CRM Connect - Microsoft Dynamics CRM

INTEGRATION in Microsoft Dynamics CRM

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Microsoft Dynamics CRM Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Microsoft Dynamics CRM und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Konfiguration
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. Im „Integration“ Bereich müssen Sie nun auf „Hinzufügen“ klicken und „Microsoft Dynamics CRM“ aus der „Typ“ Dropdownbox auswählen. Klicken Sie dann auf „Festlegen“.

Wählen Sie zuerst die Methode, die Sie nutzen um sich in Microsoft Dynamics CRM anzumelden.

Wählen Sie im „Deployment type“, welche Art von Microsoft Dynamics Sie nutzen.

Wenn Sie (CRM Online) login wählen, geben Sie ihre Windows Live ID Informationen ein, inklusive der Information in welche Servergruppe Sie sich anmelden (Europa, Asia-Pacific oder Amerika).

Wenn Ihr Microsoft Dynamics CRM Server in Ihrem LAN verfügbar ist, wählen Sie „On-premise“. Wählen Sie „Hosted (IFD)“, falls es über das Internet ist und nicht über Microsoft CRM Online. Geben Sie bitte für alle Fälle in das „Server URL“ Textfeld die Webadresse ein, die Sie aufrufen möchten, um Zugang zu Microsoft Dynamics zu haben. Diese Information finden Sie im Internet Explorer Adress Balken, wenn Sie sich in Dynamics einloggen.

Wählen Sie unter der „Server URL“ Box, welche Art von Authentifikation Sie nutzen. Die meisten Nutzer werden die „Use Windows Credentials“ Option nutzen. Wenn Sie einen Nutzernamen und Passwort eingeben müssen, wenn Microsoft Dynamics CRM in Ihrem Browser lädt, geben Sie einfach die relevanten Daten in die vorgesehenen Felder ein, anstatt „Use Windows Credentials“ zu nutzen.

Für diejenigen, die Version 4 oder höher von Microsoft Dynamics CRM nutzen, muss die Organisation ebenfalls ausgewählt werden. Nachdem man diese Informationen eingetragen hat, klicken Sie auf „Liste“, damit alle Organisationen zu denen Ihr Nutzer Zugang hat, aufgelistet werden. Für gewöhnlich hat ein Nutzer nur Zugang zu einer Organisation.
Wählen Sie, welcher Ihrer Dynamics Account Module Sie nutzen möchten, indem Sie die entsprechenden Felder in der „Instanzen“ Sektion ankreuzen.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Microsoft Dynamics CRM Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

TELEFONIE mit Microsoft Dynamics CRM

Wählkonfiguration

Um aus Microsoft Dynamics CRM heraus einen Anruf zu tätigen, muss der Wählvorgang richtig konfiguriert sein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „Wählen“.

Seien Sie sicher, dass „Webseiten wählen“ aktiviert ist. Damit konvertieren Sie eine gültige Rufnummer in einen wählbaren Hyperlink.

Sie können die Kriterien, mit denen die Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die entsprechende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale Länge“ und „Maximale Länge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Wenn Sie gerne direkt beim Eingeben neuer Informationen in Salesforce CRM wählen wollen, müssen wir einige weitere Einstellungen machen. Klicken Sie auf hinzufügen um den Wähl Assistenten zu starten.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum Wählen benutzen wollen. Wählen Sie „Die Anwendung läuft in einem Webbrowser“ und klicken auf „Weiter“.

Wir haben bereits gelernt, wie man Rufnummern in Hyperlinks konvertiert, also wählen Sie die „Textfelder“ Option auf dem zweiten Bildschirm des Assistenten und klicken auf „Weiter“.

Öffnen Sie Ihren Microsoft Dynamics CRM Account im Internet Explorer und finden Sie das Textfeld, aus dem Sie wählen wollen. Es muss eine Nummer drin haben, wenn Sie noch eine benötigen, können Sie vorübergehend eine hinzufügen. Kopieren oder notieren Sie sich diese Rufnummer und lassen Sie die Webseite geöffnet.

