Meetlab Handbuch

Teilnahme an einer Sitzung

Teilnahme an einer Meetlab Sitzung

Teilnahme mit dem nativen Client (Download der Vollversion)

Mit den unten beschriebenen Schritten ist es einfach, an einer Meetlab Sitzung teilzunehmen.

  • Klicken Sie auf den Teilnahmelink in der E-Mail-Einladung.
  • FĂĽllen Sie das Formular aus und klicken Sie dann auf Bestätigen.
  • Internet Explorer
    1. Wenn Sie über den Internet Explorer an der Sitzung teilnehmen, klicken Sie auf die gelbe Info-Schaltfläche und installieren Sie das ActiveX-Plugin.
    2. Folgen Sie den Aufforderungen des Systems, um die Teilnahme an späteren Sitzungen zu vereinfachen.
  • Mozilla Firefox
    1. Klicken Sie auf Join/Beitreten und im Anschluss auf Run/AusfĂĽhren.
    2. Es öffnet sich nun ein Dialogfenster und Sie werden gefragt, ob Sie eine Datei namens Session.exe speichern möchten.
    3. Klicken Sie auf Save/Speichern.
    4. Die Datei Session.exe erscheint nun im Download-Fenster.
    5. FĂĽhren Sie die Datei aus.
  • Macintosh
    1. Wenn Sie über die Mac-Plattform an der Sitzung teilnehmen, öffnet sich ein separates Dialogfenster.
    2. Sie werden gefragt, ob Sie die .JNLP-Datei speichern oder sie mit Java Web Start öffnen möchten.
    3. Klicken Sie auf OK.
    4. Die Client-Datei wird nun heruntergeladen.
    5. Wenn sich ein Genehmigungsfenster öffnet, klicken Sie auf Allow/Erlauben.
    6. Der Client öffnet sich automatisch
  • Sollte nichts geschehen, klicken Sie auf Schaltfläche mit der Aufschrift Manual Join/Manuelles Beitreten, um den Prozess zu starten.
  • Sollte sich eine Eingabeaufforderung öffnen, wählen Sie zum AusfĂĽhren möglichst Run/AusfĂĽhren (anstatt die Datei zu speichern), und klicken Sie dann im weiteren Dialog stets auf Yes/Ja.
  • Sollte Ihre Firewall oder Ihr Virusprogramm (z. B. Norton, McAfee, Avira) Genehmigungsfenster öffnen, klicken Sie auf Allow/Erlauben, damit das Programm ausgefĂĽhrt wird und Sie an der Sitzung teilnehmen können.

Teilnahme mit dem Web Client

Teilnehmer können auch mit dem Web Client teilnehmen. Der Web Client kann im Browser auf Windows- und Mac-Geräten, iPads und Android-Tablets genutzt werden.

Der Web Client bietet folgende Funktionen:

  • Anzeige eines Bildes des Sitzungsleiters
  • Teilnehmerliste
  • Ă–ffentliche und private Chats, Gruppenchats
  • Eine Startseite mit einer Anleitung fĂĽr die Audio-BrĂĽcke (falls verfĂĽgbar)
  • Betrachten von vom Vortragenden geteilten Bildschirmen, Bildschirmausschnitten oder Anwendungen sowie von PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards, synchronisierten Browsern und Medien
  • Feedback-Funktion, Teilnahme an Meinungsumfragen und Teilnehmerbefragungen
  • Eine Audiofunktion fĂĽr Sitzungen mit Internet-Audio oder Listen-only-Audio (diese Funktion wird nur auf Mac- und Windows-Geräten unterstĂĽtzt, das Adobe-Flash-Plug-in ist nötig)

Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten können den Web Client nicht verwenden. Teilnehmer, die den Web Client nutzen, können nicht die Vortragendenrolle übernehmen. Sie müssen ggf. den nativen Client herunterladen.

