Meetlab Schnellstart

Schnellstart - Anleitung Webkonferenz

Anmeldung im Communication Center

  • Verwenden Sie Ihren Login-Namen und Ihr Passwort, um sich in Ihrem Communication Center anzumelden.
  • Teilnehmer eines Meetings m√ľssen sich nicht anmelden.

Profil bearbeiten

  • Nachdem Sie sich im Communication Center angemeldet haben gelangen Sie durch Klicken auf den Button Profil bearbeiten zum Profil-Bearbeitungs-Bildschirm und k√∂nnen dort Ihr Profil anpassen.

Eine neue Sitzung einrichten

  • Klicken Sie im Men√ľ auf der Homepage auf eine der folgenden Optionen, um eine neue Sitzung einzurichten. Die verf√ľgbaren Einstellungsoptionen k√∂nnen je nach Nutzerlizenz entsprechend unterschiedlich sein:
  1. Meeting
  2. Schulung
  3. Webinar
  4. Support Raum
  5. Aufnahme

Ansichts-Optionen

  • Das Startfenster, das sich √∂ffnet, sieht folgenderma√üen aus:

Schnellansicht

  • In der Schnellansicht werden nur die wichtigsten Informationen zur Sitzung angezeigt.
  • Alle erweiterten Informationen werden in dieser Ansicht ausgeblendet.
  • Die Schnellansicht ist die richtige Option, wenn Sie bei den Sitzungsoptionen keine gr√∂√üeren Anpassungen vornehmen m√∂chten und die Sitzung zeitnah beginnen soll.

Wizard-Ansicht

  • Die Wizard-Ansicht wird Sie durch alle Einstellungsoptionen gef√ľhrt.
  • Das ist auch die empfohlene Ansicht.

Formularansicht

  • Bei der Formularansicht werden alle Optionen auf einer Seite aufgef√ľhrt.

Teilnehmer zu einer Sitzung einladen

  • Sie k√∂nnen w√§hrend der Erstellung und beim Bearbeiten der Sitzung Teilnehmer hinzuf√ľgen.
  • Klicken Sie zun√§chst auf Teilnehmer, um die Teilnehmerliste aufzurufen:
  • Um Teilnehmer zur Liste hinzuzuf√ľgen, geben Sie zun√§chst Vorname, Nachname sowie die E-Mail-Adresse in die vorgesehenen Felder oben links ein und klicken Sie dann auf Hinzuf√ľgen.
  • Wenn ein Teilnehmer bereits in der Vergangenheit an einer Sitzung teilgenommen hat, klicken Sie auf Teilnehmer ausw√§hlen und w√§hlen dann den gew√ľnschten Teilnehmer in der Liste aus.
  • Um einen Teilnehmer zum Sitzungsassistenten zu machen, setzen Sie in der Zeile mit dem Namen des Teilnehmers in der Spalte Assistent einen Haken im rechten Bildschirmbereich.
  • Um die Einladungen sofort zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfl√§che Speichern/Senden im unteren Seitenbereich.

Hinzuf√ľgen von Inhalten zur Bibliothek

  • Um Inhalte zur Bibliothek hinzuzuf√ľgen, klicken Sie unter Verwalten auf Inhalt.
  • Die Inhalte, die Sie √ľber diese Oberfl√§che hochladen, stehen sp√§ter w√§hrend einer Sitzung zur Verf√ľgung.
  • S√§mtliche Inhalte werden automatisch zur Bibliothek hinzugef√ľgt, damit sie f√ľr eine sp√§tere Verwendung zur Verf√ľgung stehen.
  • Um auf die Inhalte zuzugreifen, die sich bereits in der Bibliothek befinden, klicken Sie auf Datenbank, w√§hlen den gew√ľnschten Inhalt aus und klicken dann auf Best√§tigen.
  • Inhalte k√∂nnen hinzugef√ľgt, bearbeitet, gel√∂scht oder innerhalb der Liste neu geordnet werden.
  • Die Abbildung zeigt einige Inhalte, die bereits hochgeladen wurden.
  • Um Inhalte hinzuzuf√ľgen, w√§hlen Sie zun√§chst den entsprechenden Dateityp aus dem Dropdown-Men√ľ oben rechts aus.
  • Wenn eine Datei hinzugef√ľgt wird, erscheint ein Dialogfenster (siehe Abbildung oben).
  • Die angezeigten Optionen k√∂nnen je nach Dateityp unterschiedlich sein.
  1. W√§hlen Sie im Dropdown-Men√ľ “Type” das entsprechende Dateiformat aus.
  2. Geben Sie unter Title einen Titel f√ľr den Inhalt ein. Optional k√∂nnen Sie unter Beschreibung auch eine Beschreibung eingeben.
  3. Wählen Sie unter Datei die Datei auf dem Computer/Server aus (die kompatiblen Dateiendungen werden unter dem Eingabefenster angezeigt).

