UC-ONE Option: CRM Connect Integrationshandbuch
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CRM Connect - Zoho

INTEGRATION in Zoho

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Zoho CRM Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung ├╝ber Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Zoho CRM und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

  • Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
  • Zoho Auth token, Nutzer/Email und Passwort

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmen├╝ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Men├╝. Damit wird der KonfigurationsBildschirm ge├Âffnet. Im Bereich „Integration“ m├╝ssen Sie auf den „Hinzuf├╝gen“ Button klicken und „Zoho CRM“ aus der „Typ“ Dropdownbox w├Ąhlen.

Geben Sie Ihren Zoho CRM Nutzernamen oder registrierte Emailadresse und Ihr Passwort ein.

Wenn Ihre Daten ausgef├╝llt sind, klicken Sie bitte auf „Regenerieren“, damit automatisch Ihre Zoho Authentifikation Token zu generieren. Der generierte Token wird Sie authentifizieren, nicht der Nutzername/Email und Passwort. Diese Daten werden nur genutzt, um die Token zu generieren, also hat es keine Sinn diese zu ├Ąndern, nachdem man Sie generiert hat. Um den Account zu wechseln, m├╝ssen Sie eine neue CRM Integration erstellen, indem Sie denn „Hinzuf├╝gen“ Button klicken und die andere Integration l├Âschen.

Falls der Nutzer eine Zwei-Faktor Authentifizierung aktiviert hat, m├╝ssen Sie ein Anwendung spezifisches Passwort (wie unten beschrieben) erstellen und diese anstatt des aktuellen Passworts in die Zoho Add-In Konfiguration eingeben. Vergessen Sie nicht, alle Leerzeichen in dem Anwendung spezifischen Passwort zu l├Âschen.

  1. Melden Sie sich in Zoho CRM an
  2. ├ľffnen Sie https://accounts.zoho.com
  3. Klicken Sie auf der Zoho Account Homepage auf Zwei-Faktor Authentifizierung
  4. Auf der Zwei-Faktor Authentifizierungsseite m├╝ssen Sie auf „Anwendung spezifisches Passwort verwalten“ klicken
  5. Geben Sie im Application Specific Passwords Pop-Up diese Details an:
    • Ger├Ąt oder Name der Anwendung
    • derzeitiges Passwort
  6. Klicken Sie auf „Generieren“

Hinweis: Diese Methode der Authentifizierung ersetzt den „API Schl├╝ssel“, welcher seit dem 30.6.2012 von Zoho abgelehnt wird. Nutzer, die den „API Schl├╝ssel“ Nutzen, m├╝ssen die Software aktualisieren und dann eine neue Zoho Integration erstellen und die alte l├Âschen.

Der Zwischenspeicher erlaubt, dass Daten nur alle „X“ Minuten aktualisiert werden k├Ânnen (mit nur 4 Suchen/Punkte versuchen die Cache Datei zu erstellen). Klicken Sie auf das K├Ąstchen, um diese Option zu erlauben und und die Dauer der Minuten zwischen den Zwischenspeichern in dem „H├Ąufigkeit“ Textfeld einzustellen. Alle Kontakte, die zwischenspeichern werden nicht in CRM Connect gezeigt, bis zum n├Ąchsten zwischenspeichern.

Warnung
Zoho CRM API Nutzung Limits
Die Zoho API hat Limits, die hier erkl├Ąrt sind: https://www.zoho.com/crm/help/api/api-limits.html
Von daher wird bei hohen Gebrauch empfohlen, den Zoho Add-In auf „Caching“ einzustellen.

Live Suche Limits
Ein weiterer Grund den cached mode anstatt den live mode zu nutzen ist, dass die Zoho API Methode nur zul├Ąsst, ein Feld bei jeder Suche zu nutzen. Das hat folgende Einschr├Ąnkungen zur Folge:

  • Wenn Sie nach einer Rufnummer in Leads und Kontakten suchen, wird nur das Nummernfeld gesucht.
  • Wenn Sie einen Namen in den Leads suchen, wird nur der Nachname gesucht.
  • Wenn Sie eine Adresse in den Accounts suchen, wird nur die Rechnungsstadt angezeigt. Wenn Sie in Kontakten suchen, wird nur die Mailing Stadt gesucht.

