CRM Connect - Lotus Notes

INTEGRATION in Lotus Notes

Dieser Abschnitt wird Sie durch die Konfiguration und elementare Nutzung von CRM Connect Lotus Notes Add-In leiten. Es wird davon ausgegangen, dass Sie bereits sowohl mit Adressbuch, Anrufprotokoll und Vorschaufenster vertraut sind, als auch mit den grundlegenden Konzepten der Integration und der Bildschirmeinblendung über Add-Ins. Informationen zu diesen Themen entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch.

Lotus Notes und die zur Speicherung der Kontaktdaten verwendete Datenbank sollten bereits installiert sein und normal funktionieren, bevor Sie mit der Integration fortfahren.

CRM Connect muss auch bereits installiert und dessen Anfangskonfiguration abgeschlossen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, ziehen Sie bitte den „Technischen Installationsleitfaden“ zu Rate oder beraten Sie sich mit Ihrem Systemadministrator.

Informationen, die Sie brauchen werden

• IP Address of the Server
• Windows-Benutzerkonto-Benutzername und Passwort
• Lotus Notes Datenbank Name Dateipfad, Nutzername und Passwort
• Anweisungen, wo Sie diese Information finden, werden unten bei Bedarf gegeben.

Konfiguration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. In dem „Integration“ Bereich müssen Sie auf „Hinzufügen“ klicken, „Lotus Notes“ aus der „Typ“ Dropdownbox auswählen und dann auf „Festlegen“ klicken.

In der Konfiguration Gruppe können Sie auswählen, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen, oder andere Details, die sie durch das klicken auf „Ändern“ machen können.

Neue Textfelder werden angezeigt, damit Sie Nutzername und Passwort eingeben, so wie die IP Adresse oder Ort des Servers. Wenn Sie diese Informationen nicht kennen, fragen Sie Ihren Systemadministrator.

Wenn Sie eine vorgegebene Konfiguration von Lotus Notes habe, sollten Sie „names.nsf“ in der „Datenbank“ Dropdownbox wählen. Wenn Sie nichts zum auswählen sehen, klicken Sie auf den „Liste“ Button und versuchen es nochmal.

Wenn Ihr Lotus Notes benutzerdefiniert eingestellt ist und eine andere Datenbank als „names.nsf“ nutzen, sollten Sie Ihre benutzerdefinierte Datenbank aus der „Datenbank“ Dropdownbox auswählen.

Nochmal, wenn Sie eine vorgegebene Einstellung von Lotus Notes haben, wählen Sie „Meine Kontakte“ in der „Form“ Dropdownbox. Wenn Sie normal eine benutzerdefinierte Ansicht nutzen, wählen Sie diese anstatt „Meine Kontakte“. Bitte merken Sie sich, dass eingehende Anrufe nur erscheinen, wenn Sie die Ansicht nutzen, die hier in Lotus Notes gewählt wurde und die Ansicht eingestellt ist, wie „Meine Kontakte“. Zum Beispiel: Die selben Felder in der gleichen Ordnung.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die eingegebenen Informationen zu speichern und die Konfiguration zu übernehmen.

Hinweise:

• Dieses Add-In ist in erster Linie entwickelt, um mit Lotus Notes Konfigurationen zu arbeiten.
• Unter Umständen kann das Add-In, in dem mehrere Datenbanken genutzt werden, nur Einträge anzeigen, die im Moment in Lotus Notes aktiv sind.

Testvorgang

Für einen Konfigurations-Test geben Sie eine Telefonnummer Ihrer Lotus Notes Daten in das Feld „Telefon“ im Integrationstestbereich ein und klicken Sie auf „Suchen“. Die Ergebnisse werden nach wenigen Sekunden angezeigt.

Die Testergebnisse sollten den hier abgebildeten Ergebnissen ähneln. Sollte der Test nicht erfolgreich sein, gehen Sie zur Konfigurations-Seite „Protokoll“ und aktivieren Sie die Protokollierung. Führen Sie dann den Test erneutdurch und durchsuchen Sie anschließend das Protokoll nach Fehlern.