    • F√ľr manche Dateitypen (z. B. Medien Link) kann auch eine URL (www.youtu.be/12345test) eingegeben oder eine XML-Datei importiert werden.
  4. Unter Verf√ľgbarkeit ist die Option Objekt ist zug√§nglich w√§hrend der Sitzung standardm√§√üig aktiviert.

    • Wenn Sie den Inhalt verf√ľgbar machen, k√∂nnen Sie auch entscheiden, ob er von alleine ge√∂ffnet (Automatisch starten wenn die Sitzung beginnt) und/oder f√ľr die Teilnehmer nicht sichtbar sein soll (Vor Teilnehmern verbergen).
  5. Als n√§chstes k√∂nnen Sie ausw√§hlen, ob der Inhalt von der Homepage (Objekt ist zug√§nglich √ľber die Home Page) aus ge√∂ffnet werden kann (standardm√§√üig k√∂nnen Inhalte nur auf der Inhalt-Seite ge√∂ffnet werden), ob er in √∂ffentlichen Sitzungen verf√ľgbar sein soll und ob er √ľber die Einladungs-E-Mail (Objekt ist zug√§nglich √ľber einen Email Link) ge√∂ffnet werden kann.

Folgende Dateitypen können verwendet werden:

  • Medien-Link: Medien-Dateien k√∂nnen von einem lokalen Computer / Server oder von einer Website hochgeladen werden.

  • Datei: Mit dieser Option k√∂nnen Dateien (z. B. PDF- oder Word-Dokumente) √ľber die Homepage, die Seite einer √∂ffentlichen Sitzung oder √ľber einen E-Mail-Link verf√ľgbar gemacht werden
  • Aufnahme: Mit dieser Option k√∂nnen Aufnahmen einer anderen Sitzung zur aktuellen Sitzung hinzugef√ľgt werden.
  • Powerboard File: Powerboard (.pdb) ist ein Dateiformat f√ľr konvertierte PowerPoint-Pr√§sentationen und Whiteboards.
    • Mit dieser Option k√∂nnen bereits konvertierte Dateien hochgeladen werden.
  • PowerPoint Presentation: Mit dieser Option k√∂nnen PowerPoint-Pr√§sentationen in universell anzeigbare Powerboard-Dateien umgewandelt und dann w√§hrend einer Sitzung schnell ge√∂ffnet und verwendet werden.
  • Umfragen: Diese Option erm√∂glicht die Erstellung interaktiver Umfragen.
  • WebSync URL - Synchronisierter Web-Link: Mit dieser Option k√∂nnen w√§hrend einer Sitzung Websites √ľber den Browser eines Teilnehmers ge√∂ffnet werden.
    • Geben Sie eine Internetadresse ein, um die Seite schnell zu √∂ffnen.

An einer Sitzung teilnehmen ‚Äď der Beitreten-Button

  • Um an einer Sitzung teilzunehmen, klicken Sie auf der Homepage auf Meine Sitzungen oder auf Zeige alle Sitzungen und Aufzeichnungen.
  • Auf der n√§chsten Seite wird eine Liste mit Sitzungen angezeigt. Klicken Sie auf Beitreten, um eine Sitzung sofort zu √∂ffnen.

