UC-ONE Option: CRM Connect Integrationshandbuch
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CRM Connect - Microsoft Access

INTEGRATION in Microsoft Access

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Microsoft Access Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung ├╝ber Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Microsoft Access und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

  • Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
  • Microsoft Access Datenbankname und Dateipfad, Benutzername und Passwort (falls passwortgesch├╝tzt)
  • Name of the Microsoft Access database table/query containing contact data
  • List of fields in the Microsoft Access database table/query and what they relate to

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmen├╝ und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Men├╝. Damit wird der KonfigurationsBildschirm ge├Âffnet. Klicken Sie auf „Hinzuf├╝gen“ im „Integration“ Bereich, w├Ąhlen Sie „Microsoft Access“ aus der „Typ“ Dropdownbox und klicken dann auf „Festlegen“.

Die Microsoft Acess Add-In Konfiguration ist in drei Gruppen unterteilt: Datenbank, Feld abbilden, Kontakt zeigen.

Verbindung

Nutzen Sie in der CRM Connect Datenbank Gruppe zuerst den „Browse“ Button um die Datenbank zu w├Ąhlen, die Sie integrieren wollen. Sie k├Ânnen .mdb und .accdb Dateien w├Ąhlen.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Arbeitsgruppen Datei nutzen wollen, kreuzen Sie einfach das Feld an und w├Ąhlen die Datei aus der Dropdownbox.

Falls das Datenbank Passwort gesch├╝tzt ist, geben Sie Ihren Nutzernamen und Passwort ein, um die Datenbank zu ├Âffnen.

Aus der ‘Table/Query’ Liste, k├Ânnen Sie w├Ąhlen, welche Tabelle oder Frage Ihre Kontaktdaten haben, die Sie nutzen wollen. Sie k├Ânnen den „Rate“ Button w├Ąhlen, damit das Add-In die richtige Tabelle oder Frage sch├Ątzt.

Falls es n├Âtig ist, k├Ânnen Sie Ihr benutzerdefiniertes SQL Statement in der Advanced Box eingeben. F├╝r gew├Âhnlich w├╝rden Sie eine Frage in Microsoft Access erstellen und eine Frage aus der Dropdown Liste ausw├Ąhlen.

Wenn Sie pr├╝fen wollen, ob Sie die richtige Tabelle oder Frage gew├Ąhlt haben, klicken Sie einfach auf den „Beispiel“ Button um die ersten Eintr├Ąge anzuzeigen.

Field mapping

In der ‘Field mapping’ Gruppe m├╝ssen Sie dem Add-In sagen, was die Felder in Ihrem Microsoft Access Verzeichnis bedeuten. Zum Beispiel, wenn Sie in Ihrem Verzeichnis ein Feld mit dem Namen „ACCOUNT_NUMMER“ haben, zeigt das einfach die einzigartige ID des Kontakts.

Um ein Add-In Feld in Ihrem Verzeichnisfeld abzubilden, doppelklicken Sie auf das Feld oder markieren das Add-In Feld und klicken auf „├ändern“.

W├Ąhlen Sie dann aus der „Datenbank Feld“ Dropdownbox das Feld, in Ihrem Verzeichnis, welches dem Feld was Sie ├Ąndern entspricht und klicken auf „OK“.

Die einzigen Add-In Felder, die Sie abbilden m├╝ssen sind ID, KontaktName und/oder UnternehmenName enschlie├člich so viele Felder, wie Sie in Ihrem Verzeichnis haben wollen. Zus├Ątzlich k├Ânnen Sie die Stadt und Email Felder abbilden, damit diese auch in der Suche erscheinen.

Falls Ihre Kontakte mehr als drei Rufnummern haben, oder Sie andere Felder aus dem Verzeichnis einbeziehen wollen, k├Ânnen Sie das einfach ├╝ber den „Hinzuf├╝gen“ Button tun. Geben Sie den Namen, den Ihr neues Add-In Feld haben soll einfach in das „Internes Feld“ Textfeld ein. W├Ąhlen Sie danach in der „Typ“ Dropdownbox aus, was die Felder bedeuten. W├Ąhlen Sie zuletzt das Verzeichnisfeld um das neue Add-In Feld abzubilden. Klicken Sie danach auf „OK“.

Der „Rate“ Button wird versuchen zu sch├Ątzen, welche Felder in Ihrer Datenquelle mit welchen Add-In Feldern angezeigt werden.

Kontakte zeigen
Bis jetzt haben wir eingestellt, dass Sie nach Kontakten suchen k├Ânnen und den Namen der Anrufer im Vorschaufenster sehen k├Ânnen.

Falls Sie Screen Popping verwenden wollen, damit Sie aus dem Vorschaufenster direkt zu Ihren Kontakten gelangen, m├╝ssen Sie die Kontakt Anzeigen Aktion konfigurieren, um dem Add-In zu sagen, was es tun muss, wenn Sie den Kontakt aufrufen.

