Meetlab Integration

Meetlab Outlook Add-in

Einleitung

Mit dem Meetlab Outlook Add-in k√∂nnen Sie neue Meetlab Sitzungen und Meetings direkt aus Outlook heraus planen und terminieren, bereits bestehende Sitzungen hinzuf√ľgen oder auch Sofort-Sitzungen starten, ohne dass Sie Outlook daf√ľr verlassen m√ľssen.

Systemvoraussetzungen

Bitte stellen Sie ”’vor”’ der Installation des ”Outlook Add-ins” sicher das Ihr PC die ”Mindestsystemvoraussetzungen” erf√ľllt.
Um das Meetlab-Outlook Add-in installieren zu k√∂nnen, ben√∂tigen Sie einen PC der auf ”’Windows”’ XP, Vista oder Windows 7 l√§uft und auf dem ”’MS Outlook”’ 2003, 2007 oder 2010 installiert ist.
Bitte beachten Sie, dass Sie auf dem ausf√ľhrenden Rechner ”’Administrator-Rechte”’ haben m√ľssen, um die notwendigen Komponenten installieren zu k√∂nnen.
Outlook f√ľr Mac OS wird zurzeit nicht unterst√ľtzt!

Installieren des Meetlab Outlook Add-in

  • Wenn Sie eine fr√ľhere Version des Add-ins f√ľr Outlook installiert haben, so m√ľssen Sie die vorherige Version deinstallieren.
  • Klicken Sie hierf√ľr auf die Schaltfl√§che Start (oder Start Orb in Windows Vista oder 7), dann auf Programme » Deinstallieren.
  • Bitte befolgen Sie die Anweisungen des Windows Installers zur Deinstallation um mit der Installation des aktuellen Add-ins fortzufahren.
  • Schlie√üen Sie bitte alle offenen Microsoft Programme (z.B: Office, Word, Excel, Outlook, etc.)
  • Loggen Sie sich in Ihr Meetlab Communication Center ein.
  • Scrollen Sie runter, bis Sie die Learn more (Mehr)-Sektion auf der Start-Seite erreichen.
  • Klicken Sie auf den Eintrag Install Outlook Add-in (Installiere das Outlook Add-in).
  • Sie werden zu einer Seite mit Standard-Download- und Installationsinformationen weitergeleitet.
  • Bitte halten Sie Ihre Meetlab Seitenadresse, Ihren Meetlab Nutzernamen als auch Ihr Communication Center Passwort bereit.
  • Je nach Outlook-Version k√∂nnen Sie entweder Ihre Version ausw√§hlen (Outlook 2003, 2007, oder 2010) oder Sie klicken direkt auf den Button Download.
  • Folgen Sie den Download-Anweisungen.
  • Speichern Sie die Datei und f√ľhren Sie das Installationsprogramm als Administrator aus.
  • Starten Sie Outlook.
  • Sie m√ľssen beim ersten Start Ihre 1. Meetlab-Website-Adresse, Ihren 2. Benutzernamen und Ihr 3. Communication Center Passwort eingeben.

