindung an bestehende Business-Anwendungen (z.B. CRM-Systeme, Projektmanagement Tools, E-Mail-Systeme oder Kalender) haben Sie die Möglichkeit, Informationen aus anderen Anwendungen in den UCaaS-Client einzubinden bzw. beide Anwendungen miteinander zu verknüpfen.

Die 4 wichtigsten Vorteile von Unified Communications as a Service

Die 4 wichtigsten Vorteile von Unified Communications as a Service

Durch die Vereinigung aller Kommunikationstools auf einer zentralen Plattform wird die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit bei UCaaS extrem vereinfacht. Die dadurch resultierenden Vorteile für Sie als Unternehmen möchten wir Ihnen einmal aufzeigen:

1. Höhere Effizienz in Kommunikations- und Geschäftsprozessen

Anstatt ständig von einer zur nächsten Anwendung zu wechseln, haben die Mitarbeiter mit UCaaS sämtliche Kommunikationstools und wichtigen Informationen an einem Ort vereint. Das spart eine Menge Zeit und fördert effiziente Workflows.

2. Ortsunabhängige Kommunikation

Dank der Möglichkeit, sämtliche Funktionen von Unified Communications auf den unterschiedlichsten Endgeräten zu nutzen, sind Ihre Mitarbeiter deutlich flexibler und mobiler. Egal ob sie gerade im Homeoffice oder unterwegs sind: Mit UCaaS sind sie jederzeit per Telefon, PC, Smartphone oder Tablet erreichbar. Ideal also für Homeoffice, Außendienst oder hybride Teams.

3. Geringere Kosten

Da UCaaS vollständig cloudbasiert ist und über eine zentrale Plattform bereitgestellt wird, können Unternehmen von einigen Kosteneinsparungen (z.B. für wegfallende Wartung, Reparaturkosten, Verwaltungsaufwand) profitieren. Darüber hinaus lassen sich weitere Einsparpotenziale durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen realisieren. HD-Videokonferenzen oder Screen-Sharing können zudem so manche Dienstreise obsolet machen, sodass Unternehmen ggf. Reisekosten und Geld für Konferenzräume einsparen können.

4. Höhere Sicherheit

Die Verringerung der genutzten Kommunikationsanwendungen kann Sicherheitsrisiken reduzieren. Darüber hinaus bieten moderne UCaaS-Plattformen verschlüsselte Verbindungen, Authentifizierungsmechanismen, DSGVO-Konformität und sorgen regelmäßig für Sicherheitsupdates. So bleibt Ihr Unternehmen jederzeit auf dem neuesten Stand.

Tipps, um den richtigen UCaaS-Anbieter zu finden

Tipps, um den richtigen UCaaS-Anbieter zu finden

Eine UCaaS-Plattform bietet für jede Art von Unternehmen große Vorteile, egal ob Startup, KMU oder Konzern. Da es auf dem Markt jedoch heute sehr viele UC-Anbieter gibt, ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Wir haben Ihnen deshalb verschiedene Kriterien aufgelistet, die Sie bei der Suche beachten sollten. Darüber hinaus geben wir am Ende eine Empfehlung der aktuell fünf besten UCaaS-Anbieter.

• Auf hohe Sicherheit & Verfügbarkeit achten
  Der UCaaS-Anbieter sollte hohe Sicherheitsstandards wie z.B. eine starke Verschlüsselung, ein redundantes Hosting und eine DSGVO-Konformität anbieten. Darüber hinaus sollte eine hohe Verfügbarkeit von 99,9% gewährt werden. Da UCaaS-Lösungen insbesondere von Remote- oder hybriden Teams genutzt werden, spielen auch Zugriffsberechtigungen und Kontrollen eine große Rolle.

• Preis- Leistungsverhältnis vergleichen
  Bevor Sie eine Entscheidung für einen Anbieter treffen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Funktionen Ihr Unternehmen eigentlich braucht (z.B. Telefonie, Call-Center, Videokonferenzen, Integrationen etc.). Anschließend können Sie die verschiedenen Anbieter erst vergleichen. Achten Sie darüber hinaus auf eine transparente Kostenstruktur. Die Preise sollten flexibel und nachvollziehbar sein.

• Flexible Skalierbarkeit prüfen
  Die meisten UCaaS-Lösungen bieten flexible Tarife und sind bequem an die Situation Ihres Unternehmens anpassbar. Achten Sie darauf, dass der Anbieter problemlos mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und weitere Nutzer und Standorte bei Bedarf hinzugefügt werden können.

• Gute Support & Servicequalität sicherstellen
  Last but not least: Ein guter Kundenservice sollte über mehrere Wege (z.B. Telefon, E-Mail, Chat oder Ticketsystem) erreichbar sein, schnell reagieren und möglichst einen deutschen Support anbieten. Die Erreichbarkeit ist für viele Unternehmen erfolgsentscheidend, deshalb sollte bei Problemen schnell ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Die 5 besten UCaaS-Anbieter

Die folgenden fünf Anbieter wurden 2024 im Gartner® Magic Quadrant™ als beste Unified Communications as a Service Lösung ausgezeichnet.