CRM Connect - Microsoft Outlook

Integration in Microsoft Outlook

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Microsoft Outlook Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Microsoft Outlook und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

• Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
• Microsoft Outlook Profil Information, Nutzername und Passwort (falls passwortgeschützt)

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der Konfigurations-Bildschirm geöffnet. In dem „Integration“ Bereich müssen Sie auf „Hinzufügen“ klicken, „Microsoft Outlook“ aus der „Typ“ Dropdownbox auswählen und dann auf „Festlegen“ klicken.

In der Konfiguration Gruppe müssen Sie die passenden Details aus Ihrem Outlook Profil wählen. Die meisten Outlook Nutzer werden nur ein Profil haben, also wird die Option in der „Outlook Profil“ Dropdownbox in Ordnung sein. Nutzer mit mehreren Profilen müssen das passende auswählen.

Wenn Sie auch schon Ihre persönlichen Ordner Datei in Outlook erstellt haben, und Ihre Kontaktdaten in diesen Ordnern liegen haben, müssen Sie eine benutzerdefinierte Einstellung in der „Information store“ Dropdownbox auswählen. Wenn Sie ein anderes Profil als in der „Outlook Profil“ Dropdownliste ausgewählt haben, wird das „Information Store“ Feld nicht in ihren Ordnern angezeigt. Nutzer, die keine eigenen Ordner nutzen, können die vorgegebene Option in dieser Dropdownbox nutzen.

Nutzer, die die vorgegebenen Optionen gewählt haben, können für gewöhnlich auch die anderen Optionen „Kontate Ordner“ und „Termine“ wählen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Einstellung nutzen und Ihre Informationen und und passendes Profil wie in den vorherigen Schritten angegeben haben, werden die Dropdownboxen die Ordner mit Ihren benutzerdefinierten Einstellungen anzeigen. In der „Kontakt Ordner“ Dropdownbox können Sie den Ordner wählen, indem Ihre Kontaktdaten liegen und wählen den Ort von Ihren Termindaten in der „Termine“ Dropdownbox.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu übernehmen.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Microsoft Outlook Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ähneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalität

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer anzeigen. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Microsoft Outlook Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie können seinen Microsoft Outlook Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Microsoft Outlook’-Taste einblenden.

Sie können auch die Microsoft Outlook Kontaktdatensätze von erkannten Anrufern durch Anklicken der im Telefonfenster befindlichen ‘Microsoft Outlook’-Taste einblenden.

Anrufe können an andere Nebenstellen weitergeleitet werden, bevor Sie angenommen sind. Klicken Sie auf „Umleiten“, geben Sie die Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein und klicken wieder auf „Umleiten“ oder „Enter“.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um während eines aktiven Telefonats mit einem Kollegen zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button und geben seine Nummer ein. Klicken Sie wieder auf „Hinzuziehen“ oder „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespräch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zurückzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu übermitteln, klicken Sie auf den „Transfer“ Button, geben Sie die Nummer der Nebenstelle in das „Nummer“ Feld ein und klicken Sie wieder auf „Transfer“ oder „Enter“.

Telefonie mit Microsoft Outlook

Wählkonfiguration

Um aus Microsoft Outlook heraus einen Anruf zu tätigen, muss der Wählvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der Konfigurations-Bildschirm geöffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „Wählen“.

Sie können die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale Länge“ und „Maximale Länge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den CRM Connect Wählassistenten zu starten.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum Wählen benutzen wollen. Wählen Sie die Option „Alle anderen Standard-Windows-Anwendungen“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Öffnen Sie Microsoft Outlook und gehen zu einem Bildschirm der schon eine Rufnummer in einem Textfeld hat, die Sie wählen wollen. Wieder im CRM Connect Assistenten klicken und halten sie das Zielsymbol, ziehen Sie es über das Feld mit der Telefonnummer und lassen Sie los. Das ist einfacher wenn Sie Microsoft Outlook und den Assistenten nebeneinander auf Ihrem Bildschirm haben.

Wenn der Assistent eine gültige Nummer findet, wird er das Textfeld zu den Konfigurationseinstellungen hinzufügen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schließen“.

Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzufügen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie können die Software benutzen.

Wenn der Cursor über eines der Textfelder schwebt, werden die konfigurierten Icons am Ende erscheinen. Klicken Sie auf diese, um die Nummern in den Textfeldern zu wählen oder aufzulegen.