Folgende Schritte sind notwendig:

  1. Der Sitzungsleiter teilt dem Teilnehmer mit, dass er den Native Client herunterladen muss. Dies kann per Telefonanruf oder in einem öffentlichen oder privaten Chatfenster geschehen.
  2. Der Teilnehmer ruft die Start-Registrierkarte im Web Client auf.
  3. Der Teilnehmer klickt auf Download.
  4. Der Teilnehmer lädt den Windows- oder Mac-Client herunter und installiert ihn auf dem Computer.
  5. Der Sitzungsleiter oder Sitzungsassistent kann dann das Wort an den Teilnehmer ĂĽbergeben.
  6. Bitte beachten Sie, dass das Wort nicht an Teilnehmer, die den Web Client, ein iPad oder ein Android-Tablet nutzen, ĂĽbergeben werden kann.

Weitere Möglichkeiten zur Teilnahme an einer Sitzung

Folgende weitere Möglichkeiten bestehen, um an einer Sitzung teilzunehmen:

Teilnahme ĂĽber die Homepage im Communication Center

Es ist möglich, dass auf der Meetlab Homepage des Sitzungsleiters ein offener Sitzungsraum aufgeführt ist, der jederzeit betreten werden kann. Um diesen Sitzungsraum zu betreten, klicken Sie auf den Beitreten-Knopf für den Sitzungsraum.

Teilnahme über die „Meine Sitzungen“-Seite im Communication Center

Sitzungen werden auf der Meine Sitzungen-Seite aufgefĂĽhrt. Je nach der gebuchten Lizenz Ihres Nutzerkontos sind eine oder mehrere Sitzungsarten aufgefĂĽhrt.

  • Auf der Meine Sitzungen-Seite werden alle Sitzungen aufgefĂĽhrt, fĂĽr die Sie als Teilnehmer, Sitzungsleiter oder Sitzungsassistent vorgesehen sind.
  • Je nach der Lizenz Ihres Nutzerkontos können Sie an einer oder mehreren auf der Meine Sitzungen-Seite aufgefĂĽhrten Sitzungsarten teilnehmen.
  • Um an einer Sitzung teilzunehmen, klicken Sie auf den Beitreten-Knopf fĂĽr die entsprechende Sitzung.
Teilnahme über die „Öffentliche Sitzungen“ -Seite

Je nachdem, welche Einstellungen der Sitzungsleiter für die Sitzung vorgenommen hat, können Sie eventuell die „Öffentliche Sitzungen“ -Seite nutzen, um sich für die Sitzung zu registrieren und/oder daran teilzunehmen.

Teilnahme / Registrierung über die „Öffentliche Sitzungen“ -Seite:

  1. Rufen Sie die „Öffentliche Sitzungen“ -Seite auf. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

    • rufen Sie die URL auf, die der Sitzungsleiter Ihnen geschickt hat
    • klicken Sie im NavigationsmenĂĽ auf Ă–ffentliche Sitzungen
  2. Wählen Sie Ihre Sitzung in der Liste aus:

A. Registrierungs- und Teilnahmeoptionen

  1. Offene Registrierung

    • Setzen Sie im Kontrollkästchen vor dem Namen der Sitzung einen Haken und klicken Sie auf Registrieren.
    • FĂĽllen Sie das Formular aus.
    • Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail mit einem Teilnahmelink fĂĽr die Sitzung.
  2. Offene Teilnahme
    • Klicken Sie auf Beitreten, um an der Sitzung teilzunehmen.

Wenn Inhalte fĂĽr die Sitzung verfĂĽgbar sind, klicken Sie auf den Namen der Sitzung und im Anschluss auf den Inhalts-Link, um die Inhalte einzusehen.

B. Teilnahme ĂĽber das Private-Session-Feld

  • Das „Private Sitzung“-Feld kann von jeder Seite im Communication Center aus aufgerufen werden.
  • Tragen Sie die Sitzungs-ID/Session ID ein, um an der Sitzung teilzunehmen.