Outlook Add-in Funktionen

Funktionen

  • Nach dem ersten Start von Outlook nach der Installation, werden Sie feststellen, dass eine zus√§tzliche Symbolleiste zur Verf√ľgung steht:
  • Diese Symbolleiste erm√∂glicht es Ihnen auf eine Vielzahl von Meetlab Funktionen zuzugreifen.
  • Beginnen Sie, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken:
  • Meet Now (Sofort-Sitzung): Starten Sie eine Sofort-Sitzung und laden sie andere spontan dazu ein.
  • Schedule a Meeting (Sitzung planen): Planen Sie eine Sitzung zu einem sp√§teren Zeitpunkt.
  • Join a Session (Sitzung beitreten): Starten Sie eine Sitzung mit Ihrer Session-ID.
  • My Sessions (Meine Sitzungen): Greifen Sie auf Ihre geplante Sitzungen zu.
  • Synchronize (Synchronisieren): Synchronisieren Sie das Outlook-Add-in mit Ihrem Meetlab Communication Center.
  • Upload My Picture (Mein Foto hochladen): Laden Sie ein Bild von sich in Ihr Profil.
  • Edit “My Room” (“Meinen Raum” bearbeiten): Greifen Sie auf die Einstellungen Ihres pers√∂nlichen Meeting-Raums zu und √§ndern Sie diese.
  • Report on My Room (Berichte f√ľr meinen Raum): Greifen Sie auf Sitzungs- und Teilnahme-Berichte f√ľr Ihren pers√∂nlichen Meeting-Raum zu.
  • Reports (Berichte): Zugang zu allen Berichten von allen Ihren Sitzungen.
  • Communication Center: Greifen Sie auf Ihr Meetlab Communication Center und alle seine Optionen und Einstellungsm√∂glichkeiten zu.
  • Help (Hilfe): Hilfe- und Support-Sektion.
  • About (√úber): Informationen √ľber die Software-Version.

Meet Now (Sofort-Sitzung)

  • Die Meet Now (Sofort-Sitzung) Option erlaubt es Ihnen ad hoc eine Sitzung zu starten und Einladungen an die gew√ľnschten Teilnehmer zu versenden.
  • Dies kann auch mit der Meet Now-Taste auf der Outlook-Symbolleiste durchgef√ľhrt werden.

Nutzung der Meet Now Option

  • Klicken Sie auf Meet Now und w√§hlen Sie eine von zwei M√∂glichkeiten:

    1. Use My Room (Meinen Raum nutzen): Nutzen Sie Ihren pers√∂nlichen Raum f√ľr die Sitzung.

    2. Create an Instant Meeting (Erstelle ein Sofort-Meeting): Diese Option erstellt eine neue Sofort-Sitzung, ähnlich dem Add New Instant Session (Erstelle neue Sofort-Sitzung) innerhalb des Meetlab Communication Centers.
  • Eine E-Mail mit den Sitzungsdetails wird automatisch erstellt.
  • F√ľgen Sie noch die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, die Sie zu der Sitzung einladen m√∂chten, geben Sie noch einen sitzungsspezifischen Text ein und klicken Sie auf Send (Senden).
  • Wenn Sie an der Sitzung teilnehmen wollen ohne eine E-Mail zu versenden, so schlie√üen Sie die E-Mail und best√§tigen, dass Sie immer noch gerne an der Sitzung teilnehmen w√ľrden.
  • Sie werden automatisch zur Sitzung zugelassen.

Schedule a Meeting (Meeting planen)

  • Mit dieser Option planen Sie eine k√ľnftige Sitzung und k√∂nnen eine Outlook-Sitzungs-Einladung aus Outlook heraus an die Besprechungsteilnehmer versenden.
  • Wenn Sie zur Option Schedule Meeting (Meeting planen) gelangen k√∂nnen Sie aus zwei M√∂glichkeiten w√§hlen:
    1. Use My Room (Meinen Raum nutzen): Nutzen Sie Ihren pers√∂nlichen Raum f√ľr die Sitzung
    2. Create a New Room (Neuen Raum erstellen): Durch Auswahl dieser Option wird ein neuer, eindeutiger Sitzungsraum f√ľr Ihre geplanten Besprechung erstellt.
  • Als n√§chstes wird eine Outlook-Kalender Einladung mit den Sitzungsdetails erstellt.
  • Stellen Sie das Datum und die Uhrzeit ein, f√ľgen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer die Sie einladen m√∂chten ein und klicken Sie auf Send (Senden).

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Anpassen der Sitzungseinstellungen

  • Sobald Sie eine Sitzung gestartet haben, besteht die M√∂glichkeit, entweder die standardm√§√üigen Optionen zu nutzen, oder diese ad-hoc einzustellen.
  • Beginnen Sie, indem Sie auf das Besprechungs-Steuer-Symbol am unteren Rand der Einladungs-E-Mail klicken.
  • Hinweis: In Office 2003 wird dies als Registerkarte am oberen Rand der E-Mail anstatt als “Pluszeichen”-Symbol unten angezeigt.