Native Clients und der Web Client

  • Es stehen drei Versionen des Clients zur Verf√ľgung:
    1. Ein Windows-Client, der heruntergeladen und auf dem PC installiert wird.
    2. Ein Mac-Client, der heruntergeladen und auf dem Mac installiert wird.
    3. Ein Web Client, der √ľber den Internet-Browser auf PCs, Macs, iPads und Android-Tablets genutzt werden kann.
  • Um den Web Client zu nutzen, muss keine Software auf Ihrem Computer oder Tablet installiert werden.
  • Die Windows- und Mac-Clients bieten mehr Funktionen und werden von Sitzungsleitern und Sitzungsassistenten verwendet.
  • Neben den Windows- und Mac-Clients k√∂nnen Teilnehmer auch den Web Client nutzen.
  • Beim Betreten eines Sitzungsraumes werden f√ľr Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten automatisch die Native Clients und f√ľr Teilnehmer der Web Client ge√∂ffnet, wenn dies vom Administrator genehmigt wurde.
  • W√§hrend einer Sitzung k√∂nnen Teilnehmer, die den Web Client nutzen, zum Native Client wechseln, indem Sie auf den Download-Link auf der Start-Registrierkarte klicken.
  • Der folgende Screenshot zeigt den Web Client:

Verwendung der Sitzungseinstellungen

  • W√§hrend der Sitzung kann es n√∂tig sein, die Kommunikations-Einstellungen zu √§ndern.
  • Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie den Sitzungsleiter auf etwas aufmerksam machen m√∂chten, die Lautst√§rke Ihrer Stimme zu laut wiedergegeben wird oder Sie die anderen Teilnehmer nicht gut h√∂ren k√∂nnen.
  • √úber die Sitzungseinstellungen k√∂nnen Sie mit einem Klick auf viele Funktionen zugreifen, um √Ąnderungen vorzunehmen.

Präsentieren (Present)

  • Dies ist ein n√ľtzliches Pr√§sentations- und Whiteboard-Tool, mit dem der Sitzungsleiter oder der Vortragende PowerPoint-Pr√§sentationen vorf√ľhren k√∂nnen, ohne sich dabei Gedanken um Softwareversionen oder Kompatibilit√§tsprobleme machen zu m√ľssen.

  • Die Pr√§sentationen werden im Powerboard-Dateiformat (.pbd) gespeichert.
  • Die Funktion beinhaltet auch Tools, mit denen man etwas auf der Folie markieren oder zeichnen kann, ohne die Original-Datei zu ver√§ndern.
  • Die Pr√§sentations-Funktion kann auch au√üerhalb einer Sitzung ge√∂ffnet und Dateien k√∂nnen f√ľr Nutzung au√üerhalb einer Sitzung gespeichert werden.

Notiz-Funktion (Annotation)

  • Die Notiz-Funktion (Annotation) ist im Pr√§sentations- und Whiteboard-Modus verf√ľgbar.

  • Mit dieser Funktion k√∂nnen Sitzungsleiter, Sitzungsassistenten und Vortragende in der Pr√§sentation Markierungen, Formen, Hervorhebungen, Unterstreichungen oder Text einf√ľgen.

Whiteboard

  • Diese Funktion nutzt die gleiche Oberfl√§che wie das Pr√§sentations-Tool und √∂ffnet ein virtuelles Whiteboard.

WebSync

  • WebSync ist ein synchronisierter Web-Browser und erlaubt es dem Vortragenden, der ganzen Gruppe Web-Inhalte zu zeigen.

  • √Ėffnen Sie die WebSync-Funktion, geben Sie eine beliebige Adresse ein und klicken Sie dann auf Go.

Umfragen (Poll)

  • Mit dem Umfrage-Tool k√∂nnen Informationen aus einer bereits durchgef√ľhrten Umfrage aufgerufen werden oder es kann eine spontane Umfrage unter den Teilnehmern stattfinden.

  • Zum √Ėffnen des Umfrage-Tools klicken Sie entweder auf Poll oder Sie klicken auf Content/Inhalt und √∂ffnen das Tool von dort aus.

Medien (Media)

  • √úber die Schaltfl√§che Media k√∂nnen Sie entweder vorher hochgeladene Medien-Dateien oder einen Livestream √∂ffnen.

  • Klicken Sie zun√§chst auf Media.
  • Wenn der Filmclip bereits vorher hochgeladen wurde, klicken Sie ihn an und er wird automatisch ge√∂ffnet.
  • Medien k√∂nnen auch spontan ge√∂ffnet werden.
  • Klicken Sie daf√ľr auf New/Neu, geben Sie die URL ein und klicken Sie dann auf Go.

Livestream

  • Zum √Ėffnen eines Livestreams klicken Sie auf Live Stream, w√§hlen Sie unter Size/Gr√∂√üe die Gr√∂√üe und unter Quality/Qualit√§t die Qualit√§t (Bildrate/Framerate) aus.