Audio

Je nachdem, welche Einstellungen der Sitzungsleiter vorgenommen hat, können Sie entweder die Telefonkonferenz- oder die Internet-Audio-Option oder auch beide Optionen nutzen.

Telefonkonferenz / Teleconference

Wenn zu der Sitzung eine Telefonkonferenz eingerichtet wurde, können Sie in der Einladung, als auch auf der rechten Seite der “My Controls/Meine Steuerung”-Anzeige im Meetlab Client, den/die Primary Dial-In/Primäre Einwahlnummer und den/die Passcode/PIN sehen. Sobald Sie in die Telefonkonferenz eingewählt sind, sind Sie in der Lage mit dem Sitzungsleiter und anderen Teilnehmern ĂĽber das Telefon zu kommunizieren. Je nach Einstellungen des Sitzungsleiters haben Sie auch die Möglichkeit per “Listen only/Nur zuhören” teilzunehmen. Die Option Listen only/Nur zuhören erlaubt die Sitzung ĂĽber Lautsprecher oder Headset per Internet Audio zu verfolgen. Sprechen ist mit dieser Einstellung nicht möglich. Der Unterschied zwischen einfacher und erweiteter Teleofnkonferenz ist, dass die einfache Placetelkonferenz keine Moderatorfunktionen unterstĂĽtzt.

Internet Audio

Mit der Internet-Audio-Funktion verfolgen Sie die Sitzung über die Lautsprecher Ihres Computers. Die Verwendung eines USB-Headsets wird empfohlen. Wenn Sie Ihre Computerlautsprecher oder ein Headset ohne USB-Anschluss verwenden, kann dies zu Audio-Problemen wie Echos und sogar zum kompletten Tonausfall führen. Im Notfall können Computerlautsprecher und Headsets ohne USB-Anschluss genutzt werden, sie stellen aber keine verlässlichen Optionen dar. Aus diesem Grund wird ausschließlich die Nutzung von USB-Headsets empfohlen.

Integration

Wie Sie eine Telefonkonferenz integrieren, wird Ihnen in den folgenden Anleitungen erläutert:

Häufige Probleme bei der Teilnahme

Probleme unter Windows

Internet Explorer

Hin und wieder kann es Probleme bei der Teilnahme ĂĽber den Internet Explorer geben. Im Internet Explorer wird der Client mit Hilfe der ActiveX-Technologie gestartet.

Selbst wenn die oben angezeigte gelbe Leiste erscheint und man darauf klickt, um ActiveX zu installieren, funktioniert dies in manchen Fällen nicht. Manche Einstellungen (z. B. wenn der Anwender nicht Administrator auf dem Gerät ist) führen dazu, dass ActiveX nicht richtig ausgeführt werden kann. In diesem Fall antwortet das Programm nicht oder es erscheint eine Fehlermeldung. Es kann dann notwendig sein, den Vorgang abzubrechen und den Sitzungsraum erneut zu betreten. Warten Sie in diesem Fall, bis nach ca. 15 Sekunden die „Manual-Join/Manuelle Teilnahme“-Option erscheint und klicken Sie dann auf „Manual-Join/Manuelle Teilnahme“.

Probleme beim Verbinden / Probleme beim Zugreifen auf den System Test Part II
Es kann passieren, dass der Computer „hängt“, wenn Sie versuchen, eine Verbindung mit einem Sitzungsraum oder dem Systemtest herzustellen.

  • In der Regel hängt dies mit ActiveX-Konflikten oder Problemen mit Sicherheitssoftware wie z. B. der Firewall zusammen.
  • Normalerweise warnen diese Programme Sie automatisch, wenn Meetlab zum ersten Mal versucht, sich mit dem Internet zu verbinden.
  • Dies funktioniert jedoch nicht immer.
  • Wenn Sie Sicherheitssoftware (z. B. Norton, McAfee, Avira und/oder die Windows-Firewall) verwenden und Probleme bei der Teilnahme an Sitzungen haben, können Sie Folgendes tun:

    1. Rufen Sie die Sicherheitssoftware auf und schalten Sie den Schutz ab oder deaktivieren Sie ihn.

      • Manchmal wird man gefragt, wie lange man den Schutz deaktivieren möchte.
      • Wählen Sie in diesem Fall einen kurzen Zeitraum.
    2. Betreten Sie den Sitzungsraum.