Content (Inhalt)

  • Als n√§chstes werden Sie auf die Registerkarte Content (Inhalt) geleitet, wo Sie Inhalte hochladen oder entfernen k√∂nnen.
  • Laden Sie jedweden f√ľr Sie notwendigen Inhalt √ľber diese Option hoch und dieser steht Ihnen sp√§ter in Ihrer Sitzung zur Nutzung zur Verf√ľgung.
  • Jede Art von Content (Inhalt) wird automatisch in die Content Library (Inhaltsbibliothek) zur sp√§teren Nutzung hochgeladen.
  • Um bereits auf in der Content Library (Inhaltsbibliothek) befindliche Inhalte zuzugreifen, klicken Sie bitte den Bibliotheks- (Libraries)-Button, suchen den relevanten Inhalt aus und best√§tigen mit einem Klick auf Submit (Best√§tigen).
  • Sie k√∂nnen die Reihenfolge eines Inhaltsteils der Liste bearbeiten, entfernen, hinzuf√ľgen oder √§ndern.
  • Um Inhalte zu laden, w√§hlen Sie den entsprechenden Dateityp aus dem Drop-down-Men√ľ in der oberen linken Ecke.
  • Beim Hinzuf√ľgen einer Datei √∂ffnet sich ein Dialogfenster wie in der Abbildung oben dargestellt.
  • Bestimmte Optionen werden entsprechend dem Dateityp abweichen.
  1. Geben Sie Ihrem Inhalt einen Titel.
  2. Eine Beschreibung kann optional angegeben werden.
  3. Suchen und finden Sie die Inhalts-Datei auf Ihrem Rechner / Server (kompatible Dateierweiterungen werden unter dem Eingabefeld angezeigt).

    • F√ľr bestimmte Datei-Typen (z.B. Media Link) kann man auch eine URL hinterlegen oder auch eine XML-Datei importieren.
  4. Im Punkt Availability (Verf√ľgbarkeit) ist der Punkt ”’Allow this item to be available in Session (Stellt diese Datei in der Sitzung zur Verf√ľgung) ”’ standardm√§√üig aktiviert.

    • Wenn Sie sich f√ľr diese Option entschieden haben, k√∂nnen Sie dar√ľber hinaus entscheiden, ob der entsprechende Inhalt per Auto Launch (Auto-Start) automatisch gestartet oder aber vor den Teilnehmern der Sitzung versteckt werden soll.
  5. Als n√§chstes m√ľssen Sie entscheiden, ob auf den Inhalt von Ihrer Meetlab Homepage, aus √∂ffentlichen Sitzungen oder direkt aus den Einladungsmails heraus zugegriffen werden kann.

Dateitypen:

  • Media (Medien): Laden Sie eine Medien-Datei von Ihrem Rechner oder Server hoch.
  • Recording (Aufnahme): Integrieren Sie eine weitere Sitzungs-Aufnahme in Ihre Sitzung.
  • Powerboard File (Powerboard Datei): Die Powerboard-Datei (PDB-Datei) ist ein Format zum konvertierten und speichern von Powerpoint-Pr√§sentationen und Whiteboard-Dateien. Diese Einstellung erm√∂glicht es Ihnen, bereits konvertierten Dateien hochladen.
  • PowerPoint Presentation (PowerPoint Pr√§sentation): Konvertieren Sie Ihre Powerpoint-Pr√§sentationen in unser universell anzeigbares Powerboard Dateiformat, f√ľr den einfachen Zugriff und den Einsatz in Ihren Sitzungen.
  • Polling (Umfragen/Abstimmung): Erstellen Sie interaktive Umfragen.
  • WebSync URL (Synchronisierter Web-Browser): WebSync erlaubt Ihnen die Browser der Teilnehmer innerhalb der Sitzung zu einer bestimmten Zieladresse zu navigieren. Hinterlegen Sie in diesem Abschnitt eine URL um in der Sitzung schnell darauf zugreifen zu k√∂nnen.

