Meetlab Handbuch

Funktionen in einer Sitzung

Teilnahme an einer Sitzung

Wenn der Client vollst√§ndig geladen wurde, erscheint die unten abgebildete Anwenderoberfl√§che (wenn Sie weder als Sitzungsleiter noch als Sitzungsassistent teilnehmen, sehen Sie nicht alle unten abgebildeten Optionen und einige Men√ľoptionen sind grau hinterlegt. Beachten Sie auch, dass alle Optionen, die im Communication Center oder auf Grund von Hardware-Einstellungen / -Konfigurationen deaktiviert sind, auch nicht angezeigt werden).

Die Registerkarte Start

  • Die Registerkarte Start ist der erste Reiter, der angezeigt wird, wenn Sie einen Sitzungsraum betreten.
  • In der Regel werden hier Informationen √ľber die Sitzung, einschlie√ülich der Sitzungsbezeichnung und aller Audio-Einstellungen angezeigt.
  • Je nach verwendetem Telefonsystem k√∂nnen Sie Internet-Audio (VoIP) nutzen (siehe Abbildung).
  • Es ist auch m√∂glich, dass Sie manuell eine Telefonnummer w√§hlen und ein Passwort eingeben m√ľssen (in einigen F√§llen au√üerdem eine pers√∂nliche ID).

Audio Details
Hier wird angezeigt, welche Audio-Optionen f√ľr die Sitzung verf√ľgbar sind. In der Regel gibt es zwei Audio-Arten:

  1. Teleconference (Telefonkonferenz)

    • Entweder als einfache oder integrierte Telefonkonferenz.
    • Die Telefonnummer wird in der Regel im Bereich Audio Details angezeigt.
    • Nachdem Sie sich eingew√§hlt haben, k√∂nnen Sie per Telefon mit dem Sitzungsleiter und anderen Teilnehmern kommunizieren.
    • Hinweis: Integrierte und einfache Telefonkonferenzen haben w√§hrend der Sitzung die gleichen Eigenschaften. Teilnehmer, die die einfache Telefonkonferenz-Option nutzen, haben w√§hrend der Sitzung jedoch keinen Zugriff auf die Moderator-Funktionen.
  2. Internet Audio

    • Bei Internet-Audio-Sitzungen k√∂nnen Sie mit dem Mikrofon und den Lautsprechern Ihres Computers andere Teilnehmer h√∂ren und mit ihnen sprechen.
    • Sie k√∂nnen ein Headset (empfohlen) oder einen Standalone-Lautsprecher mit einem Standalone-Mikrofon verwenden.
    • Wenn die Sitzung als Telefon- oder Internet-Audio-Konferenz eingerichtet wurde, haben Teilnehmer die Wahl, ob Sie sich einw√§hlen oder nur dem Internet-Audio-Stream des Audio-Anteils der Sitzung folgen m√∂chten.
    • Hinweis: Diese Option erlaubt es Anwendern, die via Internet-Audio an der Sitzung teilnehmen, nicht, Wortbeitr√§ge zu leisten. Sie m√ľssen sich in die Telefonkonferenz einw√§hlen, wenn Sie etwas beitragen m√∂chten.

Sitzungseinstellungen f√ľr Teilnehmer

Teilnehmer k√∂nnen w√§hrend einer Sitzung ihre Kommunikationseinstellungen anpassen. √úber My Controls (Meine Kontrollen) im Tool-Panel k√∂nnen Sie mit einem Klick auf viele Funktionen zugreifen, um √Ąnderungen vorzunehmen.

Status
Die Dropdown-Liste My Status (Mein Status) enth√§lt zahlreiche Feedbackoptionen. Alternativ k√∂nnen die aufgef√ľhrten Tastenkombinationen genutzt werden.