  • Klicken Sie dann auf OK.
  • Sollte die Kamera die Aufl√∂sungsanforderungen f√ľr h√∂here Einstellungen nicht erf√ľllen, k√∂nnen Sie Allow software up-scaling/Erlaube Softwate-Skalierung ausw√§hlen, um dies zu kompensieren.

Eine Sitzung aufnehmen

  • Um eine Aufnahme zu starten, klicken Sie auf das Aufnahme-Symbol oben rechts und dann auf Record Session/Sitzung aufnehmen.
  • Die Aufnahme der Sitzung beginnt sofort.
  • Das Aufnahme-Symbol wird auf PCs in der Taskbar (unten rechts neben der Zeitanzeige) und auf Macs in der oberen Leiste angezeigt.
  • Klicken Sie auf dieses Symbol oder auf das Symbol im Client, um die Aufnahme zu unterbrechen oder zu beenden.
  • Wenn die Aufnahme unterbrochen wird, √∂ffnet sich ein Dialogfenster mit der Option, die Aufnahme zu speichern, zu l√∂schen oder die Aufnahmedatei umzubenennen.

Teilen (Sharing)

  • Die Teilen-Funktion erlaubt es dem Sitzungsleiter, eine Anwendung, einen Teilbereich des Bildschirms oder sogar den ganzen Desktop mit den Sitzungsteilnehmern zu teilen.
  • Dies ist selbst dann m√∂glich, wenn die Teilnehmer die entsprechende Anwendung nicht auf ihrem Computer installiert haben.
  • Hinweis: Nur Windows-Nutzer k√∂nnen Anwendungen teilen.
  • Um die Teilen-Funktion zu nutzen, klicken Sie zun√§chst auf den Share/Teilen-Button im Sitzungsmen√ľ oder auf Share auf der Sidebar/Seitenleiste im Tool/Werkzeug-Panel.
  • W√§hlen Sie aus, was Sie teilen m√∂chten:

Desktop

  • Mit dieser Funktion k√∂nnen Sie sofort Ihren kompletten Desktop mit den Teilnehmern teilen.

  • Fenster, die bereits ge√∂ffnet sind, werden ebenfalls angezeigt.
  • Dies gilt auch f√ľr E-Mail- oder Chatprogramme.

Anwendungen (Application) - nur f√ľr PCs

  • Es wird eine Liste der momentan ge√∂ffneten Anwendungen auf dem Computer angezeigt.

  • Setzen Sie neben den Namen einer oder mehrerer Anwendungen einen Haken und klicken Sie unten auf Start, um die Anwendung(en) mit den Teilnehmern zu teilen.

Region

  • W√§hlen Sie einen Teilbereich Ihres Bildschirms aus, der geteilt werden soll.

  • Ein Fenster √∂ffnet sich auf dem Desktop.
  • Klicken Sie oben im Fenster auf Start.
  • Der Bereich Ihres Desktops, der sich innerhalb des ausgew√§hlten Bereichs befindet, wird nun geteilt.
  • Sie k√∂nnen das Auswahlfenster beliebig bewegen oder die Gr√∂√üe anpassen, um den geteilten Bereich des Desktops anzupassen.

Sharing Toolbar

  • Sobald Sie die Teilen-Funktion startet, √∂ffnet sich die Sharing/Teilen-Toolbar/Seitenleiste oben im Bildschirm.

  • Wenn der Mauszeiger von der Toolbar/Seitenleiste wegbewegt wird, verschwindet sie.
  • Bewegen Sie Ihren Mauszeiger in den oberen Bildschirmbereich, um wieder auf die Toolbar/Seitenleiste zuzugreifen.

Redebeiträge von Teilnehmern, die den Web Client nutzen

  • Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten k√∂nnen einem Teilnehmer, die den Web Client nutzen, das Wort erteilen.
  • Dies ist u. a. dann notwendig, wenn Sie es dem Teilnehmer erm√∂glichen m√∂chten, seinen Desktop zu teilen.