Haupt-Informationen

Audio

  • W√§hlen Sie die Audio-Option, die Sie f√ľr Ihre Sitzung verwenden m√∂chten,.
  • Das Drop-Down erm√∂glicht Ihnen die Auswahl von einer von vier Einstellungen:
    1. Teleconference (Telefonkonferenz): Verwendet eine Konferenzbr√ľcke.
    2. Internet Audio: Nutzt VoIP, um die Kommunikation zu ermöglichen.
    3. Teleconference (Telefonkonferenz): Die Teilnehmer können wählen, VoIP ist nur zum zuhören.
    4. Keine (None): Keine integrierte Audiol√∂sung - Alle Felder unten f√ľr Quelleninformationen werden ausgeblendet und verschwinden.

Source (Audio-Quelle)

  • Dieses Drop-down erscheint, wenn Sie entweder die Audio-Option Teleconference (Telefonkonferenz) oder aber Teleconference (Telefonkonferenz) & Internet Audio ausgew√§hlt haben.
  • Die ersten drei Punkte k√∂nnen nur ausgew√§hlt werden, wenn das Nutzerkonto mit einem Telefon-/Konferenz-Service verkn√ľpft wurde.
    1. Create Unique Session (Erstelle einmalige Sitzung): W√§hlt eine Telefonnummer (wenn vorhanden), vergibt einen einmaligen Code f√ľr diese Sitzung, und f√ľgt die Informationen automatisch ein.
    2. Use Leader’s Information (Nutzer Informationen des Sitzungsleiters): Das System w√§hlt eine der Rufnummern und PIN-Codes aus, die dem Sitzungsleiter zugewiesen wurden und f√ľgt diese Informationen in die Liste ein.
    3. Attendees Dial Out from Web Only (Teilnehmereinwahl nur √ľber das Netz): Zeigt keine Rufnummer an, die Teilnehmer anrufen k√∂nnen um sich einzuw√§hlen, stattdessen wird ein Dialogfeld angezeigt, in welches die Teilnehmer Ihre Rufnummer eintragen k√∂nnen.
    4. Other (Andere): F√ľr nicht-integrierte Benutzer (oder Benutzer, die eine andere Audiobr√ľcke f√ľr einen einzelnen Anruf nutzen m√∂chten), wird hier die manuelle Eingabe der Rufnummer und PINs oder Codes erm√∂glicht.

Zu den Eingabefeldern

  • Primary Dial-In (Prim√§re Einwahlnummer): Die Haupteinwahlnummer zu Ihrer Konferenz