  • Mit Raise Hand (Hand heben) k√∂nnen Sie ein Handzeichen geben - klicken Sie erneut, um die Hand wieder zu senken.
  • Mit Step Away (Wegtreten) k√∂nnen Sie den Sitzungsraum vor√ľbergehend verlassen.
  • Mit Applaud (Allpaudieren) k√∂nnen Sie Beifall spenden.
  • Mit Thumbs up (Daumen rauf) k√∂nnen Sie Ihre Zustimmung ausdr√ľcken.
  • Mit Thumbs down (Daumen runter) k√∂nnen Sie zum Ausdruck bringen, wenn Sie etwas nicht gut finden.

Audio
Bei Verwendung der integrierten Audio-Option können Sie den Ton stummschalten oder die Stummschaltung aufzuheben.

Video
Wenn Sie eine Webcam angeschlossen und die Video-Option f√ľr die Sitzung aktiviert haben, k√∂nnen Sie die Kamera√ľbertragung hier aktivieren oder deaktivieren.

Sitzungseinstellungen f√ľr Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten

  • W√§hrend der Sitzung kann es n√∂tig sein, die Kommunikations-Einstellungen zu √§ndern.
  • Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie den Sitzungsleiter auf etwas aufmerksam machen m√∂chten, die Lautst√§rke Ihrer Stimme zu laut wiedergegeben wird oder Sie die anderen Teilnehmer nicht gut h√∂ren k√∂nnen.
  • √úber die Sitzungseinstellungen k√∂nnen Sie mit einem Klick auf viele Funktionen zugreifen, um √Ąnderungen vorzunehmen.

Teilen/Sharing

  • Die Teilen-Funktion erlaubt es dem Sitzungsleiter, eine Anwendung, einen Teilbereich des Bildschirms oder sogar den ganzen Desktop mit den Sitzungsteilnehmern zu teilen.
  • Dies ist selbst dann m√∂glich, wenn die Teilnehmer die entsprechende Anwendung nicht auf ihrem Computer installiert haben.
  • Hinweis: Nur Windows-Nutzer k√∂nnen Anwendungen teilen.
  • Um die Teilen-Funktion zu nutzen, klicken Sie zun√§chst auf den Share/Teilen-Button im Sitzungsmen√ľ oder auf Share auf der Sidebar/Seitenleiste im Tool/Werkzeug-Panel.
  • W√§hlen Sie aus, was Sie teilen m√∂chten:

Desktop

  • Mit dieser Funktion k√∂nnen Sie sofort Ihren kompletten Desktop mit den Teilnehmern teilen.
  • Fenster, die bereits ge√∂ffnet sind, werden ebenfalls angezeigt.
  • Dies gilt auch f√ľr E-Mail- oder Chatprogramme.

Anwendungen/Application - nur f√ľr PCs

  • Es wird eine Liste der momentan ge√∂ffneten Anwendungen auf dem Computer angezeigt.

  • Setzen Sie neben den Namen einer oder mehrerer Anwendungen einen Haken und klicken Sie unten auf Start, um die Anwendung(en) mit den Teilnehmern zu teilen.

Region/Bereich

  • W√§hlen Sie einen Teilbereich Ihres Bildschirms aus, der geteilt werden soll.
  • Ein Fenster √∂ffnet sich auf dem Desktop.
  • Klicken Sie oben im Fenster auf Start.
  • Der Bereich Ihres Desktops, der sich innerhalb des ausgew√§hlten Bereichs befindet, wird nun geteilt.
  • Sie k√∂nnen das Auswahlfenster beliebig bewegen oder die Gr√∂√üe anpassen, um den geteilten Bereich des Desktops anzupassen.

Sharing Toolbar

  • Sobald Sie die Teilen-Funktion startet, √∂ffnet sich die Sharing/Teilen-Toolbar/Seitenleiste oben im Bildschirm.
  • Wenn der Mauszeiger von der Toolbar/Seitenleiste wegbewegt wird, verschwindet sie.
  • Bewegen Sie Ihren Mauszeiger in den oberen Bildschirmbereich, um wieder auf die Toolbar/Seitenleiste zuzugreifen.