      • Der Client sollte nun problemlos starten, da die Sicherheitssoftware ausgeschaltet ist.
    3. Beim nächsten Versuch an einer Sitzung teilzunehmen, sollte Ihre Sicherheitssoftware nachfragen, ob Sie dem Client den Zugriff auf das Internet erlauben möchten.
      • Erlauben Sie den Zugriff.
      • Sie können den Client dann zukĂĽnftig ohne Probleme öffnen.

Bei der Verwendung des Internet Explorers 8 hängt das Programm bei der Nachricht Verifying Automatic Join/Automatisches Beitreten bestätigen
*Auf Grund bestimmter Browser-Einstellungen kann es mit dem Internet Explorer 8 dazu kommen, dass der Client bei der Nachricht Verifying Automatic Join/Automatisches Beitreten bestätigen hängen bleibt.

  • Dies trifft nicht auf alle IE-8-Anwender zu.
  • Die meisten Anwender, die IE 8 nutzen, können mit Hilfe des ActiveX-Plugins oder ĂĽber die „Manual-Join/Manuelle Teilnahme“-Option teilnehmen.
  • Sollte dieses Problem auftauchen und das Programm bei dieser Nachricht hängen bleiben, klicken Sie im IE-8-Browserfensterauf die Kompaitibilitätsansicht.
  • Die dazugehörige Schaltfläche finden Sie rechts von der Adresszeile.
  • Sie sieht aus wie ein zerrissenes StĂĽck Papier.
  • Sie sollten nun ohne Probleme an Ihrer Sitzung teilnehmen können.

Sie kennen Ihr Passwort nicht
*Wenn Sie zur Eingabe eines Passworts aufgefordert werden, sollten Sie zunächst in der Einladungs-E-Mail prüfen, ob Sie überhaupt ein Passwort erhalten haben.

  • Wenn Sie kein Passwort erhalten haben, sollten Sie den Sitzungsleiter oder Sitzungsassistenten kontaktieren.
  • Sollte es kein Passwort geben, können Sie versuchen, Ihr Login-Passwort zu verwenden, wenn Sie Zugang zu einem Meetlab Communication Center haben.

Seitenfehler
Die Fehlernachrichten Seite nicht gefunden/Site not found oder Die Client-Informationen für dieses Ereignis konnte nicht gefunden werden / The client information for this activity could not be found erscheinen, wenn Sie an einer Sitzung teilnehmen möchten.

  • In der Regel liegt ein Problem mit dem Beitreten-Link vor.
  • Stellen Sie sicher, dass der Link korrekt formatiert ist und keine Sonderzeichen enthält.
  • Versuchen Sie, den Link zu kopieren und dann im Browser einzufĂĽgen (Copy mit STRG+C & Paste mit STRG+V).

Nutzerfehler
Problem: Die Nachricht Error- The specified user is already in session / Fehler – Der angegebene Nutzer befinden sich momentan in einer Sitzung erscheint.