  • Alternate Dial-In (Sekund√§re Einwahlnummer): Eine zweite Einwahlnummer f√ľr Teilnehmer, die die Haupteinwahlnummer aus diversen Gr√ľnden (Internationale Restriktionen, etc) nicht nutzen k√∂nnen
  • Passcode (Sitzungs-Code-/PIN): Der erforderliche Zugangscode f√ľr den Eintritt in den Konferenzraum.
  • Moderator Code (Moderator-Code/-PIN): Ein spezieller Code f√ľr alle Sitzungsleiter und Assistenten , der hilft diese schnell im Meetlab-System zu identifizieren.
  • Mute Participants on Entry - integrated only (Schalte alle Teilnehmer beim Betreten stumm - nur integrierte):Erm√∂glicht dem Sitzungsleiter alle Teilnehmer beim Betreten des Konferenzraumes stummzuschalten. Sitzungsleiter und Assistenten bleiben davon ausgenommen.
  • Turn off participant speakers on entry and restrict speaker control - Internet Audio Only (Schalte Lautsprecher der Teilnehmer beim Eintritt aus und kontrolliere diese): Diese Option erlaubt es dem Sitzungsleiter oder Assistenten Audio f√ľr alle Sitzungsteilnehmer stumm zu schalten. Diese Option entzieht den Sitzungsteilnehmern auch die Kontrolle √ľber Ihre Lautsprecher.
  • Entry Alert/Exit Alert (Warnton beim Betreten/Verlassen): In einigen F√§llen muss die integrierte Audio-L√∂sung, sofern vorhanden, erkennen k√∂nnen, ob ein Sitzungsteilnehmer den Raum betreten oder verlassen hat. Voreingestellt ist die Tonwahl.
  • Visual (Visuell): Erm√∂glicht die Auswahl entweder nur Teilnehmer-Fotos oder aber Live-Videos der Teilnehmer einzublenden. Live-Video-Optionen beinhalten die Gesamtgr√∂√üe (in Pixeln) und die Qualit√§t (Framerate ‚Äď Festlegung von Bildern/Sekunde).
  • Normale Qualit√§tsparameter sind Niedrig (2 Bilder pro Sekunde), Medium (5 Bilder pro Sekunde) und Hoch (15 Bilder pro Sekunde).
  • Bei geringer Bandbreite oder Kamera-Beschr√§nkungen k√∂nnen Sie auch eine automatische Anpassung der Bildrate im Video-Modus vornehmen. Die ben√∂tigte Bandbreite wird im laufenden Betrieb berechnet.
  • Warnungen, wann Ihr Bedarf potentiell hoch ist, sind eingeschlossen.

Controlled By (Gesteuert durch)

  1. Restricted Leader - meeting only) (Eingeschränkter Leiter - Nur Meeting): Hat die Fähigkeit, eine Sitzung zu steuern, aber nicht die Möglichkeit eine Übertragung von jemand anderem in der Sitzung zu beantragen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Sitzungsleiter automatisch ein eingeschränkter Sitzungsleiter.
  2. Leader (Leiter): Ist die Standardeinstellung und stellt sicher, dass niemand ohne Erlaubnis die Kontrolle √ľbernimmt, au√üer ihm selbst.
  3. Anyone (Jeder): Alle Sitzungsteilnehmer können unaufgefordert das Wort ergreifen, ganz gleich ob es Ihnen gegeben wurde.

In a Session - Sharing Settings (In der Sitzung - Freigabe/Teilen-Optionen)

Diese Einstellungen betreffen die Gesamtauflösung und können jeweils, in Abhängigkeit zur vorhandenen Bandbreite rauf und/oder runter gesteuert und gebuffert werden.

  • Start Page (Startseite): Sie k√∂nnen die Startseite anpassen, vollst√§ndig √§ndern, eine Vorschau betrachten oder vollst√§ndig zur Originalversion zur√ľckkehren.
  • Synchronized Web Browser Home Page (WebSync Home Page): N√ľtzlich, wenn Sie eine von Ihrer Startseite abweichende Seite haben, die beim √Ėffnen des WebSync-Browsers automatisch geladen werden soll.
  • Auto-Launch Web Page on Exit (Starte automatisch Webseite beim Verlassen): N√ľtzlich, wenn Sie wollen, dass die Sitzungsteilnehmer eine bestimmte Seite nach Verlassen der Sitzung sehen sollen (bspw. Feedback-Formular). Sie k√∂nnen auch festlegen, dass nur die Gast-Teilnehmer die Seite sehen, so dass die normalen Benutzer dies umgehen k√∂nnen (Abbildung oben).
  • Allow captioning in session (Erlaube Untertitel/Notizen in Sitzungen): Erlaubt es Untertitel/Notizen zu verwenden.
  • Show captions by default for all attendees (Zeige standardm√§√üig Untertitel/Notizen allen Teilnehmern): Diese Option stellt sicher, dass alle Sitzungsteilnehmer die Untertitel/Notizen sehen, egal ob der Sitzungsleiter oder die Teilnehmer dies gew√§hlt haben.

Advanced Session Configuration (Erweiterte Sitzungseinstellungen)

Obwohl dies keine Haupt-Sektion bei der Bearbeitung und Einrichtung Ihres Raumes ist, ist es eine äußerst wichtige und mächtige Gruppe von Optionen, die Sie verwenden können, um Ihre Sitzungen anpassen.