Geben Sie im Assistenten die Nummer in das „zu suchende Nummer“ Feld ein und klicken Sie dann auf „ermitteln“.

Der Assistent merkt, dass Sie das Wählen mit Microsoft Dynamics CRM einstellen und fragt sie, ob Sie die vorgegeben Einstellungen nutzen möchten. Für die meisten Nutzer sind diese Einstellungen in Ordnung, also klicken Sie auf „JA“.

Wenn Sie aus einem Textfeld wählen wollen, welches nicht in den vorgegebenen Einstellungen einbezogen ist, müssen Sie dieses manuell hinzufügen. Folgen Sie einfach den Anweisungen wie oben und fangen Sie mit „Hinzufügen“ an und machen die selben Schritte wie vorher. Wenn der Assistent Sie fragt, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen wollen, klicken Sie auf „NEIN“.

Der Assistent wird die Webseite nach der Rufnummer durchsuchen, die Sie eingegeben haben und wenn er sie gefunden hat, wird er die Details anzeigen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schließen“.

Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Beginnen Sie den Prozess einfach indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken und den Vorgang nochmals durchgehen.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Sie können die Software benutzen.

Nun erscheint ein anklickbares Symbol am Ende jedes Textfelds, das Sie konfiguriert haben, und Sie müssen nur darauf klicken, um die Nummer im Textfeld zu wählen. Refresh the page in Microsoft Dynamics CRM to see it in action.

Microsoft Dynamics NAV

INTEGRATION in Microsoft Dynamics NAV

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Microsoft Dynamics NAV Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Microsoft Dynamics NAV und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

• Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
• Microsoft Dynamics NAV server, Datenbank Name, Unternehmen, Nutzername und Passwort (falls passwortgeschützt)*

• Anweisungen, wo Sie diese Information finden, werden unten bei Bedarf gegeben.

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. Im „Integration“ Bereich müssen Sie auf „Hinzufügen“ klicken und „Microsoft Dynamics NAV“ auswählen und dann noch einmal auf „festelgen“ klicken.

In der Konfiguration Gruppe müssen Sie aus der „Datenbank Typ“ Dropdownbox den „Microsoft SQL Server“ auswählen. Im „Server“ Textfeld müssen Sie Name des Servers mit dem Sie auf Ihr NAV account zugreifen angeben.

Wenn Sie sich in NAV einloggen, finden Sie diese Informationen über das Datei Menü » Datenbank » Informationen

Das „Datenbank Information“ Fenster zeigt Ihnen den Namen des NAV Server, den Sie in ihrem „Server Name“ Textfeld nutzen, notieren Sie sich den Namen.

Während Sie schon hier sind, notieren Sie sich den Text in dem „Datenbank Name“ Textfeld, da Sie diesen später brauchen werden.

Lassen Sie NAV geöffnet, aber gehen Sie zu Go Connect und geben Sie den Servernamen in das „Server“ Textfeld ein und den Datenbankname ebenfalls in das „Datenbank“ Textfeld.

Kontrollieren Sie das „Windows Anthentifikation“ Feld in der Login Sektion, außer Sie benötigen bestimmte Details zum Zugang zu der Datenbank. Falls Sie diese bestimmten Details benötigen, geben Sie diese in die „Nutzername“ und „Passwort“ Textfelder ein.

Klicken Sie auf den „Liste“ Button neben der „Unternehmen“ Dropdownbox um die Liste in der „Unternehmen“ Dropdownbox zu aktualisieren, wählen Sie dann das passende Unternehmen aus der Liste.

Im Client müssen Sie die Art des Clients passend zu der Version, die Sie verwenden angeben. Falls Ihr Client „Web Client (NAV 2013 oder neuer)“ ist, geben Sie bitte die URL innerhalb der Textbox an.