Präsentieren/Present

  • Dies ist ein n√ľtzliches Pr√§sentations- und Whiteboard-Tool, mit dem der Sitzungsleiter oder der Vortragende PowerPoint-Pr√§sentationen vorf√ľhren k√∂nnen, ohne sich dabei Gedanken um Softwareversionen oder Kompatibilit√§tsprobleme machen zu m√ľssen.
  • Die Pr√§sentationen werden im Powerboard-Dateiformat (.pbd) gespeichert.
  • Die Funktion beinhaltet auch Tools, mit denen man etwas auf der Folie markieren oder zeichnen kann, ohne die Original-Datei zu ver√§ndern.
  • Die Pr√§sentations-Funktion kann auch au√üerhalb einer Sitzung ge√∂ffnet und Dateien k√∂nnen f√ľr Nutzung au√üerhalb einer Sitzung gespeichert werden.

Notiz-Funktion/Annotation

  • Die Notiz-Funktion/Annotation ist im Pr√§sentations- und Whiteboard-Modus verf√ľgbar.
  • Mit dieser Funktion k√∂nnen Sitzungsleiter, Sitzungsassistenten und Vortragende in der Pr√§sentation Markierungen, Formen, Hervorhebungen, Unterstreichungen oder Text einf√ľgen.

Whiteboard

  • Diese Funktion nutzt die gleiche Oberfl√§che wie das Pr√§sentations-Tool und √∂ffnet ein virtuelles Whiteboard.

WebSync

  • WebSync ist ein synchronisierter Web-Browser und erlaubt es dem Vortragenden, der ganzen Gruppe Web-Inhalte zu zeigen.
  • √Ėffnen Sie die WebSync-Funktion, geben Sie eine beliebige Adresse ein und klicken Sie dann auf Go.

Umfragen/Poll

  • Mit dem Umfrage-Tool k√∂nnen Informationen aus einer bereits durchgef√ľhrten Umfrage aufgerufen werden oder es kann eine spontane Umfrage unter den Teilnehmern stattfinden.
  • Zum √Ėffnen des Umfrage-Tools klicken Sie entweder auf Poll oder Sie klicken auf Content/Inhalt und √∂ffnen das Tool von dort aus.

Medien (Media)

  • √úber die Schaltfl√§che Media k√∂nnen Sie entweder vorher hochgeladene Medien-Dateien oder einen Livestream √∂ffnen.
  • Klicken Sie zun√§chst auf Media.
  • Wenn der Filmclip bereits vorher hochgeladen wurde, klicken Sie ihn an und er wird automatisch ge√∂ffnet.
  • Medien k√∂nnen auch spontan ge√∂ffnet werden.
  • Klicken Sie daf√ľr auf New/Neu, geben Sie die URL ein und klicken Sie dann auf Go.

Livestream

  • Zum √Ėffnen eines Livestreams klicken Sie auf Live Stream, w√§hlen Sie unter Size/Gr√∂√üe die Gr√∂√üe und unter Quality/Qualit√§t die Qualit√§t (Bildrate/Framerate) aus.
  • Klicken Sie dann auf OK.
  • Sollte die Kamera die Aufl√∂sungsanforderungen f√ľr h√∂here Einstellungen nicht erf√ľllen, k√∂nnen Sie Allow software up-scaling/Erlaube Softwate-Skalierung ausw√§hlen, um dies zu kompensieren.

Container (Containers)
Drei Container werden standardmäßig in einer Sitzung angezeigt:

  • Attendees: Anzeige aller Teilnehmer, deren Status und Rolle.
  • Feedback: Zeigt und verfolgt Umfragen in Echtzeit.
  • Chat: Anzeige von √∂ffentlichen und privaten Chats, wenn diese Einstellung aktiviert ist.