  • Klicken Sie das Men√ľ auf und es wird auf sechs verschiedenen Kategorien erweitert.
  • Jede dieser Kategorien (Teilnehmer, R√ľckmeldung, etc.), erm√∂glicht es Ihnen Einstellungen f√ľr den Sitzungsleiter, den Assistenten und (gegebenenfalls) Teilnehmer vorzunehmen.
  • ”’Reset All To Default (Alles auf Grundeinstellung zur√ľcksetzen) ”’: Um alle Werte auf die Standardwerte f√ľr die Site zur√ľckzusetzen, klicken Sie einfach auf den Link.
Attendees (Teilnehmer)
  • Initial Panel Display (Initiale Teilnehmer-Fenster Position): Entscheiden Sie, ob die Teilnehmer-Bereiche auf dem Bildschirm oder √ľberhaupt angezeigt werden sollen. Weitere Optionen beinhalten das Minimieren des Teilnehmer-Bereiches und das Separieren des aktuell Vortragenden/des Worthalters.
  • Allow Video Sharing (Erlaube Videofreigabe): Verbietet oder Erlaubt das Zeigen von Videos und ob dieses beim Eintreten des Raumes abgespielt werden soll.
  • Display Green Meter (Zeige Green Meter an): An- und ausschalten des Green-Meters.
  • Display Hand Raise in Attendee List (Zeige Handzeichen in Teilnehmerliste): √Ėffentliche Anzeige der Option Hand heben.
  • Display Participation Meter in Attendee List (Zeige Teilnehmeraktivit√§t in Teilnehmerliste an): Erlaubt es Sitzungsleitern und Assistenten zu sehen ob die Sitzungsteilnehmer fokussiert arbeiten oder durch Multitasking abgelenkt sind.
  • Display Feedback Choice in Attendee List (Zeige Feedback der Teilnehmer): √Ėffentliche Anzeige der Option Feedback.
  • Display Audio Status in Attendee List (Zeige Audio-Status in Teilnehmerliste): Zeigt den Status (verbunden, ged√§mpft, stummgeschaltet, etc.).
  • Display Video Status in Attendee List (Zeige Video-Status in Teilnehmerliste): Zeigt den Video-Status.
  • Allow Glimpse (Erlaube Glimpse): Schaltet Glimpse ein oder aus. Glimpse erstellt einen Screenshot vom Desktop eines Teilnehmers.
  • Allow Dismiss All Participants (Erlaube alle Teilnehmer zu entfernen): Erlaubt es dem Sitzungsleiter und Assistenten eine gesamte Sitzung sofort zu beenden.
  • Allow Send Invite (Erlaube Einladungen zu versenden): Erlaubnis Sitzungs-Einladungen zu versenden.
  • Allow File Transfer (Erlaube Datei-Austausch): Erlaubnis eine Daten√ľbertragung mit einem Teilnehmer zu beantragen.
  • Allow Break Out Group Creation (Erlaube Erstellung von Arbeitsgruppen): Schaltet Option Break Out Groups ein oder aus.
  • Allow Docking/Undocking (Erlaube an- und abdocken): Erlaubt es den Teilnehmern das Gesamterscheinungsbild Ihres Sitzungsfensters durch ziehen und Neuordnen der Komponenten anzupassen.
Feedback

Entscheiden Sie, an welcher Stelle der Feedback-Bereich erscheinen und ob dieser minimiert oder maximiert angezeigt werden soll.