Hinweis: Nur das hervorholen von Web Clients funktioniert. Hervorheben des Role Tailored Clients (und Classic Client) funktioniert nicht mit NAV 2013.

In der „Instanzen“ Gruppe müssen Sie wählen, welche der NAV Kontakt Kategorien sie nutzen und hervorholen möchten, indem Sie die entsprechenden Felder in der „Instanzen“ Sektion ankreuzen.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu übernehmen.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Microsoft Dynamics NAV Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ähneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalität

Um einen Anruf innerhalb von NAV zu tätigen, klicken Sie bitte auf den „Kommunikation“ Reiter, wenn Sie einen Kontakt anschauen und klicken auf den Button am Ende des Rufnummernfeld.

Fügen Sie die entsprechenden Informationen in den „Anrufen“ Bildschirm und klicken Sie auf „Weiter“. Das ist der Punkt an dem der Anruf platziert ist.

Die nächsten Bildschirmeinträge nennen einige Ergebnis Details.Klicken Sie entweder auf „Fertig“ um den Bildschirm zu schließen, oder „Weiter“ um weitere Details aufzuschreiben.

Wenn ein Anruf eingeht, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer angezeigt. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Microsoft Dynamics NAV Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie können seinen Microsoft Dynamics NAV Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Microsoft Dynamics NAV’-Taste einblenden.

Sie können auch die Microsoft Dynamics NAV Kontaktdatensätze von erkannten Anrufern durch Anklicken der im Telefonfenster befindlichen ‘Microsoft Dynamics NAV’-Taste einblenden.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um mit einem Kollegen während eines aktiven Anrufs zu sprechen, klicken Sie auf den „Hinzuziehen“ Button, geben die Nummer der Nebenstelle ein und klicken dann wieder auf den „Hinzuziehen“ Button oder drücken auf „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespräch mit Ihrem Kollegen zu beenden und den anderen Anruf wieder aufzunehmen, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu übermitteln, klicken Sie bitte auf den „Transfer“ Button und geben die Nummer der entsprechenden Nebenstelle in das vorgesehene Feld ein. Klicken Sie dann wieder auf „Transfer“ oder „Enter“.

TELEFONIE mit Microsoft Dynamics NAV

Wählkonfiguration

Durch NAV kann das Betriebssystem des Computers mit den technischen Daten des Wählprozesses arbeiten. Damit das Betriebssystem weiß, dass es CRM Connect zum Wählen nutzen soll, müssen Sie den CRM Connect „PhoneHelper.exe“ mit dem Parameter „InstallDialer“ ausführen (In dem Hauptprogramm Datei Verzeichnis).

Es klingt kompliziert, ist es aber nicht. Sie müssen einfach nur das „Hauptprogramm Datei Verzeichnis“ kennen, also den Dateipfad, wo CRM Connect installiert ist. Falls Sie das nicht wissen, fragen Sie Ihren Systemadministrator. Es sollte ungefähr so aussehen: „C:\Program Files\CRM Connect“. Drücken Sie gleichzeitig die Windowstaste und R, um das „Run“ Dialogfeld zu öffnen. Geben Sie den folgenden Text in das „Öffnen“ Textfeld ein, ersetzen {main program file directory} durch Ihren Dateipfad und klicken dann auf „OK“.

„{main program file directory}\PhoneHelper.exe“ InstallDialer

Alternativ können Sie auch die „Browse“ Funktion nutzen, um zu Ihrem Hauptprogramm Datei Verzeichnis zu gelangen und wählen den „PhoneHelper.exe“. Wenn Sie ihn einmal gewählt haben, Klicken Sie auf die Anführungszeichen, damit Sie Ihren Text manuell eingeben können. Gehen Sie am Ende des Textes „InstallDialer“ ein. Vergessen Sie nicht das Leerzeichen vor dem ersten Buchstaben.

Egal welchen Weg Sie wählen, das Betriebssystem wird CRM Connect jetzt immer als die vorgegebene Wählanwendung nutzen, wenn NAV einen Anruf tätigen will.