  • In der Regel liegt ein Problem beim Verbindungsaufbau vor.
  • Die meisten Teilnahme-Links, die per E-Mail verschickt werden, sind persönliche Teilnahme-Links.
  • Ein persönlicher Teilnahme-Link hat folgendes Format: https://kundenname.meetlab.com/join/sessionID/individualID
  • Sowohl die Sitzungs-ID als auch die persönliche ID werden mit einer Reihe von Buchstaben (z. B. abcdef) dargestellt.
  • Ein persönlicher Teilnahme-Link ist ausschlieĂźlich fĂĽr die Nutzung durch eine Person vorgesehen.
  • Aus diesem Grund kommt es zu Fehlermeldungen, wenn ein Teilnehmer den Link an einen anderen Teilnehmer weiterleitet.
  • Persönliche Teilnahme-Links sollten niemals weitergeleitet werden.
  • Allgemeine Teilnahme-Links haben das gleiche Format ohne individuelle Kennung am Ende: https://kundenname.meetlab.com/join/sessionID
  • Wenn Sie bei Ihrem persönlichen Link eine Fehlermeldung erhalten, können Sie versuchen, die letzte Buchstabenserie zu löschen und den Link dann in den Browser zu kopieren.
  • Loggen Sie sich ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden und betreten Sie den Sitzungsraum normal.

Probleme unter Mac OS

Problem: Eine Sitzung lässt sich auf einem Mac nicht öffnen. Der Ladevorgang beginnt und verschwindet dann.

  • Um die Software auf einem Mac zu verwenden, benötigen Sie OS Leopard oder höher (OS 10.5.X).
  • Stellen Sie darĂĽber hinaus sicher, dass die Java-Updates aktuell sind.
  • Rufen Sie dazu das Apple-MenĂĽ (oben links) auf und klicken Sie auf Software Update.
  • Wenn Sie einen Script-Blocker (z. B. NoScript) verwenden, mĂĽssen Sie sicherstellen, dass er so eingestellt ist, dass Meetlab ausgefĂĽhrt werden kann.
  • Sollte das Problem weiterhin bestehen, fĂĽhren Sie die unten beschriebenen Schritte aus.

Mozilla Firefox
*Wenn ein Teilnahme-Link angeklickt wird, sollte sich eine Registerkarte in Ihrem Browser und danach ein Downloadfenster öffnen.

  • Klicken Sie auf Ă–ffnen mit, wählen Sie im MenĂĽ Java Web Start aus und bestätigen Sie mit OK.
  • Ihre Sitzung wird automatisch gestartet.
  • In einigen Fällen kommt es vor, dass die Standardeinstellungen bereits auf Save File/Datei speichern geändert wurden
    • (durch Markieren des Kästchens Do this automatically for files like this from now on/Ab sofort automatisch fĂĽr alle Dateien diesen Typs durchfĂĽhren ).
  • Diese Einstellung muss rĂĽckgängig gemacht werden.
  • Rufen Sie das Firefox-MenĂĽ auf, klicken Sie auf Einstellungen, dann auf Anwendungen und suchen Sie dann die Einträge zu Java oder JNLP-Dateien.
  • Klicken Sie auf das Pulldown-MenĂĽ rechts und wählen Sie dann die Option Jedes Mal nachfragen.
  • Dies setzt die Standardeinstellung zurĂĽck.
  • Ihre Sitzung sollte nun ohne Probleme starten.

In Safari
*Zuerst mĂĽssen Sie sicherstellen, dass Java aktiviert ist.

  • Ă–ffnen Sie Safari und rufen Sie dann die Einstellungen auf.
  • Wählen Sie den Reiter Sicherheit.
  • Markieren Sie unter Web Inhalt die Kontrollkästchen Plug-Ins erlauben und JavaScript aktivieren.

Google Chrome
*Ă–ffnen Sie das Chrome-MenĂĽ und klicken Sie auf Einstellungen.

  • Scrollen Sie runter und klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen
  • Klicken Sie unter Datenschutz auf den Button Inhaltseinstellungen.
  • Wählen Sie unter JavaScript die Option AusfĂĽhrung von JavaScript fĂĽr alle Websites zulassen (empfohlen) aus.
  • Als VorsichtsmaĂźnahme können Sie auĂźerdem auf Ausnahmen verwalten klicken, um die eingerichteten Ausnahmen einzusehen.
  • Stellen Sie sicher, dass keine Ausnahmen fĂĽr Java- oder JNLP-Dateien eingerichtet sind.

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