Die Container können mit Hilfe des unten abgebildeten Symbols bearbeitet werden.

Die Optionen umfassen:

  • Dock: Steuern Sie, in welchem Bildschirmbereich die Container angezeigt werden.
  • Tab (nur f√ľr Teilnehmer):Mit dieser Option k√∂nnen Teilnehmer-Fotos und -Videos in der Reiteransicht in das Hauptfenster verschoben werden.
  • Float: Mit dieser Option k√∂nnen Container unabh√§ngig vom iLinc-Sitzungsfenster angezeigt werden. Sie eignet sich besonders f√ľr Anwender, die mehrere Monitore nutzen.

Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten haben dar√ľber hinaus drei weitere Optionen:

  • Dock for All
  • Tab for All
  • Float for All

Um die Standardansicht wiederherzustellen, klicken Sie auf Session (Sitzung) -> Restore Layout (Layout wiederherstellen).

Attendees

  • Als Teilnehmer in einer Sitzung haben Sie eventuell die M√∂glichkeit, die anderen Teilnehmer, die beigetreten sind, angezeigt zu bekommen.
  • Das Teilnehmer-Panel enth√§lt eine Liste aller Teilnehmer einschlie√ülich des Sitzungsleiters und der Sitzungsassistenten.
  • Im Men√ľ finden sich auch Shortcuts f√ľr Statuseinstellungen.
  • Au√üerdem lassen sich hier die Anzeigeoptionen f√ľr Teilnehmer anpassen, Audio- und Videooptionen steuern und einstellen, wer w√§hrend der Sitzung die Redebeitr√§ge steuern kann.

Feedback

  • Die Feedback-Option ist eine Umfragefunktion, die Sitzungsleiter nutzen k√∂nnen, um Feedback von den Teilnehmern einzuholen.
  • Wenn entweder m√ľndlich oder im Chat eine Frage gestellt wird, k√∂nnen Sie im Feedback-Bereich eine Antwort ausw√§hlen.
  • Mit den Shortcuts f√ľr die Feedback-Einstellungen k√∂nnen Sie u. a. steuern, wie Feedback-Ergebnisse angezeigt werden (z.B. Diagrammtyp) und Antworten eingeben.

Chat

  • Die Chat-Funktion erm√∂glicht einen schnellen und einfachen Austausch von Textnachrichten.
  • Abh√§ngig von den Sitzungseinstellungen k√∂nnen Sie mit dem Sitzungsleiter, den Sitzungsassistenten und/oder anderen Teilnehmern chatten.
  • Klicken Sie auf den Reiter Private, um eine Liste der Teilnehmer zu sehen, mit denen Sie chatten k√∂nnen.
  • Wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist, k√∂nnen Teilnehmer private Nachrichten an den Sitzungsleiter, Sitzungsassistenten und andere Teilnehmer senden.
  • Dazu muss der Name des Teilnehmers im Private-Reiter ausgew√§hlt werden.
  • Danach kann die Nachricht in den neuen Reiter, der sich im Chatbereich √∂ffnet, eingegeben werden.

√Ąndern der Schriftgr√∂√üe im Chat

  • Standardm√§√üig haben Chat-Texte eine kleine Schriftgr√∂√üe.
  • Um eine gr√∂√üere Schriftgr√∂√üe auszuw√§hlen, klicken Sie auf den Menu-Button im Chatbereich oder im Hauptmen√ľ.
  • Klicken Sie auf Session (Sitzung) -> Chat -> Font Size (Schriftgr√∂√üe) und w√§hlen Sie Small (kleine Schrift), Medium (mittelgro√üe Schrift) oder Large (gro√üe Schrift).

Speichern des Chatprotokolls

  • Um den Chat zu speichern, klicken Sie einfach auf File (Datei), dann auf Save (Speichern) und anschlie√üend auf Chat.
  • W√§hlen Sie aus, wo die Datei auf ihrem lokalen Computer oder auf einem Netzwerklaufwerke gespeichert werden soll.