Chat
  • Initial Panel Display (Initiale Chat-Fenster Position): Wo soll das urspr√ľngliche Chat-Fenster angezeigt werden wenn es minimiert oder maximiert ist.
  • Display Attendee List and Include Attendees (Zeige Teilnehmerliste an): Zeigt die Teilnehmerliste an.
  • Allow Save (Erlaube Speichern): Aktiviert / deaktiviert die M√∂glichkeit den Chat zu speichern
  • Allow Emoticons (Erlaube Emoticons): Schaltet Emoticons ein oder aus.
  • Allow Docking/Undocking (Erlaube an- und abdocken): Aktiviert / deaktiviert die M√∂glichkeit das Chat-Fenster los zu l√∂sen.
Content (Inhalt)
  • Display Content Tab (Zeige Inhaltsregister an): Dieses Register erlaubt es dem Sitzungsleiter-/Assistenten Inhalte spontan und ad-hoc zu betrachten, zu √§ndern, hinzuzuf√ľgen und aufzurufen.
  • Allow Free Tab Movement (Erlaube Register zu bewegen): Steuert die F√§higkeit zwischen den Registern hin und her zu schalten, auch dann, wenn der Sitzungsleiter die Teilnehmer zu einem anderen Register bewegt.
  • Allow Tab Closing (Erlaube Register zu schlie√üen): Erm√∂glicht / deaktiviert die F√§higkeit Tabs zu schlie√üen.
  • Allow Content Add (Erlaube Inhalt hinzuzuf√ľgen): Inhalte k√∂nnen ad-hoc hinzugef√ľgt werden, wenn aktiviert.
  • Sharing (Freigeben/Teilen): Bestimmt, wer eine Bildschirm-√úbertragung initiieren und kontrollieren darf.
  • Powerboard: Erlaubt es Powerboard zu starten, sowie das unabh√§ngige Bewegen zwischen Folien und speichern und drucken dieser.
  • WebSync - Synchronized Browser (Synchronisierter Browser): Erlaubt es den Browser synchron zu starten als auch unabh√§ngig zu bewegen.
  • Allow Polling/MediaLink Launch (Erlaube Start/Abspielen von Umfragen/Mediendateien): Steuert die Berechtigungsstufen f√ľr die Start-Funktion von Umfragen oder Media-Dateien.
Exit Prompts (Schlussansagen)

In diesem Abschnitt aktiviert/ deaktiviert man die Abschluss-Anzeigen beim Verlassen der Sitzung (z.B.: Speichere Chat, Speicher Teilnehmerliste, Alle aus der Sitzung entlassen, etc.).

Alert Sounds (Warntöne)

Warntöne können so eingestellt werden, dass diese abgespielt werden wenn ein Teilnehmer die Sitzung betritt, verlässt, die Hand hebt oder ein Chat eintrifft.

Join a Session (Einer Sitzung beitreten)

Wenn man die Session ID (Sitzungs-ID) hat, kann man direkt an einer Sitzung teilnehmen indem man die Option Join a Session (Einer Sitzung beitreten) wählt.

Meine Sitzungen

Der Punkt My Sessions (Meine Sitzungen) zeigt Ihnen alle verf√ľgbaren Sitzungen, einschlie√ülich derer, wo Sie als Sitzungsleiter, Assistent oder Teilnehmer gemeldet sind. Von My Sessions (Meine Sitzungen) ausgehend k√∂nnen Sie folgende Aktionen durchf√ľhren:

  1. Starten Sie eine Ad-hoc-Sitzung mit Meet Now.
  2. Planen Sie eine Sitzung mit Schedule Meeting (Meeting planen).
  3. Zugriff auf Ihre Outlook Optionen.
  4. Treten Sie jeder verf√ľgbaren Sitzung bei (Join Session/Sitzung betreten).
  5. √Ąndern Sie die Einstellungen unter View (Ansicht) um Sitzungen f√ľr Heute, diese Woche, diesen Monat, dieses Jahr, alle geplanten Sitzungen oder alle verf√ľgbaren Sitzungen einzubeziehen.
  6. Wenn Sie der Sitzungsleiter oder Eigner einer Sitzung sind, können Sie die Sitzung durch einen Klick auf das Stift-Symbol in der Spalte Actions (Aktionen) bearbeiten oder auch ddurch einen Klick auf das X-Symbolå löschen.

