CRM Connect - Zoho

INTEGRATION in Zoho

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Zoho CRM Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Zoho CRM und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

• Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
• Zoho Auth token, Nutzer/Email und Passwort

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. Im Bereich „Integration“ müssen Sie auf den „Hinzufügen“ Button klicken und „Zoho CRM“ aus der „Typ“ Dropdownbox wählen.

Geben Sie Ihren Zoho CRM Nutzernamen oder registrierte Emailadresse und Ihr Passwort ein.

Wenn Ihre Daten ausgefüllt sind, klicken Sie bitte auf „Regenerieren“, damit automatisch Ihre Zoho Authentifikation Token zu generieren. Der generierte Token wird Sie authentifizieren, nicht der Nutzername/Email und Passwort. Diese Daten werden nur genutzt, um die Token zu generieren, also hat es keine Sinn diese zu ändern, nachdem man Sie generiert hat. Um den Account zu wechseln, müssen Sie eine neue CRM Integration erstellen, indem Sie denn „Hinzufügen“ Button klicken und die andere Integration löschen.

Falls der Nutzer eine Zwei-Faktor Authentifizierung aktiviert hat, müssen Sie ein Anwendung spezifisches Passwort (wie unten beschrieben) erstellen und diese anstatt des aktuellen Passworts in die Zoho Add-In Konfiguration eingeben. Vergessen Sie nicht, alle Leerzeichen in dem Anwendung spezifischen Passwort zu löschen.

1. Melden Sie sich in Zoho CRM an
2. Öffnen Sie https://accounts.zoho.com
3. Klicken Sie auf der Zoho Account Homepage auf Zwei-Faktor Authentifizierung
4. Auf der Zwei-Faktor Authentifizierungsseite müssen Sie auf „Anwendung spezifisches Passwort verwalten“ klicken
5. Geben Sie im Application Specific Passwords Pop-Up diese Details an:
   • Gerät oder Name der Anwendung
   • derzeitiges Passwort
6. Klicken Sie auf „Generieren“

Hinweis: Diese Methode der Authentifizierung ersetzt den „API Schlüssel“, welcher seit dem 30.6.2012 von Zoho abgelehnt wird. Nutzer, die den „API Schlüssel“ Nutzen, müssen die Software aktualisieren und dann eine neue Zoho Integration erstellen und die alte löschen.

Der Zwischenspeicher erlaubt, dass Daten nur alle „X“ Minuten aktualisiert werden können (mit nur 4 Suchen/Punkte versuchen die Cache Datei zu erstellen). Klicken Sie auf das Kästchen, um diese Option zu erlauben und und die Dauer der Minuten zwischen den Zwischenspeichern in dem „Häufigkeit“ Textfeld einzustellen. Alle Kontakte, die zwischenspeichern werden nicht in CRM Connect gezeigt, bis zum nächsten zwischenspeichern.

Warnung
Zoho CRM API Nutzung Limits
Die Zoho API hat Limits, die hier erklärt sind: https://www.zoho.com/crm/help/api/api-limits.html
Von daher wird bei hohen Gebrauch empfohlen, den Zoho Add-In auf „Caching“ einzustellen.

Live Suche Limits
Ein weiterer Grund den cached mode anstatt den live mode zu nutzen ist, dass die Zoho API Methode nur zulässt, ein Feld bei jeder Suche zu nutzen. Das hat folgende Einschränkungen zur Folge:

• Wenn Sie nach einer Rufnummer in Leads und Kontakten suchen, wird nur das Nummernfeld gesucht.
• Wenn Sie einen Namen in den Leads suchen, wird nur der Nachname gesucht.
• Wenn Sie eine Adresse in den Accounts suchen, wird nur die Rechnungsstadt angezeigt. Wenn Sie in Kontakten suchen, wird nur die Mailing Stadt gesucht.

In der Sektion „Module“ müssen Sie die Zoho CRM Account Kontaktart wählen, die Sie nutzen möchten. Kreuzen Sie das entsprechende Feld an.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu übernehmen.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Zoho CRM Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ähneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalität

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer angezeigt. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Zoho CRM Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie können seinen Zoho CRM Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Zoho CRM’-Taste einblenden.

Sie können erkannte Kontakte hervorheben, indem Sie den „Zoho“ Button im „Telefon Fenster“ anklicken.

Anrufe können an eine andere Nebenstelle weitergeleitet werden bevor diese angenommen wurden, indem man auf „Umleiten“ klickt und die entsprechende Nummer in das „Nummer“ Feld eingibt. Zuletzt müssen Sie noch einmal auf „Umleiten“ oder „Enter“ klicken.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um mit einem Kollegen während eines aktiven Anrufs zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button, geben die entsprechende Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein und klicken dann nocheinmal auf „Hinzuziehen“ oder auf „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespräch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zurückzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu übermitteln, klicken Sie bitte auf „Transfer“ und geben die Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein, klicken Sie dann nochmal auf „Transfer“ oder „Enter“.

TELEFONIE mit Zoho

Wählkonfiguration

Um aus Zoho CRM heraus einen Anruf zu tätigen, muss der Wählvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „Wählen“.

Vergewissern Sie sich, dass „Webseiten Wählen“ aktiviert ist. Damit können Sie Rufnummern in wählbare Hyperlinks konvertieren.

Sie können die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale Länge“ und „Maximale Länge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Wenn Sie direkt bei der Eingabe neuer Informationen wählen wollen, müssen wir einige weitere Einstellungen treffen. Klicken Sie auf den „Hinzufügen“ Button und starten den Wähl Assistent.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum Wählen benutzen wollen. Wählen Sie die „Die Anwendung läuft in einem Webbrowser“ Option und klicken auf „Weiter“.

Wir haben bereits gelernt, wie man Nummern in Hyperlinks konvertiert, also wählen Sie die „Textfelder“ Option und klicken auf „Weiter“.

Öffnen Sie Ihren Zoho CRM Account im Internet Explorer und finden Sie das Textfeld aus dem Sie wählen wollen. Es muss eine Nummer beinhalten, wenn Sie eine benötigen, können Sie vorübergehend eine hinzufügen. Kopieren oder notieren Sie sich diese Nummer und lassen die Webseite geöffnet.

Fügen Sie im Assistenten die Nummer im Feld „zu suchende Nummer“ ein und klicken auf „Ermitteln“.

Der Assistent wird die Webseite nach der Nummer, die Sie eingegeben haben durchsuchen und wenn er diese gefunden hat, wird er die Informationen anzeigen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schließen“.

Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzufügen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie können die Software benutzen.

Nun erscheint ein anklickbares Symbol am Ende jedes Textfelds, das Sie konfiguriert haben, und Sie müssen nur darauf klicken, um die Nummer im Textfeld zu wählen. Aktualisieren Sie die Seite in Zoho CRM, um Sie bei der Handlung zu sehen.