Verwendung von Emoticons

  • Die Chat-Funktion unterst√ľtzt f√ľr die Kommunikation mit anderen Sitzungsteilnehmern viele beliebte Emoticons.
  • Bestimmte Kombinationen von Buchstaben und/oder Zeichen werden beim Absenden der Chatnachricht durch eine Grafik ersetzt.
  • Beispiele f√ľr Emoticons, die mit Chat verwendet werden k√∂nnen sind in der nachstehenden Tabelle aufgef√ľhrt.

Closed Captioning (Untertitel)

Diese Funktion ermöglicht eine spontane Echtzeit-Untertitelung einer Sitzung.

  • Um die Funktion nutzen zu k√∂nnen, muss die Option Closed Captioning vor Beginn der Sitzung im Communication Center aktiviert werden.
  • Rufen Sie zun√§chst oben rechts auf das Communication-Center-Men√ľ auf.
  • Eine kurze Erkl√§rung der angezeigten Steuerungsoptionen:
  1. Hide Captioning/Untertitel verstecken: Mit dieser Option wird die Untertitel-Ansicht auf dem lokalen Computer des Teilnehmers ausgeblendet.
  2. Select Stream/Stream wählen: Diese Option legt den CC-Stream, den die Teilnehmer sehen, fest.

    • Diese Option ist im Falle mehrsprachiger Untertitel n√ľtzlich.
  3. Font/Schrift: Mit dieser Option wird die Standardschriftart festgelegt.
  4. Size/Größe: Mit dieser Option wird die Größe des Textes festgelegt.
  5. Colors/Farben: Mit dieser Option werden die Text- und Hintergrundfarben festgelegt.
  6. Enter Captioning/Untertitel eingeben: Diese Option erlaubt es Sitzungsleitern und Sitzungsassistenten, mit der Eingabe von Untertiteln zu beginnen.
  7. Clear Captions/Untertitel löschen: Mit dieser Option werden die Inhalte des Untertitel-Fensters gelöscht.
  8. Select Stream for All/Stream f√ľr alle ausw√§hlen: Mit dieser Option kann ausgew√§hlt werden, welcher Stream allen Teilnehmern angezeigt wird.
  • Sobald der Teilnehmer, der die Untertitel verfasst, einen Text in das Untertitel-Fenster eingibt, erscheint der Text wie in der Abbildung.
  • Um einem Teilnehmer die M√∂glichkeit zu geben, Untertitel zu verfassen, machen Sie einen Rechtsklick auf den Namen des Teilnehmers und w√§hlen dann enable caption entry (Eingabe eines Untertitels erlauben).

Die Aufnahme-Funktion/Recording

  • Um eine Aufnahme zu starten, klicken Sie auf das Aufnahme-Symbol oben rechts und dann auf Record Session/Sitzung aufnehmen.
  • Die Aufnahme der Sitzung beginnt sofort.
  • Das Aufnahme-Symbol wird auf PCs in der Taskbar (unten rechts neben der Zeitanzeige) und auf Macs in der oberen Leiste angezeigt.
  • Klicken Sie auf dieses Symbol oder auf das Symbol im Client, um die Aufnahme zu unterbrechen oder zu beenden.
  • Wenn die Aufnahme unterbrochen wird, √∂ffnet sich ein Dialogfenster mit der Option, die Aufnahme zu speichern, zu l√∂schen oder die Aufnahmedatei umzubenennen.

Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen/Breakout Groups

  • Der Sitzungsleiter kann einer Gruppe von Teilnehmern einen anderen Sitzungsraum zuweisen, in dem die Teilnehmer der Gruppe dann f√ľr einen festgelegten Zeitraum zusammenarbeiten.
  • Im Gruppen-Sitzungsraum haben Teilnehmer alle M√∂glichkeiten, die sie in der Hauptsitzung haben.
  • Dazu geh√∂ren die Option, Inhalte, Anwendungen, Whiteboard-Dateien und ihren Browser zu teilen.
  • Teilnehmer k√∂nnen um Feedback bitten oder unter den Gruppenteilnehmern eine Umfrage durchf√ľhren.
  • Wenn der f√ľr die Gruppenarbeit festgelegte Zeitraum abgelaufen ist, betreten alle Teilnehmer der Gruppe automatisch wieder den Raum der Hauptsitzung und k√∂nnen dort die restlichen Teilnehmer √ľber Ergebnisse der Gruppenarbeit informieren.

Arbeiten mit Ihrer Gruppe

  • Wenn Sie vom Sitzungsleiter einer Arbeitsgruppe zugeteilt werden, aktualisiert sich das Teilnehmer-Panel und zeigt nur noch die Teilnehmer an, die zur Arbeitsgruppe geh√∂ren.
  • Teilnehmer k√∂nnen chatten oder Internet-Audio (VoIP) nutzen, wenn die Sitzung entsprechend eingerichtet und die Audio-Funktion aktiviert ist.
  • Wenn der Gruppe bestimmte Inhaltselemente zugewiesen werden, k√∂nnen diese √ľber den Reiter Content/Inhalt aufgerufen und eingesehen werden.

Zeitlimits f√ľr Arbeitsgruppen

  • Der Sitzungsleiter kann einen beschr√§nkten Zeitraum f√ľr die Gruppenarbeit festlegen.
  • Wenn ein Zeitlimit festgelegt wurde, betreten alle Teilnehmer nach Ablauf der Zeit automatisch wieder den Raum der Hauptsitzung.
  • Die Sitzung wird dann normal weitergef√ľhrt und der Sitzungsleiter oder der Redner fahren mit der Pr√§sentation oder Diskussion fort.
  • Die verbleibende Zeit f√ľr die Arbeit in der Gruppe wird im Timer im Breakout-Reiter angezeigt.
  • Um die Gruppe vor Ablauf der Zeit zu verlassen, klicken Sie auf das Exit-Symbol.
  • Sie kehren dann automatisch in die Hauptsitzung zur√ľck.

Redebeiträge in Arbeitsgruppen

  • In einer Arbeitsgruppe haben alle Teilnehmer die gleiche Kontrolle √ľber die Sitzungsfunktionen.
  • Teilnehmer k√∂nnen jederzeit das Wort ergreifen oder weitergeben, um Kontrolle √ľber die Audio- und Sitzungs-Inhalte zu erlangen.
  • Um das Wort zu ergreifen, klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol im My-Controls-Reiter oder doppelklicken auf Ihren Namen im Teilnehmer-Panel.
  • Um zu vermeiden, dass die Teilnehmer einander unterbrechen, sollten Sie mit dem Raise-Hand/Hand-heben-Symbol die Hand heben, um den anderen Teilnehmern mitzuteilen, dass Sie das Wort ergreifen m√∂chten.
  • So kann der aktuelle Redner seinen Redebeitrag beenden, bevor Sie das Wort ergreifen.
  • Wenn Gruppen stets die Raise-Hand/Hand-heben-Funktion nutzen, kann der aktuelle Redner entweder auf den Namen des jeweiligen Teilnehmers klicken und ihm mit dem “Give-Floor/√úbergebe Podium”-Symbol das Wort √ľbergebenden oder einfach warten, bis der Teilnehmer, der die Hand gehoben hat, von alleine das Wort ergreift.
  • Wenn Teilnehmer das Wort haben, k√∂nnen sie alle verwendeten Anwendungen und Inhalte steuern.
  • Sie k√∂nnen auch neue Anwendungen oder Inhalte √∂ffnen.

Direktzugriff

Ticket aufgeben Status Kontakt Remote-Support