Funktionalität

Wenn ein Anruf ankommt, wird das CRM Connect Vorschaufenster eingeblendet und die anrufende Telefonnummer anzeigen. Sollte ein Anrufer als einer Ihrer Lotus Notes Kontakte erkannt werden, werden seine Details auch angezeigt und Sie können seinen Lotus Notes Kontaktdatensatz durch Anklicken der im Fenster befindlichen ‘Lotus Notes’-Taste einblenden.

Sie können auch die Lotus Notes Kontaktdatensätze von erkannten Anrufern durch Anklicken der im Telefonfenster befindlichen ‘Lotus Notes’-Taste einblenden.

Anrufe können an eine andere Nebenstelle umgeleitet werden bevor sie angenommen wurden, indem man auf „Umleiten“ klickt. Dann gibt man die Rufnummer ein und klickt wieder auf „Umleiten“ oder „Enter“.

Zur Rufannahme im Vorschau- oder Telefonfenster brauchen Sie nur auf „Annehmen“ klicken.

Um während eines aktiven Anrufs mit einem Kollegen zu sprechen, klicken Sie auf „Hinzuziehen“, geben die Nummer in das „Nummer“ Textfeld ein und drücken dann auf „Hinzuziehen“ oder „Enter“. Der aktive Anruf wird automatisch gehalten. Um das Gespräch mit Ihrem Kollegen zu beenden und zum wartenden Anruf zurückzukehren, klicken Sie „Abbrechen“.

Um einen Anruf an eine andere Nebenstelle zu übermitteln, klicken Sie auf „Transfer“ geben die Rufnummer ein und klicken dann wieder auf „Transfer“ oder „Enter“.

TELEFONIE mit Lotus Notes

Wählkonfiguration

Um aus Lotus Notes heraus einen Anruf zu tätigen, muss der Wählvorgang richtig konfiguriert sein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CRM Connect-Symbol im Taskleistenmenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf die Option „Konfiguration“ im eingeblendeten Menü. Damit wird der KonfigurationsBildschirm geöffnet. In der Gruppe „Allgemein“ klicken Sie auf die Option „Wählen“.

Sie können die Kriterien, mit denen Telefonnummern identifiziert werden, verfeinern. Geben Sie die zutreffende Anzahl Ziffern in die Felder „Minimale Länge“ und „Maximale Länge“ ein und spezifizieren Sie im Feld „Muss beginnen mit“ eine Vorwahl, die Telefonnummern identifiziert (falls sie existiert).

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den CRM Connect Wählassistenten zu starten.

Als erstes wird der Assistent Sie fragen, welchem Anwendungstyp Sie zum Wählen benutzen wollen. Wählen Sie die Option „Alle anderen Standard-Windows-Anwendungen“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Öffnen Sie Lotus Notes und gehen Sie zu einem Bildschirm, der schon eine Rufnummer in einem Textfeld hat, die Sie wählen wollen. Wieder im CRM Connect Assistenten klicken und halten sie das Zielsymbol, ziehen Sie es über das Feld mit der Telefonnummer und lassen Sie los. Das geht einfacher, indem Sie den Assistenten und Lotus Notes nebeneinander auf Ihrem Bildschirm haben.

Der Assistent merkt, dass Sie das Wählen mit Lotus Notes CRM einstellen und fragt Sie, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen möchten. Für die meisten Nutzer sind diese Einstellungen in Ordnung, also klicken Sie auf „JA“.

Wenn Sie von einem Textfeld wählen möchten, welches nicht in den vorgegebenen Einstellungen einbezogen wird, müssen Sie dieses manuell hinzufügen. Folgen Sie den Anweisungen wie bisher, starten Sie, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken und machen die selben Schritte nocheinmal. Aber wenn der Assistent sie fragt, ob Sie die vorgegebenen Einstellungen nutzen möchten, klicken Sie auf „Nein“.

Wenn der Assistent eine gültige Nummer findet, wird er das Textfeld zu den Konfigurationseinstellungen hinzufügen. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Schließen“.

Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie möchten. Beginnen Sie den Prozess einfach durch Klicken von „Hinzufügen“ und gehen Sie nochmals den Vorgang durch.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu speichern, jetzt können Sie die Software benutzen.

Wenn der Cursor über einer der Textfelder schwebt, werden die konfigurierten Icons am Ende erscheinen. Klicken Sie auf diese, um die Nummern in den Textfeldern zu wählen oder aufzulegen.