√Ąndern von Standard-Optionen

  • In bestimmten F√§llen m√∂chten Sie evtl. Ihre Standardoptionen √§ndern.
  • Um zu den Optionen zu gelangen, navigieren Sie bitte zu My Sessions (Meine Sitzungen).
  • Sie werden eine Schaltfl√§che am oberen Rand sehen die einem Zahnrad √§hnelt.
  • Als n√§chstes werden Sie zum Bildschirm Options (Optionen) umgeleitet, der alle Ihre Standardinformationen anzeigt.

User Account (Nutzerkonto)

  • Ihre Meetlab Kunden-URL, Ihren Nutzernamen und Ihr Communications Center Passwort finden Sie hier.
  • Sollte sich eine der genannten Informationen √§ndern, so k√∂nnen Sie die √Ąnderungen hier durchf√ľhren.
  • Sie k√∂nnen die √Ąnderungen √ľberpr√ľfen, indem Sie auf Verify Account (Konto verifizieren) klicken.
  • So stellen Sie sicher, dass, die Informationen korrekt sind.

Default Email (Standard E-Mail)

  • Passen Sie Standard-Einladungsmail nach Ihren W√ľnschen in den Bereichen Betreff, Ort und Mail-Text an.
  • Vor dem Versenden der Mail haben Sie auch die M√∂glichkeit diese in einer Vorschau zu betrachten.

Room Preference (Raum-Einstellung)

  • Legt fest, ob Sie automatisch in Ihren Standard-Tagungsraum oder einen neuen Raum geleitet werden oder die beiden M√∂glichkeiten zur Auswahl stehen.

Synchronization (Synchronisation)

  • Legt fest, wie oft Outlook mit Ihrem Meetlab Communications Center synchronisiert wird.

System Tray Icon (Taskleistensymbol)

  • Legt fest, ob das Taskleistensymbol in der Taskleiste erscheinen soll und konfiguriert die Erinnerungsfunktion, die visuell ebenfalls in der Taskleiste stattfindet.

Taskleistensymbol (System Tray Icon)

Das System Tray Icon (Taskleistensymbol) wird automatisch als Teil der Outlook-Add-in-Software installiert. Die Taskleistensymbol zeigt Erinnerungsmeldungen zu den kommenden Sitzungen und stellt Verkn√ľpfungen zu allen Funktionen her.

The main Taskbar menus (Die Men√ľs innerhalb des Taskleistensymbols)
Eingangs wird Ihre Next Scheduled Session (Nächste geplante Sitzung) zusammen mit einem Join Link (Teilnahme-Link) zum Betreten der Sitzung (Join this session) angezeigt.

Meet Now (Sofort-Sitzung)

  • Startet sofort eine Sitzung und sendet die Einladungen aus Outlook heraus an die Teilnehmer
  • Kann auch durch einen Doppel- oder Rechts-Klick auf das Taskleistensymbol initiiert werden.

Schedule Meeting (Sitzung Planen)

  • Terminiert eine zuk√ľnftige Sitzung und sendet Kalender-Einladungen aus Outlook heraus an die Sitzungsteilnehmer.
  • Kann auch durch einen Rechts-Klick initiiert werden.

Join a Session (Einer Sitzung Beitreten)

  • Geben Sie eine Session ID (Sitzungs-ID) ein und nehmen direkt an der Sitzung teil.
  • Kann auch durch einen Rechts-Klick initiiert werden.

My Sessions (Meine Sitzungen)

  • Zeigt eine Liste aller Sessions (Sitzungen) des Nutzers.
  • Kann auch durch einen Rechts-Klick initiiert werden.

Synchronize (Synchronisiere)

  • Synchronisiert Ihre geplanten Sitzungen mit Ihrem Meetlab Communication Center.
  • Kann auch durch einen Rechts-Klick initiiert werden.

Options (Optionen)

  • Zugriff auf Ihre Konfigurationsoptionen.
  • Kann auch durch einen Rechts-Klick initiiert werden.

Video-Tutorial

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