UC-ONE Option: CRM Connect Integrationshandbuch
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CRM Connect - Microsoft Outlook

Integration in Microsoft Outlook

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Microsoft Outlook Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung ├╝ber Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Microsoft Outlook und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

  • Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
  • Microsoft Outlook Profil Information, Nutzername und Passwort (falls passwortgesch├╝tzt)

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmen├╝ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Men├╝. Damit wird der Konfigurations-Bildschirm ge├Âffnet. In dem „Integration“ Bereich m├╝ssen Sie auf „Hinzuf├╝gen“ klicken, „Microsoft Outlook“ aus der „Typ“ Dropdownbox ausw├Ąhlen und dann auf „Festlegen“ klicken.

In der Konfiguration Gruppe m├╝ssen Sie die passenden Details aus Ihrem Outlook Profil w├Ąhlen. Die meisten Outlook Nutzer werden nur ein Profil haben, also wird die Option in der „Outlook Profil“ Dropdownbox in Ordnung sein. Nutzer mit mehreren Profilen m├╝ssen das passende ausw├Ąhlen.

Wenn Sie auch schon Ihre pers├Ânlichen Ordner Datei in Outlook erstellt haben, und Ihre Kontaktdaten in diesen Ordnern liegen haben, m├╝ssen Sie eine benutzerdefinierte Einstellung in der „Information store“ Dropdownbox ausw├Ąhlen. Wenn Sie ein anderes Profil als in der „Outlook Profil“ Dropdownliste ausgew├Ąhlt haben, wird das „Information Store“ Feld nicht in ihren Ordnern angezeigt. Nutzer, die keine eigenen Ordner nutzen, k├Ânnen die vorgegebene Option in dieser Dropdownbox nutzen.

Nutzer, die die vorgegebenen Optionen gew├Ąhlt haben, k├Ânnen f├╝r gew├Âhnlich auch die anderen Optionen „Kontate Ordner“ und „Termine“ w├Ąhlen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Einstellung nutzen und Ihre Informationen und und passendes Profil wie in den vorherigen Schritten angegeben haben, werden die Dropdownboxen die Ordner mit Ihren benutzerdefinierten Einstellungen anzeigen. In der „Kontakt Ordner“ Dropdownbox k├Ânnen Sie den Ordner w├Ąhlen, indem Ihre Kontaktdaten liegen und w├Ąhlen den Ort von Ihren Termindaten in der „Termine“ Dropdownbox.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu ├╝bernehmen.

Testvorgang

F├╝r einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Microsoft Outlook Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ├Ąhneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. F├╝hren Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschlie├čend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalit├Ąt

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer anzeigen. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Microsoft Outlook Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie k├Ânnen seinen Microsoft Outlook Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Microsoft Outlook’-Taste einblenden.

Sie k├Ânnen auch die Microsoft Outlook Kontaktdatens├Ątze von erkannten Anrufern durch Anklicken der im Telefonfenster befindlichen ‘Microsoft Outlook’-Taste einblenden.

Anrufe k├Ânnen an andere Nebenstellen weitergeleitet werden, bevor Sie angenommen sind. Klicken Sie auf „Umleiten“, geben Sie die Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein und klicken wieder auf „Umleiten“ oder „Enter“.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um w├Ąhrend eines aktiven Telefonats mit einem Kollegen zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button und geben seine Nummer ein. Klicken Sie wieder auf „Hinzuziehen“ oder „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespr├Ąch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zur├╝ckzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu ├╝bermitteln, klicken Sie auf den „Transfer“ Button, geben Sie die Nummer der Nebenstelle in das „Nummer“ Feld ein und klicken Sie wieder auf „Transfer“ oder „Enter“.

Telefonie mit Microsoft Outlook

W├Ąhlkonfiguration

Um aus Microsoft Outlook heraus einen Anruf zu t├Ątigen, muss der W├Ąhlvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmen├╝ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Men├╝. Damit wird der Konfigurations-Bildschirm ge├Âffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „W├Ąhlen“.

Sie k├Ânnen die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale L├Ąnge“ und „Maximale L├Ąnge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Klicken Sie auf „Hinzuf├╝gen“, um den CRM Connect W├Ąhlassistenten zu starten.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum W├Ąhlen benutzen wollen. W├Ąhlen Sie die Option „Alle anderen Standard-Windows-Anwendungen“ und klicken Sie auf „Weiter“.

├ľffnen Sie Microsoft Outlook und gehen zu einem Bildschirm der schon eine Rufnummer in einem Textfeld hat, die Sie w├Ąhlen wollen. Wieder im CRM Connect Assistenten klicken und halten sie das Zielsymbol, ziehen Sie es ├╝ber das Feld mit der Telefonnummer und lassen Sie los. Das ist einfacher wenn Sie Microsoft Outlook und den Assistenten nebeneinander auf Ihrem Bildschirm haben.

Wenn der Assistent eine g├╝ltige Nummer findet, wird er das Textfeld zu den Konfigurationseinstellungen hinzuf├╝gen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schlie├čen“.

Sie k├Ânnen so viele Felder hinzuf├╝gen, wie Sie m├Âchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzuf├╝gen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie k├Ânnen die Software benutzen.

Wenn der Cursor ├╝ber eines der Textfelder schwebt, werden die konfigurierten Icons am Ende erscheinen. Klicken Sie auf diese, um die Nummern in den Textfeldern zu w├Ąhlen oder aufzulegen.


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