In der Sektion „Module“ m├╝ssen Sie die Zoho CRM Account Kontaktart w├Ąhlen, die Sie nutzen m├Âchten. Kreuzen Sie das entsprechende Feld an.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu ├╝bernehmen.

Testvorgang

F├╝r einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Zoho CRM Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ├Ąhneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. F├╝hren Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschlie├čend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalit├Ąt

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer angezeigt. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Zoho CRM Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie k├Ânnen seinen Zoho CRM Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Zoho CRM’-Taste einblenden.

Sie k├Ânnen erkannte Kontakte hervorheben, indem Sie den „Zoho“ Button im „Telefon Fenster“ anklicken.

Anrufe k├Ânnen an eine andere Nebenstelle weitergeleitet werden bevor diese angenommen wurden, indem man auf „Umleiten“ klickt und die entsprechende Nummer in das „Nummer“ Feld eingibt. Zuletzt m├╝ssen Sie noch einmal auf „Umleiten“ oder „Enter“ klicken.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um mit einem Kollegen w├Ąhrend eines aktiven Anrufs zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button, geben die entsprechende Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein und klicken dann nocheinmal auf „Hinzuziehen“ oder auf „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespr├Ąch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zur├╝ckzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu ├╝bermitteln, klicken Sie bitte auf „Transfer“ und geben die Rufnummer in das „Nummer“ Feld ein, klicken Sie dann nochmal auf „Transfer“ oder „Enter“.

TELEFONIE mit Zoho

W├Ąhlkonfiguration

Um aus Zoho CRM heraus einen Anruf zu t├Ątigen, muss der W├Ąhlvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmen├╝ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Men├╝. Damit wird der KonfigurationsBildschirm ge├Âffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „W├Ąhlen“.

Vergewissern Sie sich, dass „Webseiten W├Ąhlen“ aktiviert ist. Damit k├Ânnen Sie Rufnummern in w├Ąhlbare Hyperlinks konvertieren.

Sie k├Ânnen die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale L├Ąnge“ und „Maximale L├Ąnge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Wenn Sie direkt bei der Eingabe neuer Informationen w├Ąhlen wollen, m├╝ssen wir einige weitere Einstellungen treffen. Klicken Sie auf den „Hinzuf├╝gen“ Button und starten den W├Ąhl Assistent.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum W├Ąhlen benutzen wollen. W├Ąhlen Sie die „Die Anwendung l├Ąuft in einem Webbrowser“ Option und klicken auf „Weiter“.

Wir haben bereits gelernt, wie man Nummern in Hyperlinks konvertiert, also w├Ąhlen Sie die „Textfelder“ Option und klicken auf „Weiter“.

├ľffnen Sie Ihren Zoho CRM Account im Internet Explorer und finden Sie das Textfeld aus dem Sie w├Ąhlen wollen. Es muss eine Nummer beinhalten, wenn Sie eine ben├Âtigen, k├Ânnen Sie vor├╝bergehend eine hinzuf├╝gen. Kopieren oder notieren Sie sich diese Nummer und lassen die Webseite ge├Âffnet.

F├╝gen Sie im Assistenten die Nummer im Feld „zu suchende Nummer“ ein und klicken auf „Ermitteln“.

Der Assistent wird die Webseite nach der Nummer, die Sie eingegeben haben durchsuchen und wenn er diese gefunden hat, wird er die Informationen anzeigen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schlie├čen“.

Sie k├Ânnen so viele Felder hinzuf├╝gen, wie Sie m├Âchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzuf├╝gen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie k├Ânnen die Software benutzen.

Nun erscheint ein anklickbares Symbol am Ende jedes Textfelds, das Sie konfiguriert haben, und Sie m├╝ssen nur darauf klicken, um die Nummer im Textfeld zu w├Ąhlen. Aktualisieren Sie die Seite in Zoho CRM, um Sie bei der Handlung zu sehen.


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