Entweder k├Ânnen Sie ein Formular anzeigen, die in Ihrer Datenbank ist, oder ein VBA Prozedur ausf├╝hren, der in einem Modul in Ihrer Datenbank liegt.

Wenn Sie ein Formular anzeigen wollen, muss es die einzigartige ID des Kontakts enthalten. Diese Kontrolle muss sichtbar und aktiviert sein. W├Ąhlen Sie „Formular anzeigen“ aus dem „Aktion“ Feld und suchen sie den Namen des Formualrs in dem „Name“ Textfeld aus, auch den Namen der Kontrolle, die die Einzigartige ID des Kontakts enth├Ąlt. Wenn sie auf den „Rate“ Button klicken, wird das Add-In die Datenbank in Access laden und versuchen die richtige Form und Kontrolle zu raten.

Falls Sie eine Prozedur ausf├╝hren wollen, w├Ąhlen Sie „Prozedur ausf├╝hren“ aus dem „Aktion“ Feld und und w├Ąhlen Sie den Namen der auszuf├╝hrenden Prozedur in dem „Prozedur“ Textfeld. Sie k├Ânnen Argumente hinzuf├╝gen, indem Sie diese in das „Argumente“ Textfeld eingeben.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu ├╝bernehmen.

Testvorgang

F├╝r einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Microsoft Access Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. F├╝hren Sie dann den Test erneut durch und durchsuchen Sie anschlie├čend das Protokoll nach Fehlern.

TELEFONIE mit Microsoft Access

W├Ąhlkonfiguration

Um mit einem Formular aus Microsoft Access anzurufen, m├╝ssen Sie einen Button hinzuf├╝gen, der das CRM Connect „PhoneHelper.exe“ an dem Formularen ausf├╝hrt, von denen Sie anrufen wollen. Es gibt verschiedene Wege das mit verschiedenen Leveln von Komplexit├Ąt zu erreichen. Aber Die Methode die folgt, kann einfach durchgef├╝hrt werden.

├ľffnen Sie das Formular in „Design“ und klicken Sie auf den „Befehl Button“ in der „Toolbox“. Der Mousecurso wird sich in ein „+“ ├Ąndern und Sie sollten im Formular ungef├Ąhr da Klicken, wo der Button sein soll. Wenn der Befehl Button Assistent aufgeht, dr├╝cken Sie einfach auf „Schlie├čen“.

Jetzt k├Ânnen Sie Sch├Ânheits├Ąnderungen an dem Button vornehmen, wie zum Beispiel Position, Textfarbe usw. Denken Sie daran, jedem Button einen eigenen Namen zu geben, damit debugging erleichtert wird. Aber seien Sie vorsichtig, dass der Name anders als seine Beschreibung ist. Der Name des Buttons wird im Code genannt, den Sie schreiben, wenn Sie dem Button sagen, was er tun soll. Die Beschreibung ist nur der Text, der auf dem Button steht.

Notieren Sie sich den Namen der Kontrolle, die die Rufnummer des Kontakts anzeigt. Sie werden es auch brauchen, wenn Sie das dem Code hinzuf├╝gen. Auch werden Sie den Dateipfad von CRM Connect ben├Âtigen.

Machen Sie einen Rechtsklick auf den neuen Button und klicken Sie auf „Build Event“, w├Ąhlen Sie dann den „Code Builder“ in dem „Builder aussuchen“ Fenster und klicken auf „OK“.

Access wird einen neuen subroutine Programm f├╝r Sie erstellen, um Ihren eigenen Code hinzuzuf├╝gen.

Private Sub DialButton_Click()

End Sub

F├╝gen Sie den unteren Code ein und geben Sie dort wo die eckigen Klammern sind die passenden Informationen ein:

Private Sub[insert button name here]_Click()
On Error GoTo Err_[insert button name here]_Click
‘Button runs PhoneHelper and dials specified number
Dim NumberToDial As String
NumberToDial =[insert phone number control name here].Value
Call Shell(„[insert filepath here]\PhoneHelper.exe“ & “ dial(“ &
NumberToDial & „)“, vbNormalFocus)
Exit_[insert button name here]_Click:
Exit Sub
Err_[insert button name here]_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_[insert button name here]_Click
End Sub

├ľffnen Sie das „Datei“ Men├╝, klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Schlie├čen und zu Microsoft Office Access zur├╝ckkehren“. Im „Ansicht“ Menu k├Ânnen Sie den fertigen Button sehen.

Wenn Sie auf den Button klicken, wird Microsoft Access Ihren Code und PhoneHelper (mit der bestimmten Nummer) ausf├╝hren.


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