  • Folgende Schritte sind vorab notwendig:

    1. Der Sitzungsleiter teilt dem Teilnehmer mit, dass er den Nativen Client herunterladen muss.

    2. Dies kann per Telefonanruf oder in einem öffentlichen oder privaten Chatfenster geschehen.

    3. Der Teilnehmer ruft die Start-Registrierkarte im Web Client auf.

    4. Der Teilnehmer klickt auf Download.

    5. Der Teilnehmer lädt den Windows- oder Mac-Client herunter und installiert ihn auf dem Computer.

    6. Der Sitzungsleiter oder Sitzungsassistent kann dann das Wort an den Teilnehmer √ľbergeben.
  • Bitte beachten Sie, dass das Wort nicht an Teilnehmer, die den Web Client, ein iPad oder ein Android-Tablet nutzen, √ľbergeben werden kann.

Eine Sitzung beenden

  • Um eine Sitzung zu beenden, klicken Sie auf File/Datei -> Exit oder schlie√üen Sie das Fenster, indem Sie auf das X oben rechts klicken.
  • Wenn der Sitzungsleiter oder der Sitzungsassistent die Sitzung beenden m√∂chte, kann er die Option Exit w√§hlen, um die Sitzung zu schlie√üen.
  • Mit der Option Exit and Dismiss All participants/Verlassen und alle Teilnehmer entlassen wird die Sitzung geschlossen und alle Teilnehmer aus dem Sitzungsraum entfernt.
  • Wenn Teilnehmer auf das X klicken, verlassen Sie den Sitzungsraum.
  • Je nachdem, wie die Seiten- oder Sitzungseinstellungen konfiguriert sind, k√∂nnen Sitzungsleiter und Sitzungsassistenten die Teilnehmerliste und den Chatverlauf speichern.
  • Die entsprechenden Einstellungen k√∂nnen unter Advanced Configuration/Fortgeschrittene Einstellungen vorgenommen werden.

Zugriff auf Berichte (Reports)

  • Klicken Sie auf der Homepage im Communication Center auf Reports.
  • Folgende Report-Links erscheinen:
  • Klicken Sie auf den gew√ľnschten Report Typ und w√§hlen Sie den Bericht aus, den Sie √∂ffnen m√∂chten.
  • Die Kriterien √§ndern sich abh√§ngig vom ausgew√§hlten Bericht.

Aktivitäts-Berichte

  • Sitzungsteilnahme und Registrierung: Dieser Bericht enth√§lt eine detaillierte Liste aller Teilnehmer, die an einer Sitzung teilgenommen oder sich daf√ľr registriert haben.

  • Zusammenfassung der Sitzungsaufkommen: Dieser Bericht enth√§lt detaillierte Nutzungsdaten f√ľr alle stattgefundenen Sitzungen.
  • Zusammenfassung aktivierter Seite: Dieser Bericht enth√§lt detaillierte Nutzungsdaten f√ľr alle stattgefundenen Sitzungen.
  • Geplante Sitzung: Dieser Bericht enth√§lt Informationen zu Sitzungen, die im ausgew√§hlten zeitlichen Rahmen geplant sind.
  • Zusammenfassung der laufenden Aktivit√§ten: Dieser Bericht enth√§lt eine √úbersicht aller Sitzungen, die gerade abgehalten werden.
  • Details der laufenden Aktivit√§ten: Dieser Bericht enth√§lt eine √úbersicht der Teilnehmer der ausgew√§hlten Sitzungen, die gerade abgehalten werden.
  • Zusammenfassung der laufenden Nutzung: Dieser Bericht enth√§lt die t√§gliche Mindest- und Maximalnutzung sowie die durchschnittliche Nutzung.
  • Test/Umfrage nach Frage: Dieser Bericht enth√§lt die Ergebnisse von Tests und Umfragen nach Fragen.
  • Test/Umfragen nach Benutzer: Dieser Bericht enth√§lt die Antworten der ausgew√§hlten Teilnehmern.
  • Polling/Umfragen: Dieser Bericht enth√§lt die Teilnehmerantworten f√ľr w√§hrend einer Sitzung durchgef√ľhrten Umfragen.

Persönliche Berichte

  • Mein Fortschritt: Dieser Bericht enth√§lt eine Liste von Sitzungen, an denen Sie teilgenommen oder f√ľr die Sie sich registriert haben.

  • Your Room - Session Attendance/Mein Raum - Sitzungsaufkommen: Dieser Bericht enth√§lt eine detaillierte Liste aller Teilnehmer, die an einer Sitzung in Ihrem pers√∂nlichen Sitzungsraum teilgenommen oder sich daf√ľr registriert haben.

Direktzugriff

Ticket aufgeben Status Kontakt Remote-Support